لكي يكون مؤتمرك ناجحاً (2 - 2)

ذكرنا في الجزء الأول من هذه المقالة المطولة أهمية المؤتمرات، وأهم العوامل العامة لنجاحها، وفي هذا الجزء نتمم ذكر عوامل النجاح المتعلقة بقبل وأثناء وبعد انعقاد المؤتمر:
قبل المؤتمر:
1) اختر متحدثين رئيسين على درجة عالية من التميز، مع ملاحظة أن ازدحام وقت هذه الشخصيات المميزة يقتضي الاتصال بهم في وقت مبكر جداً، مع ملاحظة أنهم يرغبون في تحقيق أمور لابد أن تكون سباقاً في توضيحها لهم (الحجز المبكر للسفر، ترتيبات السفر الأخرى كدرجة الطيران، وكذلك الإقامة كيف وأين ستكون؟ الترتيبات المالية التي تليق بالضيف،… إلخ).
2) أنشئ موقعاً إلكترونياً للمؤتمر لا يحوي معلومات متضاربة. إن الموقع الخالي من الأخطاء المنطقية أو اللغوية هو أول انطباع حسن يبقى في عقول المشاركين وغير المشاركين أيضاً. تأكد من أن الموقع يحوي المعلومات الأساسية عن المؤتمر وحدثه باستمرار. أيضاً وضح في الموقع الإلكتروني الفنادق المتاحة والتخفيضات الخاصة بالمشاركين في المؤتمر، وتأكد من أن اتجاهات الفنادق ومقر المؤتمر مذكورة بشكل ميسر.
3) أعلن عن المؤتمر بكل السبل، ومن أهمها: الموقع الإلكتروني المميز، مواقع الإعلان عن المؤتمرات في النت، الخطابات والإيميلات المباشرة، الملصقات الدعائية، والصحف الورقية والإلكترونية.
4) من الممكن أن يتناسى الناس ضعف المستوى العلمي للمؤتمر، ولكنهم لن ينسوا الآتي: موقعاً إلكترونياً ركيكاً، عدم تجاوبك لاستفساراتهم قبل المؤتمر، عدم التزامك بالمواعيد المعلنة في الموقع أو وضعك شروط إضافية لم تذكرها مسبقاً، كيفية استقبالهم ومن ثم تسجيلهم للمؤتمر، غذاءهم المشمول في رسوم التسجيل، وتسلم شهادات الحضور مباشرة بعد تقديم مشاركتهم.
5) أبلغ أعضاء اللجان مقدماً عن العائد الذي سيجنونه من المشاركة وهل هو مادي أم معنوي.
6) ادعم اللجان المختلفة مادياً ومعنوياً ولوجستياً.
7) البت في التواريخ في وقت مبكر. هذا يتيح للمشاركين الحصول على موافقة مرجعياتهم على الحضور والتأشيرات وتذاكر السفر الرخيصة. وحيث إن عملية الحصول على التأشيرة تتطلب وقتاً طويلاً، فينبغي وضع تواريخ تسليم الأوراق وقبولها قبل المؤتمر بوقت كافٍ (كأن يكون موعد قبول الأوراق قبل المؤتمر بخمسة أشهر على سبيل المثال).
8) رعاية الشركات والمؤسسات: ابدأ في الحصول عليها منذ وقت مبكر حتى تسهل عليك عديد من الأمور الأخرى (رسوم التسجيل، جودة الموقع الإلكتروني، نوعية المتحدثين الرئيسين،… إلخ).
9) الموقع: تأكد أنه يمكن الوصول إلى موقع المؤتمر بسهولة من قبل الجميع، وأن المطاعم على مسافة قريبة. تجنب المكان النائي إلا إذا تم توفير وسيلة المواصلات المناسبة. والأفضل إمكانية سكن المشاركين في نفس مكان انعقاد المؤتمر. وغالباً لا يُنصح بالارتباط بتسكين المشاركين في المؤتمر، ويُكتفى بذكر الفنادق التي لها أسعار مخفضة.
10) الأفضل أن يكون موقع المؤتمر فيه قاعة محاضرات كبيرة وعديد من القاعات المساندة، كما تأكد أن هناك صالة تتوسط قاعات المحاضرات لتسهيل حركة المشاركين وتسهيل تعارفهم. وتأكد من تجهيز أماكن للجلوس في هذه الصالة وكذا المأكولات الخفيفة والمياه والمشروبات الساخنة والباردة.
11) الاتصالات: لابد أن تكون هناك جهة مخولة بالرد يومياً –بدون تأخير- على استفسارات الراغبين بالمشاركة في المؤتمر، ولابد أن تكون هذه الجهة قادرة على الرد بأسلوب مهني وباللغتين العربية والإنجليزية. حبذا إرسال رسائل إلكترونية مستمرة ومتواصلة من قبل المؤتمر إلى الأشخاص المشتركين في المؤتمر وفي جميع المراحل (التسجيل/ تأكيد القبول/ إصدار التاشيرات/ اكتمال البرنامج العلمي… إلخ).
12) من الأفضل جعل فترة تقديم البوسترات (في حالة وجودها ضمن أنشطة المؤتمر) في خانة مستقلة من البرنامج العلمي للمؤتمر وحث الجميع لحضورها والمشاركة والاستفادة منها.
13) يستحسن تقديم جوائز حول أفضل بحث مقدم أو أفضل بوستر أو أفضل مشاركة للشباب.
14) لا تتوسع في البرامج الحوارية أو المعارض والدورات المصاحبة إذا لم يتوفر لديك الوقت أو الميزانية أو الأشخاص المناسبون لإدارتها.
15) مع أهميتها لمصاحبة أي مؤتمر، لا تتوسع في البرامج الترفيهية إذا لم يتوفر لديك الدعم اللوجستي من الإدارات المساندة.
16) إن إشراك متطوعين من الطلاب في أعمال المؤتمر أثناء انعقاده سيعود بالخبرة على الطالب، كما سيسهم في تنفيذ المهام المختلفة للمؤتمر.
17) تأكد من أنك انتهيت من جميع أعمال اللجنة العلمية قبل المؤتمر بوقت كافٍ حتى لا تتأخر عملية طباعة كتيبات وبرامج المؤتمر. كما تأكد أن يكون كتاب المؤتمر شاملاً وكافياً بحد ذاته لإعطاء أغلب المعلومات عن المؤتمر مثل اللجان المنظمة وأعضائها والبرنامج العلمي وأسماء المحاضرين الرئيسين وملخصات محاضراتهم وأسماء المشاركين بأوراق علمية أو بمعلقات (Posters).
أثناء المؤتمر
1) إدخال التقنيات الحديثة عند تسجيل المشاركين.
2) الاهتمام بالمشارك فور دخوله صالة التسجيل أمر مهم جداً، لذا يلزم وجود أشخاص مهمتهم الترحيب به والاجابة على تساؤلاته وحل أي مشكلة قد تحصل له.
3) تأكد من:
– وجود اللوحات الإرشادية الموصلة لمكان المؤتمر وأيضاً على قاعات المحاضرات والقاعات المساندة.
– أن أجهزة العرض والحواسيب المتصلة تعمل بشكل جيد.
– توفر أجهزة حاسب كافية متصلة بالإنترنت وطابعة.
– وجود ما يكفي من مخارج الكهرباء وأنواع الأفياش المناسبة للحواسيب المختلفة.
– توفر حقيبة المؤتمر المتكاملة بكميات أكبر من العدد المتوقع.
– أن تعلن بشكل واضح عن أوقات تحرك الباصات، والالتزام الدقيق بذلك.
– توفير المرطبات والشاي وبعض المأكولات الخفيفة باستمرار (ولو بمقابل مادي في أسوأ الظروف!).
4) تأكد -إن لزم- كتابة توصيات في نهاية المؤتمر أن تكون عملية وأن تكتب بصيغة جماعية.
بعد المؤتمر
1) إرسل إيميلات إلكترونية تشكر فيها المشاركين على حضورهم، وتقدم لهم اعتذاراً عاماً تجاه أي قصور، وأشعِرهم برغبة حقيقية في التواصل معهم في مناسبات لاحقة.
2) إن كان لبعضهم طلبات محددة كشهادة بدل فاقد أو استرداد مالي ونحوهما، فبادر إلى تنفيذ ذلك على الفور.
3) إرسل خطابات شكر للمتحدثين الرئيسين والمتحاورين.
4) إرسل خطابات شكر لكل من أسهم في أعمال المؤتمر، وإن كان هناك مكافآت مالية، فبادر في صرفها لهم.
5) اعمل جلسة تقييم شاملة للمؤتمر يحضرها جميع من شارك في المؤتمر بهدف التعلم من التجربة وتحسينها مستقبلاً وتوثيق العمل حتى يستفيد منه القادمون الجدد.
6) تابع تنفيذ توصيات المؤتمر.