النظام والتنظيم في المؤسسة

تلقى دراسة التنظيم منذ أوائل هذا القرن اهتماماً متزايداً من الدارسين والممارسين في ميادين عملية متعددة، وذلك لما للتنظيم من آثار اقتصادية واجتماعية وحضارية تنعكس على مصادر وطرق خلق وإشباع الحاجات الإنسانية، وأصبح التنظيم موضع اهتمام علماء الإدارة فقد وجدوا فيه الأداة التي يستطيعون بها مواجهة التوسُّع في تطبيق التخصص في الأعمال.
حينما يعيّن أحد المسئولين مديراً لمؤسسة أخرى غير تلك التي كان يعمل بها يسأل نفسه سؤالاً: هل يمكن لي أن أنجح في إدارة هذه المؤسسة، وللإجابة عن هذا السؤال، يجب أن ينتظر هذا المسئول حتى يدخل إلى المؤسسة التي عُيِّن لإدارتها، وحتى يتعرَّف على أفرادها ونظامها، ونظام المؤسسة هذا يعني الأسلوب العام المتبع في المؤسسة من أجل القيام بمهامها، حيث إن لكل مؤسسة مهام وأهدافاً يجب أن تنجزها.. وفي هذا الإطار يجب علينا أن نعرف معنى التنظيم، كما علمنا معنى النظام.. أن التنظيم هو الأسلوب الذي سوف يضعه المسئول من أجل إدارة المؤسسة، فإذا كان للمؤسسة نظامها العام الذي تسير به، ترتبط شخصية مدير المؤسسة بطريقة تنظيمية للمؤسسة.
نصل هنا إلى نقطة أساسية حول المؤثرات التي تؤثر على تنظيم المدير للمؤسسة وهي بالتأكيد ترتبط بعدة عوامل، وأول هذه العوامل هي شخصية المدير ذاتها، وهنا نقول: إذا استطاع المدير أن يفصل بين شخصيته وطريقة تنظيمه للمؤسسة يعتبر هذا المدير ناجحاً في إدارته، حيث لا يجب بأي حال من الأحوال أن تطغى شخصية المدير على أسلوب إدارته للمؤسسة، ولهذا وجب لهذا المدير أن يضع تنظيماً للمؤسسة يسير به، وهذا التنظيم يجب أن يكون الأساس، أما عوامل الخبرة والذكاء وشخصية المدير فيجب أن تكون من العوامل المساعدة، ولا يجب أن تكون من العوامل الأساسية في الأسلوب الذي سوف يضعه المدير في إدارة المؤسسة.
أول عناصر التنظيم التي نقصدها في مقالتنا هو المعلومات، حيث يجب على المدير أن يتوافر لديه قدر المعلومات الكافية عن المؤسسة وتاريخها وأنشطتها والعاملين بها، وخبراتهم وظروفهم وكفاءتهم.
الأمر الثاني: يجب أن يضع المدير تنظيماً وأسلوباً تسير به المؤسسة، ويكون هذا الأسلوب هو أفضل الأساليب الممكنة من وجهة نظره، هذا التنظيم والأسلوب هدفه الأساسي توزيع الأدوار بشكل مناسب على العاملين في المؤسسة حسب طاقة كل فرد بحيث يحقق مجموع تلك الأدوار أهداف المؤسسة ودون أن يؤثر غياب أحد العاملين على العمل الجماعي ككل، إذا غاب أحد العاملين لأي ظرف من الظروف.
وعلى الرغم من أن العلوم الإدارية الغربية الحديثة قد توسَّعت في دراسة شخصية المدير، ومدى تأثيرها على العمل وخبرات المدير، وأساليب إدارة فرق العمل في المؤسسات إلا أن كل ذلك من وجهة نظري أمور ثانوية، وسأقول لكم لماذا: عندما يأتي مدير من خارج المؤسسة ليديرها فإن العاملين داخل المؤسسة لا يعلمون شخصيته، ولا يهتمون بذكائه، أو مدى خبرته، ولكن كل ما يهمهم هو الطريقة التي سيتبعها ذلك المدير معهم في الإدارة، أو ما أطلقنا عليه في هذه المقالة (التنظيم) وإذا كان أي مدير لا يستطيع أن يصل بالمؤسسة لتحقيق أهدافها إلا من خلال الأفراد العاملين بها، يكون عليه العمل على إيجاد أفضل السبل والتنظيمات التي يقدِّمها للعاملين، كي يتمكَّنوا من النجاح في تحقيق أهداف المؤسسة.
alyaqout_j@hotmail.com