مهارات تنسيق برامج التدريب

أحمد العمودي

يلعب منسق أو مشرف تنفيذ البرنامج التدريبي دورًا فاعلًا ومهمًا في إنجاح البرنامج المراد تنفيذه، وهو ممثل لضلع من أهم أضلاع العملية التدريبية وهي الجهة المنفذة للعملية التدريبية بجوار المدرب والمادة التدريبية وبيئة التدريب.
وسواء كان منسق تنفيذ البرنامج التدريبي موظفًا لدى معهد التدريب (الجهة المنفذة للبرنامج التدريبي) أو كان تابعًا للجهة المستفيدة من تنفيذ البرنامج فهناك مجموعة من المهام القبلية والآنية والبعدية التي يجب أخذها في الاعتبار، التي من شأنها تحقيق النجاح للبرنامج التدريبي والظفر برضى المتدربين المشاركين والجهة المستفيدة من البرنامج التدريبي.
وقبل أن نبدأ في عرض أهم مهام منسق البرنامج التدريبي يجدر بنا أن نعرض مجموعة من السمات الشخصية التي من المفترض أن تتوافر في المنسق المثالي للبرنامج التدريبي باعتباره ممثل الجهة المنفذة والواجهة التي تعكس صورة هذه الجهة أمام المتدربين منها:
(1) سمو وحسن الخلق. (2) الأناقة واللباقة وحسن المظهر. (3) الابتسامة الدائمة وعكس الإيجابية أثناء التعامل مع المتدربين. (4) المقدرة على التعامل مع أنماط الشخصيات المختلفة والتعاطي مع الصعب منها بهدوء. (5) التعامل مع ضغوط العمل وإدارة المهام والمواقف باحترافية وتمكن.
وفي حال أن ظفرنا بالكادر الوظيفي الذي يتسم بهذه السمات فسننطلق للتعرف على أهم وأبرز المهام المناطة على منسق البرنامج التدريبي للظفر بتنفيذ برنامج تدريبي نموذجي ناجح، وهذه المهام منها ما قبل تنفيذ البرنامج التدريبي، ومنها ما يكون أثناء تنفيذ البرنامج التدريبي، ثم المهام التي تكون بعد تنفيذ البرنامج التدريبي.
أولاً: قبل تنفيذ البرنامج التدريبي
هناك مجموعة من المهام التي من الواجب إعدادها وتأمينها والتأكد من جاهزيتها التي تضمن سير البرنامج التدريبي بشكل سلس بعيدًا عن أي خلل أو إخفاقات منها:
(1) التأكد من جاهزية القاعة التدريبية التي سيتم تنفيذ البرنامج التدريبي بها من حيث: مدى مناسبة القاعة واستيعابها لعدد المتدربين المقرر بكل أريحية، وجاهزية وسائل التدريب من أجهزة وسبورات وأقلام ولوحات وغيرها، وتجهيز الطاولات والمقاعد بالشكل الذي يتطلبه البرنامج التدريبي بالتنسيق مع المدرب، والتعرف على المكان المعد لاستراحة الشاي إن كان ضمن القاعة أو مستقل عنها، وبيئة التدريب هذه هي من أهم إن لم تكن أهم ركائز تنفيذ البرنامج التدريبي وبالتالي على منسق البرنامج أن يوليها أهمية بالغة والتأكد من عدم وجود أي خلل قد يعكر صفو سير العملية التدريبية.
(2) التنسيق مع المدرب على تسلم المادة التدريبية مخرجة وجاهزة للتصوير بعدد المشاركين في مدة لا تقل عن أسبوع من بدء تنفيذ البرنامج التدريبي لتجهيزها بعدد المتدربين.
(3) حصر أعداد المتدربين المشاركين في البرنامج التدريبي ومعرفة التفاصيل العامة عنهم كالمؤهل العلمي والوصف الوظيفي ووسيلة التواصل المطلوبة، فهذا يكسر الغموض أمام المدرب تحديدًا للتعرف على طبيعة المشاركين في البرنامج.
(4) تجهيز الحقيبة التدريبية بعدد المتدربين المشاركين على أن تحمل قلمًا ودفترًا والمادة العلمية للبرنامج التدريبي وأي احتياج يتطلب تأمينه بعددهم ويخص طبيعة البرنامج المنفذ.
(5) لكل برنامج تدريبي خصوصيته من حيث التجهيزات والاحتياجات، فمن واجب منسق البرنامج التدريبي التواصل المسبق مع المدرب والتعرف على هذه الاحتياجات وعلى خط سير البرنامج ليتم الإعداد المبكر لها وتلافي أي مفاجآت لم تكن في الاعتبار.
(6) تجهيز المستلزمات التنظيمية للمتدربين كاستمارة التسجيل والتقييم للبرنامج وبطاقات الأسماء الشخصية والأخرى الموضوعة على الطاولات ومطوية الدورة التي توضح كامل تفاصيل الدورة وخط سيرها اليومي كتوقيت البداية والنهاية والاستراحات، هذه التجهيزات التنظيمية لها وقع إيجابي كبير على المتدربين وتعكس صورة جيدة جدًا عن البرنامج والجهة المنفذة للبرنامج التدريبي.
(7) لعكس صورة إيجابية للجهة المنفذة تعمد بعض الجهات إلى تأمين حاسب آلي وآلة تصوير وطابعة طيلة أيام البرنامج التدريبي للاستجابة لأي متطلب طارئ من قبل المتدربين أو المدرب.
(8) من المهم جدًا زيارة القاعة التدريبية قبل يوم واحد من تنفيذ البرنامج التدريبي لإيصال المستلزمات التدريبية وللوقوف على جاهزية القاعة التدريبية.
يهمل كثير من منسقي البرامج التدريبية هذه التجهيزات أو يقللون من شأنها ومدى تأثيرها على نجاح البرنامج التدريبي، ولكن من واقع تجارب ماضية هناك كثير من العوائق التي طرأت وتم تلافيها في وقت مبكر ما كان بالإمكان تجاوزها وعلاجها لو لم يتم كشفها مبكرًا وقبل بداية البرنامج التدريبي.
ثانيًا: أثناء تنفيذ البرنامج التدريبي
بعد أن تعرفنا على سمات المنسق المثالي ومجموعة من أهم مهامه التي من المفترض تأمينها وإعدادها قبل تنفيذ البرنامج التدريبي، سننتقل الآن للتعرف على مجموعة من الأدوار الرئيسة لمنسق البرنامج التدريبي أثناء تنفيذ البرنامج التدريبي، منها مهام داخل القاعة ومنها ما يكون خارجها وجميعها تهدف إلى سير البرنامج التدريبي بشكل سلس وبعيدًا عن أي خلل أو إخفاقات منها:
(1) بداية من الواجب أن يكون منسق البرنامج التدريبي أول الحاضرين للقاعة التدريبية وذلك لاستقبال المتدربين وإتمام عملية التسجيل ولتدارك أي طارئ قد يكون في القاعة، وأيضًا يكون آخر من يغادرها بعد انتهاء البرنامج يوميًا.
(2) التنسيق مع إدارة الجهة المنفذة للبرنامج التدريبي لافتتاح البرنامج التدريبي والترحيب بالمدرب والمتدربين، فلهذا الإجراء وقع كبير على المتدربين وسيعكس صورة مشرفة عن الجهة المنفذة.
(3) توزيع استمارات التسجيل في بداية البرنامج والتقييم في نهايته بعدد المتدربين والتأكد من أن بيانات التسجيل المذكورة مستوفاة منهم.
(4) الوجود برفقة المدرب والمتدربين داخل القاعة التدريبية بشكل مستمر لتلبية أي احتياج أثناء تنفيذ البرنامج التدريبي لتلبية أي توجيه يطلبه المدرب، فالدور الآن هو أن يكون منسق البرنامج مساعدًا للمدرب داخل قاعة التدريب ومعينًا له في إدارة العملية التدريبية.
(5) توثيق تفاعلات المدرب مع المتدربين من خلال تصوير المدرب والمشاركين داخل قاعة التدريب فهذا يهم المتدربين من جهة ويهم الجهة المنفذة والمستفيدة من جهة أخرى للاستفادة من هذه المواد للتوثيق والدعاية والإعلان مستقبلاً.
(6) من المهام التي تضبط التزام المتدربين الوقتي في البرنامج التدريبي طباعة كشف بالحضور وتمريره بشكل يومي على المتدربين فهذا الإجراء يضبط وجود المتدربين ويعكس رغبة الجميع بالالتزام الذي يحقق الفائدة المرجوة من البرنامج التدريبي.
(7) التنسيق مع إدارة القاعة التدريبية (إن كانت مستأجرة في فندق أو غيره) على أهمية نظافة القاعة والطاولات وقسم استراحة الشاي وتوفر كامل المستلزمات من مصلى ومرافق استراحة الشاي ومواقف السيارات وخلافه، فالخدمة المقدمة للمتدربين تتجاوز لتصل خارج حدود القاعة التدريبية.
(8) تأسيس كشف للتعارف بين المتدربين في حال كان البرنامج يجمع مشاركين من جهات مختلفة، وقد تتحفظ بعض الجهات على هذا الإجراء بحجة سرية المعلومات لذلك يستوجب إبلاغ المشاركين وأخذ موافقتهم على هذه الخطوة.
(9) تجهيز الشهادات التدريبية بعدد الحضور وطباعتها مبكرًا وذلك بعد تمرير ورقة على المشاركين يطلب منهم كتابة أسمائهم كما يرغبون إن ذكرها في الشهادة، ولا بد من الإشارة هنا إلى ضرورة أخذ صور من شهادات المتدربين بعد ختمها وتوقيعها للاحتفاظ بها في ملف البرنامج التدريبي المنفذ.
(10) توزيع استمارات التقييم للبرنامج التدريبي على المتدربين على أن يتم تقييم البرنامج من خلال ثلاثة محاور رئيسة هي (تقييم المادة التدريبية، تقييم المدرب، تقييم بيئة التدريب) ويندرج تحت كل محور من هذه المحاور نقاط تفصيلية مباشرة نستطلع آراء المشاركين عن فحواها.
(11) التنسيق لاختتام البرنامج المنفذ بحضور ممثل عن إدارة الجهة المنفذة وتسليمه للشهادات بصحبة المدرب وأخذ صور تذكارية للمتدربين أثناء تسلم الشهادات التدريبية.
(12) الجهات الاحترافية تقوم بالإعداد لحفل ختامي صغير تلتقط فيه الصور التذكارية مع المدرب وجميع المتدربين عند تسلم شهادات الحضور ليحتفظ الجميع بذكرى هذه المشاركة وهذه الخطوة غالبًا ما تمحو أي خلل أو ملاحظة أو نزوة كانت عابرة ولم تعالج خلال أيام التدريب.
هذه بشكل مجمل مجموعة من النقاط الواجب أخذها بالاعتبار عند تنفيذ البرنامج التدريبي.
ثالثًا: بعد تنفيذ البرنامج التدريبي
سننتقل الآن إلى مجموعة من الأعمال والمهام المطلوب إتمامها بعد تنفيذ البرنامج التدريبي كي نصل إلى نتائج تنظيمية مثالية للبرنامج التدريبي وهي:
(1) تحليل استمارات تقييم المتدربين للبرنامج التدريبي والخروج بتقرير نهائي عما حوت عليه استمارة التقييم من نقاط التقييم الثلاثة (تقييم المادة التدريبية، تقييم المدرب، تقييم بيئة التدريب) وتزويد الجهة المستفيدة والمدرب بنسخة من هذا التقرير.
(2) توجيه رسالة شكر لكل من المدرب والمتدربين على التفاعل في البرنامج تصل عبر البريد الإلكتروني في اليوم الذي يلي اختتام البرنامج، ويتم إرفاق الصور الملتقطة والحفل المصغر الذي كان في آخر أيام التدريب ضمن رسالة الشكر وكشف التعارف إن وجد.
(3) في الختام هناك ملف كامل للبرنامج المنفذ سيتم حفظه لدى الجهة المنفذة للبرنامج التدريبي يحمل كل ما يخص البرنامج المنفذ للرجوع له عند الحاجة وهي:
(أ) صور من الخطابات الصادرة إلى والواردة من الجهة المستفيدة من البرنامج التدريبي، (ب) استمارات تسجيل المتدربين شاملة بياناتهم التفصيلية، (ج) كشف حضور المشاركين خلال أيام البرنامج التدريبي، (د) صورة من استمارات تقييم المتدربين للمدرب مع صورة من التحليل النهائي لها، (ه) صور من شهادات حضور المتدربين للبرنامج التدريبي المنفذ، (و) صورة من حجز القاعة التدريبية، وغيرها من الوثائق والنماذج والخطاب مما يتصل بالبرنامج التدريبي المنفذ.
إن إعداد المنسقين والمشرفين على تنفيذ البرامج التدريبية بالمهارات والمعارف والأدوات اللازمة لتنسيق البرامج التدريبية ينعكس بشكل مباشر على عطاء المدربين وتفاعل المتدربين مما يؤدي إلى رضا المشاركين ورضا الجهة المستفيدة الذي ينتج عنه في النهاية مخرجات تدريبية مرضية وبالتالي نجاح البرنامج التدريبي وهو الهدف الذي يرغب جميع الأطراف تحقيقه من العملية التدريبية.