لكي يكون مؤتمرك ناجحاً (1-2)

تعد المؤتمرات العلمية والتخصصية من أنفع ما ابتدعته الحضارة المعاصرة، إذ تتلاقح فيها الأفكار الجديدة وتؤدي إلى نتاج معرفي وتقني تستفيد منه المجتمعات وتواجه به تحدياتها المستقبلية والمتنوعة. والمؤتمر الناجح يعتبر مكسباً كبيراً للبلد الذي يعقد فيه والجهة المنظمة والمشاركين على حدٍ سواء. لكن تنظيم مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين واليسير بل يتطلب كثيراً من الخبرة والجهد والتنظيم. ونظراً لصعوبة أن يجد الراغبون في تنظيم مؤتمر عوامل نجاحه موثقة في مصدر واحد، رغبت في هذه المقالة
– التي ستنشر في جزأين- أن أوضح أهم العوامل اللازمة لعقد مؤتمر ناجح.
عوامل عامة:
1) تنظيم مؤتمر هو عمل متطلب جداً، هل بالفعل ترغب في تنظيم المؤتمر؟ وهل سيضيف قيمة نوعية لمؤسستك أو لحقلك العلمي؟ هل تعي كيف سيشغلك الإعداد للمؤتمر عن عملك الأساسي؟ هل تعلم أن المؤتمر السيئ الإعداد والتنظيم قد يؤثر سلباً على علاقات المنظمين؟ بل قد يؤثر على سمعة المؤسسة في المجتمع. لذا اسأل نفسك وأجب بكل وضوح؟ هل المؤتمر جدير بتنظيمه أم لا؟
2) كلنا لدينا أهداف شخصية، ولكن مثل هذه الأهداف لاينبغي أبداً أن تطغى على الأهداف المؤسسية (الجهة المنظمة). وإذا طغت الأولى على الثانية، فهي مؤشر حقيقي لفشل ذريع للمؤتمر. فهل لديك القدرة على التعامل مع هذا الأمر بحكمة؟
3) المؤتمر مشروع، وأهم خطوة في المشروع هو التخطيط. اقضِ %30 من الوقت في عمل المسارات الحرجة (Critical Paths) لمهام المؤتمر الرئيسية حتى تقلل المفاجآت لأقل قدر ممكن.
4) ابدأ بالاستعداد للمؤتمر مبكراً ويفضل أن يكون قبل سنتين من انعقاده.
5) هل تنفيذ المؤتمر وإقامته سيخدم هدفه الأساسي؟ أم أننا سننتهي إلى مناسبة ضخمة للاستعراض والدعاية؟ هل سيخدم المؤتمر البلد وموضوع المؤتمر والجامعة/الجمعية التي ستنظمه أم أنه سيتحول إلى تلميع أشخاص محددين؟
6) لاتبدأ مؤتمراً قبل أن تكون لديك ميزانية مناسبة. وتحرك في إطار ما تسمح به ميزانيتك. وفي العموم إن وضوح الهدف ودقة التخطيط وحسن التنظيم هي أهم من وجود ميزانية كبيرة.
7) إن خير من استأجرت القوي الأمين: إن جدية المؤتمر ووضوح الهدف منه يتطلب اختيار أصحاب الرأي الواضح والصريح الذين لاينقصهم الإبداع والتفكير الخارج عن القيود التقليدية لمثل هذه المهمة الراقية. أما من وافقك على كل شيء وليس له فكر أو رأي واضح فمن الأفضل ألا يُسند إليه مثل هذا العمل.
8) أهم ثلاث لجان هي اللجنة المنظمة واللجنة العلمية واللجنة المالية: ولذا اختر بعناية فائقة رؤساء وأعضاء هذه اللجان.
9) لاتجعل عضوية اللجان تتكرر أو أن يرأس نفس الشخص أكثر من لجنة.
10) تأكد أن يكون رئيس أي لجنة صاحب شخصية منظمة وذا روح مبادرة.
11) من أهم الشخصيات هي شخصية رئيس اللجنة المنظمة إذ لابد أن يكون قيادياً ومهتماً بالتفاصيل في نفس الوقت، وله علاقات واسعة داخل وخارج المؤسسة على أن لايكون مركزياً مضيعاً لأوقاته وأوقات زملائه في التفاصيل الدقيقة -على حساب الأمور الأهم- التي لايجني المؤتمر من ورائها إلا التأخير وسوء التنظيم.
12) من المهم جدا أن يكون أعضاء اللجنة العلمية من أميز أعضاء المؤسسة المنظمة (المرتبة الأكاديمية/الخبرة المهنية). إن اختيار رتب أقل سيقلل من الموثوقية ونوعية العمل كما سيترك كثيرا من علامات الاستفهام عن سبب إقصاء الرتب الأعلى.
13) ما مدى قدرتك على أخذ الالتزام بالعمل من أعضاء لجان المؤتمر والإدارات المساندة بالجهة التي تعمل بها؟ هل لديك القدرة على مكافأتهم مادياً أو هل لديك سلطة إدارية عليهم بحيث تكافئهم لاحقاً بشكل أو بآخر نظير جهودهم؟ إن هذه المسألة مهمة جدا ويجب أن تكون الرؤية واضحة فيها لجميع اللجان والعاملين فيها والموظفين المساندين والطلاب… إلخ. وفي المقابل لابد أن يُبلغ جميع العاملين في لجان المؤتمر بضرورة الالتزام بمهامهم ومواعيد تنفيذها، واستبعاد عدم الملتزمين ولو في منتصف الطريق.
14) احذر أن يشعر بعض أعضاء مؤسستك بالإقصاء من أعمال المؤتمر، فإنك بذلك قد تكسب نجاحاً جزئياً للمؤتمر خارج مؤسستك، ولكن حتماً ستخسر أولئك الذين شعروا بالإقصاء.
15) هل لديك إلمام بظاهرة يتخذها بعض الأعضاء بأن يكونوا Free Riders أي يكتفون بالعضوية بدون بذل جهد لإنجاح المؤتمر، مما يجعل ضغط العمل ينصب على أناس محددين؟ وهذا أمر يحبط ويحرق المخلصين جداً؟ هل لديك القدرة على التعامل بحزم مع مثل هؤلاء؟
16) يجب أن يكون موضوع المؤتمر واضحا ومشوقا ومعاصرا up to date subject ويكون الهدف منه واضحا (هل هو توعوي أو أكاديمي أو تطبيقي أو غير ذلك؟).
17) لضمان المشاركة الفاعلة على مستوى مهني عالٍ، لابد أن تبرز نتائج المؤتمر المتوقعة مع توضيح المنفعة للمشاركة من الناحية المعلوماتية أو التعرف على العاملين في نفس المجال للتعاون المستقبلي.
18) يجب أن تكون هناك فكرة رئيسة theme لافتة للمؤتمر ويكون تصميمها على مستوى عالٍ من الجودة. كما يستحسن ألاتزيد عدد أيام المؤتمر عن ثلاثة أيام.
19) أن تكون الأوراق المقدمة للمؤتمر محكَّمة لضمان الجودة وخدمة محاور المؤتمر الرئيسية. كما ينبغي الإعلان عن ذلك بشكل واضح.
20) لاتتوسع في المحاور أو في إعداد المتحدثين الرئيسيين إذا لم يكن لديك الميزانية الكافية أو الدعم اللوجستي الكافي من الإدارات المساندة (العلاقات العامة/المواصلات/الصيانة…إلخ).
21) هل بالفعل تحتاج إلى شركة منظمة؟ أم الأفضل أن تديره بنفسك؟ أجب عن هذه النقطة بدقة حيث إن غالبية الشركات المنظمة للمؤتمرات في منطقتنا ليست مهنية بالحد الكافي.
في الجزء القادم من هذه المقالة سنكمل ذكر عوامل النجاح المتعلقة بقبل وأثناء وبعد انعقاد المؤتمر.