استراتيجية لتطوير وتحسين الإشراف على المشاريع البلدية

استجابة للتوجيهات السامية بالعمل على التحديث الشامل لمنظومة ادارة المشاريع بما يحقق جودة التنفيذ وسرعة الإنجاز اعدت وزارة الشؤون البلدية والقروية. استراتيجية تطوير وتحسين الإشراف على المشاريع البلدية.
وتهدف الاستراتيجية إلى تطوير النظم المتبعة في الوزارة والامانات والبلديات لادارة المشاريع البلدية من خلال تطبيق النظم والممارسات العالمية الحديثة لتحقيق أهداف التنمية في البلديات وإنجاز المشاريع البلدية طبقا للميزانيات المرصودة لها وفي الوقت المحدد للتنفيذ مع تحقيق متطلبات الجودة. وقد تم صياغة الاستراتيجية بدءا من تحديد الأهداف المستقبلية التي توائم بين القدرات والطموحات وأخذاً بنتائج تحليل الوضع الراهن المعروضة في الفصل الثاني من تقرير الاستراتيجية، حيث تم إعداد حلول للمشكلات التي تواجه المشاريع البلدية، ويمكن تحديد الأهداف التي تسعى الاستراتيجية إلى تحقيقها كالتالي:
- إعداد استراتيجية واضحة وعملية لتطوير وتحسين نظم إدارة المشاريع البلدية في جميع مراحلها بما يتماشى مع النظم العالمية الحديثة في هذا المجال وبما يناسب واقع التطبيق في البلديات والأمانات.
- إيجاد حلول للنقص في عدد وكفاءة أجهزة الإشراف على تنفيذ المشاريع البلدية في جميع مراحلها بما يتماشى مع النظم العالمية الحديثة في هذا المجال وبما يناسب واقع التطبيق في البلديات والأمانات.
- إيجاد حلول للنقص في عدد وكفاءة أجهزة الإشراف على تنفيذ المشاريع بالأمانات والبلديات، وذلك من خلال برامج التدريب والتأهيل لمهندسي الإشراف والجهاز المساعد لهم بالبلديات والاعتماد على التقنيات الحديثة التي تساعد على زيادة كفاءة التخطيط والمتابعة.
- وضع خطة لتلبية احتياجات البلديات من الأجهزة المساعدة والمعدات (أجهزة قياس - أجهزة مساحية - أجهزة وملحقات الحاسب الآلي ونحوها).
- إعداد استراتيجية لتطوير آليات الفحص والاختبار وضبط الجودة من خلال المختبرات الحكومية والخاصة بما يضمن تحقيق اهداف الجودة في المشاريع البلدية.
- إعداد استراتيجية لكيفية الربط الآلي بين الوزارة والبلديات، وإعداد قاعدة بيانات دقيقة تحتوي على جميع بيانات المشاريع بالبلديات والأمانات المختلفة بالمملكة ومراجعة نماذج المعلومات المستخدمة لمتابعة المشاريع وتطويرها بحيث توفر لجهاز الإشراف بالوزارة متابعة مستجدات الأمور وتقديم سير العمل لأي من مشاريع البلديات.
- الرسالة:
تم صياغة رسالة وزارة الشؤون البلدية فيما يخص المشاريع البلدية على النحو التالي:
تحقيق أهداف التنمية من خلال إعداد وتطبيق السياسات والبرامج وآليات العمل التي تنظم ادارة المشاريع البلدية، بالإضافة إلى معاونة البلديات في دراسة وتنفيذ المشاريع وتحقيق الالتزام بالميزانيات المخصصة والجودة المطلوبة والوقت المحدد لإنجاز المشاريع حتى تلبي هذه المشاريع وتطلعات المواطنين نحو التنمية.
- الرؤية:
تم صياغة رؤية وزارة الشؤون البلدية فيما يخص المشاريع البلدية على النحو التالي:
ستعمل الوزارة على إدارة المشاريع البلدية طبقا لاحداث النظم العالمية والتقنيات الحديثة لتحقيق اهداف التنمية والوصول إلى افضل مستوى من الخدمات والمرافق البلدية المقدمة للمواطن مع تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد.
- التوجيهات والأهداف الاستراتيجية:
من خلال دراسة الوضع الراهن وتحليل البيانات ورؤية الوزارة لتطوير المنظومة الحالية لادارة المشاريع البلدية بما يحقق سرعة الانجاز وجودة الأعمال، تم تحديد سبعة توجهات استراتيجية رئيسة لتطوير ادارة المشاريع.
- التوجه الأول: زيادة القدرة على إنجاز المشاريع:
زيادة قدرة الأمانات والبلديات ووحدات المتابعة بالوزارة على إنجاز المشاريع من خلال تطوير منظومة إدارة المشاريع على مستوى الوزارة والأمانات والبلديات وتطوير الإجراءات.
- التوجه الثاني: تحسين جودة الدراسات والتنفيذ:
تحسين جودة الدراسات والتنفيذ بما يضمن الحصول على منشآت مطابقة للمواصفات ومناسبة للاستخدام، مع تحقيق الاستخدام الأمثل للميزانيات المخصصة وتحقيق الاقتصاد في مصاريف التشغيل والصيانة.
- التوجه الثالث: التوجه نحو اللامركزية:
تفعيل دور أمانات المناطق في تنمية البلديات من خلال تقديم الدعم الفني والإداري للبلديات في مراحل المشروع المختلفة وتخفيف العبء عن الوزارة في مراحل التخطيط والتنفيذ.
- التوجه الرابع: تطبيق افضل ممارسات ادارة المشاريع وتقنيات الحكومة الالكترونية:
تطبيق افضل الممارسات العالمية في ادارة المشاريع مع استخدام تطبيقات الحكومة الالكترونية في جميع مراحل المشروع من إعداد الدراسة حتى التسليم والتشغيل والصيانة.
- التوجه الخامس: تحفيز الموارد البشرية:
اعداد النظم الادارية التي تربط بين الاهداف الاستراتيجية واداء الموظفين بالامانات والبلديات وتحقيق رضا الموظفين من خلال مراجعة وتحسين الدخول وتطوير مناخ العمل بما يحقق الاحتراف والتقدم من خلال مسار وظيفي جاذب للكفاءات.
- التوجه السادس: تفعيل دور المشاريع في تحقيق المخططات الاستراتيجية للامانات والبلديات:
يجب ان يتم الربط بين توجهات وأهداف التنمية وبين المشاريع من خلال اعداد خطط تنمية للمناطق والبلديات وتحديد المشاريع التي تخدم تنفيذ هذه الخطط.
- التوجه السابع: تحفيز مشاركة القطاع الخاص:
تتجه المملكة العربية السعودية الى تحفيز مشاركة القطاع الخاص في جميع عمليات التنمية ومنها المشاريع البلدية. ويمكن تفعيل هذا التوجه من خلال تحفيز مشاركة القطاع الخاص في تنفيذ وتمويل بعض المشاريع البلدية. حيث يفيد هذا التوجه في تخفيف العبء على الميزانية العامة للدولة مع ضمان الجدوى الاقتصادية للمشاريع المنفذة.
ويوضح شكل رقم (1-1) الإطار العام للاستراتيجية، حيث تمثل الرؤية والرسالة والتوجه الرئيسي للوزارة فيما يخص المشاريع البلدية، ومنها تم تحديد التوجهات الاستراتيجية السبعة، بالاضافة الى تحديد ثلاثة برامج رئيسية للتطوير واعداد آليات المتابعة والتقييم ضمن هذه البرامج لضمان جودة التنفيذ وتحقيق الأهداف والتوجهات الاستراتيجية.
- البرامج التطويرية:
تحتوي الاستراتيجية على ثلاثة برامج أساسية للوصول الى الأهداف وهي: أولا: برنامج تطوير منظومة ادارة المشاريع، ثانياً: برنامج تطوير منظومة الجودة، ثالثا: برنامج تطوير الاجراءات والعقود ونظام تصنيف المقاولين.
- برنامج تطوير منظومة ادارة المشاريع:
يهدف هذا البرنامج والمشروعات التابعة لها الى تنفيذ التوجهات الاستراتيجية من خلال تطبيق منهجيات ووسائل ادارة المشاريع الحديثة على مستوى الوزارة والامانة والبلديات في جميع مراحل المشروع وبناء القدرات الفنية والإدارية للمهندسين والفنيين العالين بالامانات والبلديات مع استخدام تطبيقات الحكومة الالكترونية، ويتكون البرنامج من العناصر التالية:
أولاً: تطوير نظام متابعة المشاريع بوكالة الشؤون الفنية بالوزارة والوكالات المرتبطة بتمويل ومتابعة المشاريع.
ثانياً: انشاء مكاتب لإدارة المشاريع بأمانات المناطق تتبع وكالة التعمير والمشاريع في كل أمانة وتشرف على مشاريع الأمانة والبلديات التابعة لها.
ثالثاً: تعميم الاستعانة بالمكاتب الاستشارية في إعداد الدراسات والإشراف على التنفيذ نظرا للنقص في عدد الكوادر الفنية في الامانات والبلديات.
- برنامج تطوير منظومة الجودة:
يهدف هذا البرنامج الى اعداد نظام متكامل للارتقاء بمنهجية مراقبة وتأكيد الجودة ويتكون البرنامج من ثلاثة مستويات (البلدية، الأمانة، الوزارة)، ويعمل البرنامج على تقوية آليات ضبط وتأكيد الجودة فيما يتعلق باعمال التشييد المنفذة في موقع المشروع، بالإضافة إلى إعداد نظم ادارية للبلديات والامانات تضمن جودة التخطيط والتنفيذ طبقاً لمعايير الجودة العالمية.
ويتضمن برنامج تطوير منظومة الجودة تنفيذ المشاريع التطويرية التالية:
- الرقابة المركزية على المحاجر.
- الرقابة المركزية على محطات خلط الأسفلت والخرسانة.
- الرقابة المركزية على المختبرات.
- التطوير الإداري للامانات والبلديات.
- إنشاء نظام للتفتيش الفني.
- استراتيجية لتطوير وإنشاء المختبرات الحكومية.
وتعتمد فلسفة تطوير الجودة على تطبيق مبادئ الجودة الشاملة، التي تشمل المؤسسة المالكة (الوزارة، الأمانات، البلديات)، بالإضافة إلى الاستشاريين والمقاولين، ويوضح الشكل رقم (1-2) عناصر منظومة الجودة، حيث تعد العمليات التقليدية لضبط الجودة أثناء تنفيذ الحلقة النهائية في منظومة الجودة، ويسبقها العديد من العمليات الأسياسية المرتبطة بجودة انظمة الادارة لدى الوزارة والأمانات والمقاولين والاستشاريين بالاضافة إلى الرقابة المركزية على المواد الأولية المستخدمة في المشاريع.
ثانياً: على مستوى الأمانات:
تهدف استراتيجية ادارة المشاريع البلدية إلى قيام الأمانات بدور أكبر في تقديم الدعم الفني والاداري للبلديات: ولذلك تم تحديد دور الأمانة في منظومة الجودة بتنفيذ برامج للرقابة المركزية على المحاجر ومحطات خلط الاسفلت والخرسانة الواقعة في نطاق المنطقة، بالاضافة إلى الرقابة المركزية على المختبرات لضمان مصداقية التقييم وأعمال ضبط الجودة في البلديات.
ثالثاً: على مستوى البلديات:
تقع مسؤولية متابعة وتنفيذ برامج الجودة في البلديات على جهاز الإشراف التابع للبلديات أو جهات الإشراف الخارجي، وتتنوع مسؤوليات ضبط الجودة لأجهزة الإشراف وذلك على النحو التالي:
* متابة تنفيذ المقاولين للأعمال والتأكد من مطابقة الأعمال المنفذة للمواصفات الفنية، والتأكد من سلامة التوريدات واسلوب التخزين والتشوين بموقع العمل.
* متابعة وحضور عملية أخذ العينات من موقع المشروع والتأكد من اتباع المعايير والمواصفات الفنية في عملية أخذ العينات ونقلها إلى المختبرات المعتمدة.
* إعداد وتوثيق بيانات الفحص ونتائج اختبارات ضبط الجودة للمشاريع.
ويشتمل تطبيق منظومة الجودة على مستوى البلدية على تدريب المهندسين والفنيين على أعمال التفتيش الفني في الموقع، بالاضافة إلى تضمين نتائج مؤشرات الجودة في التقارير الشهرية عن كل مشروع وتقييم المقاولين تبعاً لنتائج الفحص وضبط الجودة.
قياس ومقارنة الأداء:
تم اعداد مجموعة من مقاييس الأداء التي تساعد على توفير وسيلة مبسطة تمكن المسؤولين بالوزارة والامانات والبلديات من اعداد نظام لقياس ومقارنة الاداء، سواء للمقاولين أو الاستشاريين أو للوحدات الادارية بالامانات والبلديات المسؤولة عن متابعة المشاريع. وتتم مقارنة الاداء بأداء المؤسسات الحكومية المماثلة داخل أو خارج المملكة، كما تساعد مقاييس الأداء على متابعة التغيرات الحادثة في الاداء على المدى البعيد ومعرفة درجة تحقيق المستهدفات التي تحددها الوزارة، ويمكن استخدام مقاييس الاداء التي تم اعدادها من خلال هذه الدراسة بواسطة وحدات ادارة المشاريع بالوزارة والامانات، كما يمكن استخدامها لتصبح احد مكونات نظم ادارة الجودة بالامانات والبلديات، وتشمل مقاييس الاداء: مقاييس اداء المقاولين، مقاييس اداء المشاريع، مقاييس اداء اجهزة الاشراف، مقاييس الاداء البيئية.
برنامج تطوير الاجراءات والعقود ونظام تصنيف المقاولين:
يشمل العمل في هذا البرنامج تطوير الاجراءات المتبعة في مراحل المشروع المختلفة، بالإضافة إلى مقترحات لتعديل الصلاحيات المالية لأمانات المناطق ونظام تصنيف المقاولين، بالاضافة إلى اقتراح بتعديلات على نماذج التعاقد النمطية.
تطوير العقود النمطية:
تم خلال هذه الدراسة اجراء مقارنة بين نموذج عقد الأشغال العامة المطبق في المشاريع ونموذج مقاولات أعمال الهندسة المدنية الصادر عن الاتحاد الدولي للمهندسين الاستشاريين.
وقد تم اقتراح تعديلات في 11 مادة من مواد العقد:
تحليل لائحة المشتريات الحكومية:
روجعت لائحة المشتريات الحكومية وتم تحديد بعض البنود التي تستدعي المراجعة والتعديل.
مقترحات تطوير نظام تصنيف المقاولين:
تم إعداد مقترحات لتعديل نظام ت صنيف المقاولين تشمل:
- تحديد حد اقصى لمجموع قيمة المشاريع التي ترسى على المقاول في كل فئة من فئات التصنيف (مثلاً:10 أضعاف قيمة المشروع الواحد).
- اتخاذ اجراءات عقابية ضد المقاول الذي يمارس عملية "بيع" العقود، ويمكن اثبات ذلك من خلال تحديد عدد العاملين على كفالة المقاول الأصلي في الموقع، إذ يجب ألا يقل عن نسبة معينة "30% مثلاً" من عدد العاملين وذلك عند أخذ مقاولي الباطن في الاعتبار.
- اقتراح حد اقصى لعدد المشاريع أو المدة الزمنية التي يستمر فيها المقاول بدون تصنيف وعند استكمال هذا العدد من المشاريع او مرور المدة الزمنية يجب عليه التقدم للتصنيف، والا يوقف اسناد اي مشاريع جديدة له "بهدف تشجيع المقاول على الدخول في نظام التصنيف".
الاتجاه نحو تحقيق اللا مركزية:
تتجه معظم دول العالم إلى تحقيق اللامركزية في العلاقة بين الحكومة المركزية ووحدات الحكم المحلي في البلديات من خلال تفويض المزيد من صلاحيات السلطة المركزية إلى المديرين في الوحدات الادارية التابعة في البلديات. وقد تم تحديد ثلاثة مقترحات رئيسية لتفعيل اللامركزية:
- زيادة الصلاحيات المالية لأمناء المناطق في طرح وترسية المشاريع
- تحفيز الامانات والبلديات على التمويل الذاتي للمشاريع.
- زيادة المرونة في تخصيص الميزانيات.
عناصر تطوير منظومة الجودة:
تم تحديد العناصر الرئيسية لتطوير منظومة الجودة للمشاريع بناء على سلبيات الوضع الراهن وعلى اساس الدروس المستفاةد من التجارب المحلية والدولية الناجحة فيما يتعلق بتطبيق مفهوم الجودة الشاملة، وهو مفهوم لا يقتصر على فحص المنتج النهائي بل هو مفهوم يعمل على بناء نظام اداري متكامل لتأكيد الجودة، وتشمل منظومة الجودة العناصر التالية:
- تطوير نظم الادارة المبنية على تحقيق المتطلبات الاساسية لمواصفات الجودة الشاملة.
- تأسيس البنية التحتية لمراقبة وتأكيد الجودة.
- ضبط الجودة مركزياً عند المصدر.
- انشاء نظام للتفتيش الفني على أعمال التشييد.
مستويات تطبيق منظومة الجودة.
على مستوى الوزارة
في هذا المستوى يتم اعداد الاستراتيجية العامة لادارة الجودة في المشاريع وتحديد السياسات والأهداف والتوجهات ثم تطوير النظم والاجراءات اللازمة لتحقيق هذه الاهداف ومراقبة الاداء في الأمانات والبلديات.