شركات تقلص مصروفاتها بالتحول نحو الاجتماعات المرئية

لم تعد مشكلة المكان تشكل عائقا في وجه الشركات لعقد اجتماعات مجالس إداراتها ، فمن أي مكان في العالم بات ممكنا التواصل بالصوت و الصورة دون عناء السفر و استهلاك الوقت بحثا عن تذكرة طيران أو وسيلة نقل أخرى للوصول في الوقت المحدد ، فقد ساهمت تقنية مؤتمرات الفيديو»video conference « في حل هذه المشكلة .و تعتبر مؤتمرات ال «video conference» هى إحدى وسائل الاتصالات المرئية من خلال الإنترنت حيث يتم نقل الصورة و الصوت لمجموعة من الأفراد المجتمعين في مكان معين إلى مجموعة أخرى من الأشخاص في أي مكان آخر ،
الاجتماعات المرئية نهج يومي في الشركات الناجحة ( اليوم )
تعتبر أهم متطلبات هذه الخدمة هي وجود إنترنت ذي سرعات عالية، ومايكرفونات وسماعات ذات جودة مناسبة بالإضافة إلى كاميرات «webcam»،
بحيث يستطيع المشتركون في مؤتمرات الفيديو سماع و رؤية الطرف الآخر بنفس الوقت كما لو كان الاجتماع في نفس قاعة الاجتماعات و ليس في مكانين متباعدين حول العالم.
لم تقتصر مؤتمرات الفيديو على الشركات و المؤسسات بل بدأ في الوقت الحالي استخدامها في الكثير من المجالات مثل استخدامها في التعليم بإلقاء المحاضرات و الدروس عن بعد , و في مجالات الدعم الفني للكثير من الشركات المصنعة للأجهزة الإلكترونية .
و توفر هذه التقنية الوقت و الجهد كما تتيح إدارة الحوار المرئي بين مجموعة من الأشخاص يصعب تجميعهم في وقت واحد كما يمكنهم تبادل الملفات بأنواعها المختلفة والوثائق أثناء الاجتماع , و لذلك و بالنظر إلى هذه المزايا يمكن اعتبار تكلفة هذه التقنية زهيدة إلى حد كبير مقارنة بنفقات السفر و التنقل في حالة جمع أعضاء الاجتماع خصوصا في حالة وجودهم في أماكن مختلفة حول العالم .
و هناك نوعان من «Video conference» النوع الأول هو الاتصال بين شخصين و يعرف ب point-to-point , و الآخر الاتصال بين مجموعة من الأشخاص Multi-point، ولتحقيق جودة الاتصال هناك شرط أساسي هو سعة الحيز الترددي أو ال «Bandwidth» الذي لابد أن يكون كبيرا وذلك لنقل الصوت و الصورة بطريقة ممتازة . و لم تقتصر مؤتمرات الفيديو على الشركات و المؤسسات بل بدأ في الوقت الحالي استخدامها في الكثير من المجالات مثل استخدامها في التعليم بإلقاء المحاضرات و الدروس عن بعد , و في مجالات الدعم الفني للكثير من الشركات المصنعة للأجهزة الإلكترونية , كما أنها لم تعد تستخدم على أجهزة الكمبيوتر فقط بل و قد بدأت في الظهور في الوقت الحالي على الأجهزة اللوحية و أجهزة الهواتف الذكية بدون أي تكلفة لاعتمادها على اتصال الإنترنت فقط , مما قد يثير بعض المخاوف لدى شركات الاتصالات في الوقت الحالي . من جانبه صرح طارق عبدالله عضو مجلس إدارة إحدى الشركات قائلا : كنا نواجه الكثير من المتاعب و المشقات أثناء السفر لحضور الاجتماعات التي تتخذ فيها قرارات حاسمة, ناهيك عن تكلفة و نفقات السفر و الإقامة لحضور الاجتماع إلى أن تم اتخاذ قرار بتفعيل خدمة « Video conference» في الشركة على مستوى الإدارة الاستراتيجية و التي وفرت الكثير من التكاليف, و على الصعيد الآخر و على الرغم من أن ترشيد مصروفات السفر هي الفائدة الأكبر والدافع الأساسي , فإن هناك أسبابا أخرى تشجع على استخدام هذه التقنية من ضمنها توفير الوقت و الذي قد لا يقدر بثمن في بعض الأحيان بالإضافة إلى ذلك ربط أركان الشركة بكامل فروعها في العالم .
و أشار سامي باشوية مدير تقنية المعلومات في إحدى الشركات إلى أن هذه التقنية خلقت فرصة الاتصال عن قرب بين العاملين في الشركة و خارجها , إذ أن هذه الوسيلة للاتصال أقل تكلفة من الناحية المالية و توفر الزمن بدلا من الاضطرار إلى السفر و مراجعة مشاكل أقسام تقنية المعلومات أو حتى تدريب العاملين الجدد في القسم , و من مزاياها أيضا أنها تسلط الضوء على قدرات التفاعل بصورة كبيرة مقارنة بوسائل الاتصال الأخرى مثل الهاتف والبريد الإلكتروني يضاف إلى ذلك إن الاجتماعات التي تعقد وجها لوجه لم تعد مشجعة للكثيرين ، إذ بات يشعر كثيرون إنها لا تثمر الكثير من النتائج , و أفاد أن بعض الشركات مترددة في استخدام الوسائل التقنية مثل» Video conference» لسبب ضعف البنية التحتية لشبكات الإنترنت و إمكانية تأخر بعض الاجتماعات المجدولة مسبقا. وأفاد سعد العنزي أحد مستخدمي تقنية الاجتماعات المرئية في مجال الدراسة الجامعية أنه بسبب ظروف العمل التي تضطره إلى السفر بشكل مستمر و تجبره على المكوث خارج أرض الوطن لفترات طويلة تاركا بذلك الكثير من المحاضرات , فقد أجبر إلى التحول إلى الدراسة بنظام الانتساب و التي كانت تعتمد على تقنية « Video conference» بشكل كامل , إذ كان يقوم بحضور المحاضرات عن طريق نظام معلومات الجامعة الداعم لهذه التقنية , إضافة إلا إمكانية مناقشة المحاضر في أي وقت , و في حال عدم تواجده وفرت له هذه التقنية إمكانية تسجيل المحاضرات بشكل كامل و إمكانية إستعادتها في أي وقت , بسبب تخزينها في جهاز الكمبيوتر الخاص به .