أوضح مدير إدارة مراقبة المخزون إبراهيم بن عبد الله الخليفي بالرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي أن إنشاء إدارات مراقبة المخزون في القطاعات الحكومية يأتي تأكيداً لمفهوم الرقابة المستودعية , وهي أداة للمتابعة والضبط الداخلي تستهدف تقويم وتحسين ومواكبة التطور الفني في الوظيفة المستودعية وأهدافها . ومن هذا المنطلق أنشأت الرئاسة إدارة تعنى بهذا الشأن بمسمى (إدارة مراقبة المخزون) في عام 1404ه ويتمثل عملها في ضمان تنفيذ قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية الصادر عن وزارة المالية من حيث القواعد الأساسية والأحكام العامة والتقيد بالنواحي الفنية والتنظيمية الإجرائية والرقابية التي تضمنتها . وأضاف أن هناك العديد من الأدوات التي تستخدم لتحقيق هذا النوع من الرقابة من أهمها الجرد بنوعيه الكلي والجزئي للتأكد من أرصدة المخزون وسلامة إجراءات الوارد والمنصرف وجرد العهد المصروفة للإدارات والموظفين لجميع إدارات الرئاسة والمسجد الحرام والمسجد النبوي ومصنع الكسوة ومكتبة الحرم المكي وغيرها من المواقع والأقسام . وإثبات قيدها ومتابعة كل ما يطرأ عليها من نقل أو تلف أو إرجاع . وبين الأستاذ إبراهيم الخليفي أن من مهام الإدارة فتح بطاقات مراقبة صنف مناظرة لبطاقات الصنف الموجودة لدى المستودعات بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات وإجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في البطاقات وحصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها وفحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها وإعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة . وقد حرصت الإدارة على تدريب منسوبيها في برامج تخصصيه في مجال مراقبة المخزون بالتنسيق مع إدارة التطوير بالرئاسة ومعهد الإدارة العامة ليكونوا مؤهلين تأهيلاً مناسباً يتفق وما يناط بهم من مسؤوليات ومهام . ولفت أنه في مجال الانتقال إلى نظام الحاسب الآلي والتقني بدأ العمل في البرنامج الخاص بالإدارة وربطه مع نظام الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية بالرئاسة وجاري العمل حالياً على استكمال وتغطية جميع مراحل وإجراءات العمل والتحول كلياً إلى العمل التقني من خلال البرنامج . وأوضح مدير إدارة مراقبة المخزون إبراهيم بن عبد الله الخليفي أنه بإشراف ومتابعة معالى الشيخ الدكتور عبد الرحمن بن عبدالعزيز السديس الرئيس العام لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي تشرف الإدارة بالمشاركة في استبدال ثوب الكعبة المشرفة جرياً على العادة السنوية يوم التاسع من ذي الحجة في كل عام من خلال الرقابة والإشراف على عملية تركيب الثوب الجديد وإعادة القديم وقصه وإدخاله إلى المستودع وفق الإجراءات النظامية بواسطة لجنة تشكل لهذا الغرض وكذلك المشاركة في أعمال مواسم الحج ورمضان السنوية ونبه إلى أن الادارة لا يمكن لها السير والنجاح إلا بتعاون جميع الزملاء مع زملائهم بالإدارات الأخرى , مع تعميق مبدأ الحرص والمحافظة على الممتلكات والعهد في جميع الإدارات والمواقع ومسايرة التطور الإداري الذي تعيشه الرئاسة في مرافقها وشؤونها . وأكد مدير مراقبة المخزون أن الإدارة حظيت بدعم معالي الرئيس العام ومعالي نائبه لشؤون المسجد الحرام وبالرعاية و التوجيه وتوفير كل ما تحتاجه من إمكانات بشرية وفنية لكي تحقق أهدافها التي أنشئت من أجلها ,هذا وقد شرفت الإدارة بزيارة معاليه و لقاء منسوبيها مما كان له أكبر الأثر في نفوسهم ودافعاً لهم للإنجاز والإبداع وفق توجيها ت وتطلعات ولاة الأمر حفظهم الله .
