السكرتيرة الشخصية

يحتاج الرواد والمميزون إلى من يقوم بالكثير من الاعمال اللوجستية المساندة لهم، في تنسيق الاعمال، والسكرتارية، والتصميم، وإدارة المحتوى، وما شابه ذلك، وينقسم اولئك الرواد في تعاملهم مع هذا الاحتياج الفعلي إلى اقسام..
فمنهم من يقوم بنفسه بتلك المهام، رغم انشغال الرائد، وارتفاع تكلفة ساعاته، حينما يصرفها على تلك المهام التي يمكن لغيره القيام بها، وما يترتب على ذلك من تأخر مستمر في تلك المهام، وفقدان الكثير من الفرص وضياعها.
ومن هؤلاء من يقوم بتوظيف الغير، فيعين سكرتيرًا او منسقًا، يقوم بهذه المهام، سواء كان ذلك من خلال دوام كلي أو جزئي، بحيث يقوم الموظف بالالتزام بخطة عمل تكفل انتظام العمل، وتنسيق المواعيد، وتحقيق النجاح ومتابعة الأعمال، من خلال عمل إداري منتظم، وهو أسلوب جميل، رغم ما يشوبه من إشكاليات نابعة من التغير المستمر؛ في ذلك القائم على العمل، والحاجة الى فترة غير قصيرة لاستيعاب الموظف الجديد لأسلوب العمل في كل مرة، وحاجته احيانا إلى التأهيل في بعض الجوانب التخصصية، فضلا عن وجود مساحة كبيرة من الخصوصية لدى الرائد، مما يجعله متحفظا على الكثير من بياناته، وصعوبة كشف تلك الأوراق لذلك الموظف، إلا بعد مدة طويلة من العمل المشترك، ووجود الثقة.
غير انني أسوق هنا فكرة مختلفة، أعتبرها فكرة خلاقة، وجدتها لدى أحد الرواد؛ ممن يقود عددًا من الجهات، وهو مدرب ومهتم بتطوير القطاع غير الربحي، ولديه الكثير من المهام والانشغالات.
هذه الفكرة تشابه القسم الثاني من الرواد، فهي تعتمد على التوظيف والتدريب للغير، غير أن فيها اختلافًا مهمًا وميزة تفضيلية.
إذ يحدثني الرائد في لقائي معه عن معاناته الطويلة في البحث عن منسق ومساعد شخصي له، وفق اشتراطات ومتطلبات تتوافق معه، وأنه بعد كل ذلك الجهد عاد خالي الوفاض، فلم يجد من يناسبه!
وفي لحظة تأمل وهدوء وخلوة؛ لمعت في ذهنه فكرة إبداعية، وتساءل مع نفسه: لماذا يكون التطلع والبحث والاستكشاف للعثور على ذلك الشخص المنشود، صاحب الميزات المتخصصة مقتصرًا على الأباعد، ولماذا أسأل فلانًا وعلانًا؟ ولماذا لا أغيّر نطاق البحث؟ فأبحث في نطاق العائلة؛ فربما كان الشخص المناسب أقرب للواحد منا بكثير، وقد يكون من أفراد عائلته من يصلح لهذه المهمة، وتتناسب معه.
وحين غير ذلك النطاق، عثر على مراده، فوجد أن ابنته القريبة إلى قلبه، والأكثر معرفة به، والأقدر على الوفاء بمتطلباته، والتي تعمل – آنذاك – لدى الآخرين، وجدها أنسب خيار، فكانت الميزة المختلفة هي في توظيف هذه البنت باعتبارها مساعدة شخصية له، ومنسقة للاتصال وللعمل الخاص به، ووجد أنها تتميز بمجموعة من المميزات التي تستدعي التأمل في هذه التجربة، وتدارسها.
فأول تلك المزايا : انها استثمار في الاقربين، فكل تطوير للقدرات، وكل تأهيل متخصص، وكل تدريب يتحقق، فإنه يعدّ استثمارًا في الذات، استثمارًا في هذه القريبة، بحيث تتطور بشكل مستمر، ويحصل لها التعلم والتشبع بذلك المحتوى المميز، والخبرة المتراكمة.
وثانيها: أنه استثمار طويل الأجل، فالموظف الخارجي غير مستقر، فمن السهولة أن ينتقل إلى جهة أخرى لأي ظرف، أما القريبة (البنت او الأخت او الزوجة)، فإن العمل معها متسم بالاستدامة.
وثالثها: أن الاطلاع والقراءة والتلخيص، والتفريغ، والتصميم، والاستماع، والمشاهدة المركّزة للنتاج المعرفي والعلمي للرائد سيجعلها أكثر وعيا بتلك المعلومات، وأكثر تقديرًا لجهود والدها او زوجها أو أخيها.
ورابعها: أن إتاحة البيانات لهذه الموظفة "القريبة" يتضمن نسبة أمان عالية، فلا يوجد تخوف على البيانات، أو كلمات المرور، او المراسلات، او سواها، فهي منك وأنت منها.
وخامسها: أن فرص الالتقاء بين الرائد، وهذه الموظفة "القريبة" أيسر وأسهل، وإمكانية التواصل بكل وسائله أكثر إتاحة، كما أنه ممكن في كل وقت، ولو كان ذلك في ساعة متأخرة من الليل أو النهار، وهو أمر لا يتاح للموظف البعيد، الذي لديه حدود كثيرة للتواصل.
وسادسها: أن هذا التوظيف الداخلي سيحقق لتلك القريبة وظيفة مناسبة تشغل وقتها بالمفيد، في بيئة مناسبة متسمة بالحفاظ على خصوصيتها، كما تمكّنها من العمل وهي في بيتها، دون الحاجة للخروج منه أو ترك زوجها وأولادها، وهي في الوقت ذاته تساهم في تحقيق مورد مالي لها يتناسب مع طبيعة العمل المناط بها.
ولهذه المسببات وغيرها فإنني أجدها فكرة مميزة تستحق الاقتداء، والاحتذاء، وتستحق المزيد من الإثراء.
ولعل من الخطوات المهمة التي يفترض أن يتم العمل عليها لإنجاح الفكرة: وجود خطة عمل سنوية مزمنة، بالإضافة إلى وجود مهام واضحة، ومتابعة منتظمة، وتوفير وسائل اتصال مستقلة لهذا العمل (هاتف، بريد الكتروني) للمحافظة على خصوصية القريبة، ولتسهيل التشارك في تلك الوسائل بين الرائد والموظفة.
فيا أيها الرواد:
تأملوا في هذه التجربة، وأنضجوها، واتخذوا خطوة نحو الأمام، لمزيد من الإنجازات المعرفية، وتقييد الخبرات، ونشر المحتوى المميز، وتجويد التواصل مع الآخرين.
وإلى أن أسمع وأقرأ تجاربكم، وتغذيتكم الراجعة حول الموضوع، أتمنى لكم وقتًا ماتعًا ونافعًا .
دمتم بخير،،،
محمد بن سعد العوشن