كيف نطور العملية الإدارية

يتميز علم الإدارة بالتطور والتحديث المستمرين مما يبعده عن الركود والتجمد ولذلك فإن القانون الإداري وبالرغم من أنه أحد فروع القانون العام لم يقنن كسائر فروع القانون الأخرى وذلك بسبب علاقة هذا القانون بالعمل الإداري بل إن بعض خبراء الإدارة جعل هذا القانون جزءاً من علم الإدارة العامة..
.. ذلك أن القواعد والمبادئ التي تحكم العمل الإداري تحدث بشكل متوالٍ ومتسارع بسبب علاقة العمل الإداري في أي دولة بتقديم الخدمات للوطن والمواطن والتي تتطلب الدقة والموضوعية والإنجاز.
وقد اعتمد العمل الإداري في البداية على العديد من المبادئ الإدارية التي نشأت مع علم الإدارة والتي لا يزال لها مكانتها والتي تستعين بها الجهة الإدارية سواء كانت جهة عامة أو مؤسسة خاصة في إنجاز أعمالها وهي:
- ضرورة وجود تنظيم داخلي لكل جهاز إداري توضح فيه الإدارات والأقسام والفروع على أن يصاحب ذلك تحديد الصلاحيات لكل إدارة وقسم وفرع حتى لا يكون هناك مركزية أو بيروقراطية أو ازدواجية في العمل وهو الأمر الذي يساعد على انسياب الأعمال وإنجازها في أوقاتها ويعتبر هذا الجانب أحد أهداف اللجنة الوزارية في المملكة.
- أن يكون هناك تخطيط للمستقبل حتى لا يخيم الركود ويحل الروتين في مجريات العمل.
- أن يحرص المشرفون والمسئولون على أن تكون قراراتهم مدروسة بشكل جيد وذلك لتجنب الأخطاء ولكي تتسم قراراتهم بالرشد والصحة والسمة النظامية.
- أن توجد متابعة دقيقة من أجل إنجاز الأعمال وتنفيذ القرارات في أوقاتها وذلك لتلافي ما قد يحصل من إهمال أو أخطاء في ذلك.
وإضافة لهذه المبادئ التي لا يزال لها موقعها وأهميتها كما سبق أن ذكرنا فإن هناك مبادئ جديدة توصل إليها المعنيون بعلم الإدارة والعملية الإدارية والتي من شأنها الدفع بالعمل الإداري إلى الأفضل في التنفيذ والإنجاز ومن ذلك:
- إحاطة كل موظف بالواجبات المطلوبة منه حتى يؤدي واجباته بالدقة والبعد عن الازدواجية وحتى تنحصر مسئوليته في هذا الإطار ذلك أن المطلوب من الموظف لا يكمن في تقديم أفضل ما لديه فقط بل ينبغي أن يكون ذلك ضمن واجباته.
- الحرص على تحقيق الجودة في العمل لأن ذلك يؤدي إلى تحسين وزيادة الإنتاج، ذلك أن الجودة دليل على إخلاص الموظف في عمله وإذا توفر الإخلاص توفر بالتالي الانضباط في المحافظة على الوقت وهو الأمر الذي يدعو إلى الجمع بين الجودة وزيادة الإنتاج، يقول الكاتب الأمريكي في مجال الإدارة (وليام ادواردز ديمنغ) في إحدى أطروحاته (لقد لاحظت بعض الشركات اليابانية أن تحسين الجودة في الأداء يؤدي إلى تحسن في الإنتاجية حسب ملاحظة المهندسين اليابانيين عند دراستهم أدبيات ضبط الجودة فقد كانت اليابان تعاني من معدل الدخل النسبي إضافة إلى عدم وجود موارد طبيعية بها كالبترول والفحم والحديد والنحاس والأخشاب إلا أنها تميزت بجدارة إنتاجها مما جعل بضائعها تغزو الأسواق العالمية وبالتالي الحصول على ما يقابل ذلك من أغذية ومعدات).
- تأصيل القيادة الإدارية فدور هذه القيادة لا يقتصر على الإشراف فقط بل القيادة أيضاً وذلك بأن يعمل القياديون على تحسين الإنتاج وزيادته، فالقياديون لابد في البداية أن يحيطوا بالأعمال التي يشرفون عليها، كما ينبغي أن يكون للمشرف دور في اختيار مرؤوسيه لكي يتحقق التفاهم والانسجام وهو ما ينعكس إيجابا على مجريات العمل.
- إتاحة الفرصة للموظف للمشاركة في العملية الإدارية عن طريق إبداء رأيه في القضايا المطروحة وأن يشعر بتوفر الأمن في هذا الجانب فبعض الموظفين يمتنع عن إبداء رأيه وإن كان سديداً خوفاً من رئيسه أو من أن يؤثر ذلك على تقرير أدائه أو تأخير ترقيته ونحو ذلك.
- التقريب بين الإدارات والأقسام بإيجاد علاقات إنسانية طيبة خاصة تلك التي يجمعها قطاع واحد وذلك من أجل التكامل في العمل وتلافي حصول تعارض أو ازدواجية في العمل.
- عدم جدوى العمل بنظام القطعة أو الساعة لكون ذلك يتنافى مع تحسين الجودة في الإنتاج ولأن ذلك يتعارض مع مبدأ استغلال وقت الدوام بالعمل والإنتاج يقول الأستاذ (وليام ادواردز) الذي سبق أن أوردنا له رأياً آخر في هذا المقال (يشاهد المرء في مئات المصانع وقبل نهاية الدوام بساعة أو ساعتين العديد من العاملين والعاملات يقفون دون أداء عمل بانتظار جرس نهاية الدوام لأنهم أنهوا حصصهم الإنتاجية المقررة ولا يستطيعون أداء أي عمل ولا يمكنهم المغادرة إلى منازلهم فهل يعتبر هذا أمراً حميداً).
- تلافي المعوقات التي تحول دون اعتزاز الموظفين بأعمالهم ومن أبرز تلك المعوقات تقارير الكفاية أو الأداء الوظيفي التي تتسم بعدم الدقة والموضوعية والتي قد تعطي الموظف الكفء أقل مما يستحق وتعطي الموظف المتسيب أكثر مما يستحق مما يولد الإحباط لدى الموظفين الأكفاء وهو ما قد يؤدي إلى التقليل من محبتهم لأعمالهم والإخلاص فيها.
- الالتزام بالأهداف المناطة بالجهة أو المؤسسة بأن يكون العمل من أجل تحقيقها وعدم الخروج عنها إلى أهداف جانبية لأن ذلك يؤدي إلى تقصيرها في أداء خدماتها إذا كانت جهة عامة وتراجع أرباحها إذا كانت جهة خاصة.
- عدم الاقتصار أثناء العملية الإدارية على الأهداف قربية أو قصيرة الأجل بل ينبغي أن يكون للأهداف بعيدة الأجل نصيب من ذلك حتى تكون الجهة أو المؤسسة مهيأة لذلك عند حلول موعد هذه الأهداف.
- أن يكون هناك حراك داخل الجهة الإدارية أو المؤسسة الأهلية عن طريق التنقل في شغل الوظائف والمناصب الرئيسية وذلك لإضفاء نوع من التجديد في أداء الأعمال وتلافي سلبيات الإدارة كالروتين والتسيب والبيروقراطية.
asunaidi@mcs.gov.sa