تناول الاستاذ عبدالله بن صالح العقيل وكيل مركز التدريب المهني في محافظة الرس التخطيط الإستراتيجي في حلقات سابقة. ويسرنا هذا الأسبوع أن نستكمل ما تناوله عن التخطيط الإستراتيجي فيما يتعلق بالبيئة الداخلية وتحليل البيئة الخارجية، واعداد الخطة وجوانب عديدة هامة نطالعها اليوم.. (2) تحليل البيئة الداخلية: والمقصود بالبيئة الداخلية: المحيط الذي توجد به المنظمة، والذي له تأثير مباشر على أعمالها وإنتاجها وما تقدمه للمجتمع من خدمات، وتحليل البيئة الداخلية يتطلب من القادة دراسة ما يلي: 1 الهيكل التنظيمي للمنظمة ومركزية اتخاذ القرارات أو نوعية التفويض وطريقة توزيع القيادات فيه. 2 وضوح الهيكل الإداري لجميع العاملين، وتناسق الوظائف فيه. 3 مناسبة الهيكل ومدى تحقيقه لأهداف وسياسات وبرامج المنظمة. 4 منح الصلاحيات للقادة ومديري الفروع. 5 نوعية الأنشطة والخدمات التي تقدمها المنظمة للمجتمع، وهل تنسجم مع أهدافها أو تحتاج للتعديل والتقييم. 6 نوعية إقبال الجمهور وتفاعلهم مع ما تنتجه وتقدمه لهم. 7 مناسبة موقع المنظمة داخل البيئة وسهولة توزيع الإنتاج. 8 نوعية القيم والثقافات والمعتقدات التي تتكون منها المنظمة. 9 مدى انسجام سياسة المنظمة مع الثقافة السائدة فيها. 10 مدى تكيف المنظمة مع معتقدات وثقافات المجتمع. 11 نوعية السياسات التي تنتهجها المنظمة في خدماتها. 12 توفر الميزانية اللازمة لقيام المنظمة بواجباتها تجاه المجتمع. 13 وضع السوق وحاجته لإنتاج المنظمة حاليا ومستقبلا. 14 ما نوع المفاهيم والسياسات التي تتبعها المنظمة للتسويق. 15 مدى فعالية أداء المنظمة لنسب الإنتاج والربح وتنمية رأس المال وتنسيق الأسعار ومتابعتها. 16 مقارنة أداء المنظمة مع ما تؤديه غيرها من المنظمات الأخرى. 17 البحوث والدراسات التي تجريها المنظمة لتحسين الإنتاج. (3) تحليل البيئة الخارجية: 1 نوعية العوامل السياسية والحضارية والاقتصادية والقانونية والتقنية التي تؤثر على أداء المنظمة. 2 ما هي المواد الخام التي تستطيع المنظمة الحصول عليها من الخارج بواسطة الموردين وسهولة ذلك. 3 ما نوع التقنية التي يمكن ان تستوردها المنظمة من الخارج وتفيد في تحسين الإنتاج. 4 إمكانية قيام المنظمة بتأمين الأجهزة والمعدات المتطورة التي تلزم العمل وتحسن الإنتاج من الخارج. 5 ما مدى تفاعل المنظمة مع المؤثرات في البيئة الخارجية مثل: العملاء، الموردون، المنافسون، المقرضون، أنظمة الحكومة. 6 هل يتغيّر تعامل المنظمة مع غيرها من مقومات المجامع إلى الأحسن أو الأسوأ. 7 مدى مراقبة المنظمة للمتغيرات التي تحصل في السوق وتعامله معها. 8 مدى قوة وقوف المنظمة أمام التهديدات التي تواجهها من الخارج والتي تخل بمصالحها. 9 ما هو رد الفعل لدى المنظمة أمام ما تكتبه وتذيعه وسائل الإعلام المنوعة ومن يتولى الإجابة في ذلك. 10 هل تستطيع المنظمة الحصول على بعض القيادات اللازمة لتحسين برامجها وتطويرها. 11 تبادل المنظمة للخبرات الإنتاجية والتسويقية مع المنظمات الخارجية الأخرى. (4) إعداد الخطة: إن وضع الخطة الإستراتيجية للعمل في أي منظمة ليس بالأمر السهل، حيث يبدأ بوضع الخطوات اللازمة لتلك الخطة قد يكون بواسطة مجموعة من المختصين في المنظمة أو مجموعة العمل في الإدارات أو المكاتب الاستشارية التي تتولى ذلك، ثم يبدأ التنفيذ بحيث تقوم كل إدارة بتنفيذ الخطة الموضوعة لها لإنجاز وضبط الأعمال الإدارية، ولإعداد الخطة مجموعة من الخطوات منها: 1 تحديد الهدف الذي تسعى المنظمة لإنجازه بحيث يكون صورة واضحة وصادقة لما تقوم به من أعمال ومهام، وخلال فترة معينة. 2 تأمين الأدوات اللازمة لإنجاز العمل من خامات وأجهزة وأدوات مكتبية وكتابية وغيرها. 3 تحديد الوقت الكافي لإعداد الخطة الذي يتم العمل من خلالها بحيث تبدأ بزمن وتنتهي بزمن آخر حتى يمكن للمنظمة أن تنجز التزاماتها مع العملاء أو المراجعين في وقت قياسي. 4 تجهيز وسائل الاتصال بين الإدارات العليا والتنفيذية حتى نضمن أن المتابعة تسير بشكل منطقي. 5 توفير الأيدي العاملة المؤهلة للتخطيط والتنفيذ من داخل المنظمة. 6 تدريب من يحتاج للتدريب من العاملين حتى يتم تهيئة جميع أسباب النجاح. 7 ضمان وجود القادة في الإدارة العليا والعاملين التنفيذيين بشكل مستمر في مواقعهم حتى لا تتعطل الأعمال. 8 تحديد فرق العمل التي تتولى التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم. 9 إعداد الدراسات اللازمة والمستفيضة عن سوق العمل وما تحتاجه من مخرجات المنظمة وما يناسبها من إنتاج. 10 تحليل البيانات والمعلومات المتوفرة لدى فرق العمل وتحليل النتائج. 11 الاطلاع على الخبرات المتوفرة لدى الغير من المنظمات الأخرى والاستفادة منها قدر الإمكان. 12 دراسة الإمكانات المتوفرة في السوق لضمان جودة الإنتاج وحسن القبول. 13 ضمان مشاركة القطاعات الأخرى سواء في القطاع العام أو القطاع الخاص مع المنظمة. 14 العمل على تعديل الأنظمة واللوائح بما يلائم الخطة الموضوعة وعدم تعارضها مع مسيرتها. 15 دراسة الهيكل الإداري للمنظمة وتعديله إذا احتاج لذلك. 16 يؤخذ في الاعتبار عوامل القوة والضعف في المنظمة وإمكاناتها المتوفرة. 17 دراسة الوقوعات المحتمل حدوثها سواء أثناء التخطيط أو التنفيذ أو الرقابة. 18 إعداد التوجهات المستقبلية للمنظمة وما سوف تكون عليه. * وكيل مركز التدريب المهني في محافظة الرس
