عمل دؤوب لترشيد استخدام المستلزمات الطبية دون الإضرار بمستوى خدمات الحجاج

تدريب العاملين على القواعد المستودعية وآلية للصرف والمراقبة

تعتبر ادارة الميزانية ومراقبة المخزون احدى الادارات اللازمة في وزارة الصحة بالنظر الى دورها في تأمين مستلزمات المنشآت الصحية بالاحتياجات خلال مواسم الحج, بالاضافة الى دورها في تأمين هذه الاحتياجات خلال الفترات العادية ومن هذا المنطلق حرص معالي وزير الصحة على تفعيل دورها بشكل ايجابي في مواسم الحج خصوصا تنظيم عمليات الاستلام والصرف في المشاعر وقد وجه معاليه بانشاء لجنة لمراقبة المخزون في حج عام 1417ه وفقا لخصوصيات موسم الحج من حيث الزمان والمكان واسس وقواعد اجراءات المستودعات الحكومية وقد مر قطاع مراقبة المخزون بعدة مراحل حيث كان في البداية يأخذ في اعداد المناسبة لتطبيق القواعد على اسس نماذج تواكب اعمال الحج, ومن ثم انتقل الى مراحل هامة وهي ايضاح دور مراقبة المخزون الحقيقي لجميع العاملين بها من خلال عقد الندوات والاجتماعات المتكررة مع العهد للمحافظة عليها وبعد ذلك كان للجنة دور فاعل وهام في جميع مواسم الحج حيث لمس المسؤولون وعلى رأسهم معالي الوزير النتائج والنجاحات التي حققها قطاع مراقبة المخزون كما ان العاملين تقبلوا جميع ما تقوم به اللجنة من اعمال بكل اهتمام بعد ان وجدوا ان هدفها الاساسي يصب في المحافظة على المال العام, وكانت بداية العمل الميداني بلجنة قليلة العدد لكن جدوى المهام التي نفذتها طرحت ضرورة تطوير مهامها وتوسيع اعضائها لتشمل تخصصات فنية وادارية ممن لديهم الخبرة في اعمال مراقبة المخزون حيث يجري استقطاب الكوادر للعمل في هذه اللجنة خلال موسم الحج من مختلف مناطق المملكة, وبرهنت هذه اللجنة خلال السنوات المنصرفة على اهميتها في تزويد المنشآت الصحية بمتطلباتها من المعدات الطبية ولوازم العلاج وفي الوقت ذاته ساهمت في ترشيد استخدام هذه اللوازم وتوظيفعها بما يخدم نحو الحاجة الفعلية.
وتنطلق اللجنة في عملها من قواعد وآليات تنظم حصر العهد الدائمة وآليات الارجاع وما بعد الارجاع اطول فترة ممكنة وكل التنظيم يشهد تطورا مستمرا في كل عام من حيث تقنين الصرف دون الاضرار بمصلحة المريض والمحافظة على الكميات المتبقية بعد موسم الحج والاستفادة منها في المستشفيات ووصل الوفر في بعض البنود الى 60% و70% وبعد نهاية موسم الحج يعطي مؤشرا ايجابيا عن اعمال هذا القطاع.
واوضح سعادة الاستاذ محمد السبيعي ان مراحل عمل اللجان في هذا القطاع تركزت على التالية:
حيث تبدأ مهام هذا القطاع بمرحلة التسليم التي تبدأ بدورها بتجهيز الطلبات في المستودعات ونقلها الى المواقع وتسليمها الى مسئول العهد في المنشآت الصحية المختلفة, اما عمليات الصرف فتبدأ بآليات المراقبة والتدقيق على طلبات الصرف ودقة وقانونية هذه الطلبات. وتمثل مرحلة الارجاع الثالثة في هذه العمليات وتبدأ منذ وقف الصرف في المرافق الصحية حتى وصول المستلزمات والتجهيزات المسترجعة الى المستودعات وفقا لسنوات الارجاع. ويهدف العمل بتطبيق هذه القواعد مراعاة قواعد التعامل مع المستودعات الحكومية للترشيد في عمليات الصرف بشكل لا يؤثر على مستوى الخدمات الطبية التي تقدمها وزارة الصحة لضيوف الرحمن خلال موسم الحج. ويستطرد الاستاذ السبيعي انه وفقا لهذه المهام ينقسم قطاع الشؤون المالية ومراقبة المخزون الى ثلاث لجان رئيسية تضم لجنة الشئون المالية, لجنة المشتريات, لجنة مراقبة المخزون.
وتتركز مهام هذه اللجان على النحو التالي:
مهام لجنة الشئون المالية:
تضطلع هذه اللجنة خلال موسم الحج بمهام الاعداد والمتابعة لاعتماد المبالغ اللازمة للخدمات الطبية المقدمة للحجاج والتأكد من الارتباط عليها. وكذا الاشراف على تأمين التجهيزات الطبية وغير الطبية والمطبوعات والادوات المكتبية ولوازم الحاسوب الآلي بالتنسيق مع القطاعات ذات العلاقة في الوزارة. تحديد مبالغ السلف النقدية التي تسلم لمديريات الشئون الصحية في المدن والمناطق المعنية لخدمات الحجاج والعاصمة المقدسة والمدينة المنورة, وكذا تقديم النصح والارشاد للعاملين في المستودعات والمرافق الصحية وملاحظة المشاكل التي تواجههم والعمل على حلها.
لجنة المشتريات:
تتركز مهام لجنة المشتريات في الاشراف على اعداد العقود واوامر الشراء المتعلقة بتأمين الاحتياجات الطبية والادارية المطلوبة لموسم الحج وكذا الاشراف على تطبيق عقود تأمين احتياجات وزارة الصحة بالمنافسات المختلفة فيما يتعلق بموسم الحج واخيرا تطبيق انظمة مشتريات الحكومة وتنفيذ مشروعاتها على جميع ما يتم تأمينه من قبل وزارة الصحة لموسم الحج.
لجنة مراقبة المخزون:
تتركز مهام لجنة مراقبة المخزون في الاشراف والمتابعة لضمان تطبيق الضوابط والاجراءات الخاصة بالعمل في المستودعات والمرافق الصحية خلال موسم الحج ومتابعة التقيد باستخدام النماذج المستودعية بطريقة سليمة, متابعة وصول الادوية والمستلزمات الطبية الى المرافق والمنشآت الطبية المختلفة وكذا الاشراف على عمليات الصرف اثناء حركة الحجيج خلال تأدية المناسك, كما تقوم لجنة مراقبة المخزون باجراءات الجرد الجزئي لاصناف اللوازم والتجهيزات المختلفة وتطبيق الرصيد الفعلي على بطاقة الصنف وبطاقة العهد للتأكد من انتظام القيود واكتشاف الاخطاء في حينها والعمل على تصحيحها والحد من تكرارها وكذا التأكد من سريان صلاحية الادوية والامصال واللقاحات بالاضافة الى اعداد التقارير المستودعية لاحاطة الجهات المعنية باوضاع المخزون ومتابعة مراقبة الرجيع بعد انتهاء الموسم ودراسة التقارير للاستفادة منها في موسم الحج القادم.
خطوات التطوير للموسم الحالي:
وحول خطوات التطوير التي شهدتها خطط وانشطة هذا القطاع في وزارة الصحة. اوضح ان اللجان المنبثقة عن القطاع سعت الى تقليص عدد اعضائها والاعتماد على القواعد التي استندت الى خبرة الاعلام الماضية في هذا المجال, خصوصا في ظل تنامي الوعي والادراك لدى امناء العهد, وفي هذا الصدد قامت اللجان بتطوير العديد من النماذج بما يواكب التطور الذي تشهده خدمات الحجاج في كافة المجالات عموما ومجالات الخدمات الصحية على وجه الخصوص وبهدف زيادة وعي امناء عهد اللجان وعقد دورات ارشادية قصيرة كرست لتجاوب الاعلام السابق وكيفية الاستفادة منها في تطوير الخدمات والمحافظة على المستلزمات الطبية وترشيدها بما لا يضر بمستوى الخدمة الطبية المقدمة لضيوف الرحمن. كما قامت اللجان بتطوير آليات حفظ وتخزين العهد الدائمة في المشاعر المقدسة وبحثت العوائق التي تفترض حركات النقل هناك بما يخدم تطوير آليات الارجاع للاصناف واللوازم المختلفة بعد انتهاء موسم الحج.
وخلص الدكتور الى ان حيوية قطاع الميزانية ومراقبة المخزون يجسدهما حرص صاحب المعالي الدكتور اسامي شبكشي وزير الصحة على المتابعة المستمرة لجهود القطاع بما يضمن تأدية المهام وتأمين المنشآت الطبية والتجهيزات اللازمة وفي نفس الوقت المحافظة على المال العام وتوجيهه بما يخدم رسالة المملكة في خدمة حجاج بيت الله الحرام.. واضاف ان ثمرات جهود هذا القطاع ملموسة في مستوى التموين الطبي خلال موسم الحج كل عام.