الإدارة الجيدة للوقت من أهم مقومات النجاح

مما لا شك فيه أن الوقت يعتبر من أهم الموارد التي لم يحسن استغلالها الاستغلال الصحيح، لا من قبل الأفراد ولا من قبل المؤسسات إلا ما ندر، فهدر الوقت وعدم الانتباه إلى أهمية تنظيمه وإدارته سلوك شائع على جميع المستويات خصوصاً في دول العالم الثالث التي لم تعط ذلك المورد الاستثماري حقه من الأهمية والاهتمام. لذلك فإن لم تتم إدارته بصورة فعالة ومفيدة فلن تتم إدارة أي شيء آخر بنجاح، ذلك أن الوقت يستهلك بصورة منتظمة ولا يمكن ادخاره أو تعويضه أو تأجيله وهو بذلك يختلف عن بقية الموارد الأخرى مثل الموارد البشرية أو الطبيعية أو المادية.
إن إدارة الوقت تعرف بأنها الاستخدام الرشيد والجيد والصائب للوقت المحدد بالدقائق والثواني، وذلك لانجاز مهمة أو مهمات معينة، أي أن إدارة الوقت عبارة عن علم وفن الاستخدام الأمثل للوقت، أو علم استثمار الزمن في المفيد بشكل فعال. وفن إدارة الوقت فن قائم على التخطيط والتنظيم والمتابعة والتنسيق والتحفيز والاتصال وهو من أندر وأثمن عناصر أي مشروع، إذاً إدارة الوقت عبارة عن مجموعة من المبادئ والممارسات والأدوات والمهارات والنظم التي تساعد على استخدام الوقت لإنجاز ما نريد.
لعل من أهم خصائص الوقت إنه سريع الجريان وما مضى منه لا يعود، وأنه أغلى ما يملكه الإنسان ذلك أن الوقت يمثل عمره ليس هذا فحسب، بل أنه يحاسب على ما أفناه فيه، وهذا يعني أن العمر مورد شديد الندرة لذلك يحسن استغلاله بحكمة وروية
إن الاهتمام بإدارة الوقت نابع من الأهمية الكبيرة للوقت في الحياة الشخصية والنجاح الوظيفي لكل من الفرد والجماعة والمؤسسات والدول، ذلك أن تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل فعال يحقق الاستفادة القصوى منه، ولعل من أبرز وأهم أسباب الاهتمام بإدارة الوقت:
* إن الوقت مورد ناضب بالنسبة لأي كائن حي، فكل شيء له عمر زمني محدد فهو لا يخزن أو يحفظ لاستخدامه فيما بعد، لذلك فالوقت الذي لا يستخدم بشكل جيد لا يمكن استرداده، فالعمر يستهلك بصورة مستمرة، ولذلك فإن ساعة من التخطيط توفر عشر ساعات من التنفيذ.
* إن إدارة الوقت تساعد على إنجاز الأهداف المخطط لها بوقت أقل وفعالية أفضل.
* الإدارة الجيدة للوقت تخفف من الضغوط في العمل وخارجه كما أنها تحسن نوعية العمل وإنتاجيته وسرعة إنجازه.
* إدارة الوقت بصورة فعالة توفر فائضاً من الوقت يمكن أن يستغل في أمور وفعاليات أخرى مفيدة مثل التطوير الذاتي والترفيه وغيرها.
من هذه المنطلقات نجد أن أهمية الوقت ترفع إلى كيفية إدارته وستغلاله بصورة مثلى من قبل العاملين وتزداد أهمية إدارة الوقت بصورة خاصة على المستوى الفردي والجماعي وفي المنظمات العامة والخاصة بدءاً من القادة الإداريين في قمة الهرم الإداري وصولاً إلى المشرفين والعاملين في المستويات الأولى، فالإدارة الجيدة تسعى إلى استثمار الوقت باعتباره مورداً فريداً لا يمكن إدخاره، إنما يمكن استخدامه واستغلاله بحكمة ومنطق. فالاهتمام بالوقت يوفر الجهود والموارد والعاملين، كما أن استخدامه بفعالية يمكن أن يغيّر بعض الأساليب والعادات القديمة غير المفيدة في العمل.
ولعل من أهم خصائص الوقت إنه سريع الجريان وما مضى منه لا يعود، وأنه أغلى ما يملكه الإنسان ذلك أن الوقت يمثل عمره ليس هذا فحسب، بل أنه يحاسب على ما أفناه فيه، وهذا يعني أن العمر مورد شديد الندرة لذلك يحسن استغلاله بحكمة وروية.
وعلى العموم يمكن تقسيم الوقت إلى عدد كبير من الأنواع كل واحد منها يهم شريحة معينة يحسن بها إدارتها بصورة تضمن الاستفادة منه ولعل من أهم تلك الأنواع ما يلي:
* الوقت الإبداعي: وهذا النوع من الوقت مخصص للدراسة والبحث والاستقصاء وكذلك التخطيط ووضع الحلول وتحديد الأولويات وخلق الشعور بأهمية المتابعة والإنجاز.
* الوقت الانتاجي: وهذا يعتمد على برمجة الوقت وتحديد الوقت المثالي في العمل لاستغلاله في العملية الإنتاجية.
* الوقت المخصص للنشاطات الفرعية والذي يجب أن لا يتعارض مع أوقات الإبداع والإنتاج.
* الوقت التحضيري: وهو الوقت الذي يسبق الأوقات السابقة الذكر، وهذا الوقت يعنى بجمع المعلومات وإعداد بيئة العمل وتحديد أساليب وأدوات العمل ويشمل ذلك تقليل الهدر وخفض التكاليف.
مما سبق يتضح أن من أهم مبادئ إدارة الوقت التخطيط، وعلى الرغم من أن التخطيط يأخذ وقتاً طويلاً في أول الأمر إلا أنه يتم تعويض ذلك بالإنجاز السريع الذي يعتبر نتيجة من نتائج التخطيط السليم، فهو يوفر الجهد والوقت في إنجاز المهمات. وهذا يعني أن التخطيط يعد أكثر مهام القائد الإداري أهمية وبدونه تصبح الصورة غير واضحة أمامه لغياب الطريقة وبالتالي الإنجاز. ولعل أهم مراحل التخطيط تتمثل في النقاط الآتية:
* معرفة المعلومات والبيانات ووضع قاعدة لها.
* تحديد الهدف: فتحديد الأهداف وتقسيمها إلى مستعجلة ومتوسطة وبعيدة المدى وتحديد الوقت اللازم لإنجاز كل منها ضمن جدول زمني محدد يلي ذلك المتابعة وتحديد الأولويات وترتيبها حسب أهميتها وذلك مثل أمور عاجلة جداً وأمور هامة غير عاجلة وأمور روتينية قد تكون هامة لكنها غير عاجلة، أما النوع الأخير فهي الأمور المضيعة للوقت فلا هي هامة ولا هي عاجلة. والإنسان العملي لا يلقى بالاً لهذا النوع من النشاطات المضيعة للوقت والجهد.
* التنظيم: وهذه المرحلة هي التي تلي مرحلة وضع الخطط، فمن خلال التنظيم يمكن وضع جدول زمني لكل مهمة أو نشاط يوضح الوقت اللازم لانجازه خلال فترة زمنية محددة، كما أن تلك الجداول والسجلات تبين كيفية استخدام الوقت بالإضافة إلى زيادة مهارة الأفراد من خلال الاطلاع والتدريب.
* الرقابة: إن الرقابة على استثمار الوقت تعتبر من أسس الإدارة السليمة ومن أسس زيادة فعاليتها، وهذا يعني أن وجود خطة أو معيار يتم بموجبه مقارنة النتائج المتوقعة على أن لا تكون تلك الخطة جامدة، فمتابعة تعديل الخطة والجدول الزمني لها وللأداء والإنتاج ضروري لتحقيق إنجاز الأهداف بما يتوافق مع الظروف المحيطة وهذا لا يتم إلا من خلال الرقابة والمتابعة، والمتابعة والرقابة تشمل متابعة الجدول الزمني المقرر ومعرفة ما تم إنجازه ومعرفة العوائق التي تعترض طريق التنفيذ. كما يشمل ذلك معرفة الأهداف التي تم إنجازها، ومعرفة الوقت الذي استغرقه إنجاز كل مهمة، إن عدم التنظيم يؤدي إلى نقص الوقت وإذا حدث ذلك فإن المهارات الإدارية تكون ضعيفة ومتدنية. لذلك لا بد من العمل على اتباع جميع السبل والأسباب التي تعمل على توفير الوقت والتي من أهم الطرق العلمية التي أثبتت التجارب جدواها في توفير الوقت ما يلي:
* استخدام الأجهزة الحديثة: مثل الحاسوب والهاتف المجهز بالتسجيل والهاتف المحمول والفاكس وأجهزة التصوير والماسحات الضوئية والانترنت والبريد الاكتروني والمفكرة الالكترونية.
* طريقة التقويم: وهذه تعتمد على تحديد العاملين المكلفين بانجاز مهمة معينة في زمن معين والالتزام بهذه المواعيد.
* تقسيم العمل: وهذا يعني تقسيم الأعمال داخل المنظمة إلى وحدات وتحديد مدخلات ومخرجات تلك الوحدات.
* تحديد الواجبات اليومية التي يجب على كل فرد إنجازها وكذلك الأسبوعية والشهرية ويدخل في ذلك تحديد الوقت اللازم وعدد الأفراد المشاركين ونوع النشاط ومكانه وأنسب الأوقات لإنجازه.
* التذكير الدوري يساعد على الالتزام بالمواعيد المقررة ناهيك عن استخدام نظم التذكير مثل مذكرة الجيب، نظام اللوح الرقابي، نظم العلامات الملونة.
أما المشكلات التي تعمل على هدر الوقت وعدم الاستفادة منه فمنها: عدم الانتظام وغياب التخطيط وعدم المقدرة على إدارة الوقت أو الشعور بأهميته وتخلف الأنظمة أو الاتصالات الإدارية وعدم كفايتها وغياب المعلومة الكافية والمركزية الشديدة وغياب أسلوب التعويض وإلقاء اللائمة على الأخرين وعدم وجود أهداف وطموحات محددة ناهيك عن أن لبعض المفاهيم والجوانب الاجتماعية السلبية أثراً بالغاً على ضياع الوقت وبالتالي عدم القدرة على إدارته إدارة فعالة تحقق الاستفادة المثلى منه.
نعم إن الوقت من أهم النعم التي أنعم الله بها علينا وحثنا على استغلالها والاستفادة منها وعدم هدرها، وقد بين الدين الإسلامي أهمية الوقت وأهمية إدارته فقد أقسم الله بالوقت في عدد كبير من الآيات والسور وذلك للفت الانتباه إلى أهميته وذلك مثل قسمه بالليل والعصر والفجر وغيرها، كما أشار الرسول صلى الله عليه وسلم إلى أهمية الاستفادة من الوقت وإدارته في المفيد فقال «على العاقل ما لم يكن مغلوباً على أمره أن يكون له ساعات، ساعة يناجي بها ربه وساعة يحاسب بها نفسه وساعة يتفكر فيها في صنع الله وساعة يخلو فيها لحاجته من مطعم وشرب» الحديث. ناهيك عن حديث «اغتنم خمساً قبل خمس شبابك قبل هرمك وصحتك قبل سقمك وغناك قبل فقرك وفراغك قبل شغلك وحياتك قبل موتك» ولا شك أن كل واحدة من هذه الخمس مرتبطة بالوقت لذلك فإن الإدارة الناجحة للوقت هي المعول عليها في تحقيق الانجاز والتقدم والنجاح.
ولعل أكبر مشكلة يعاني منها العالم العربي والإسلامي تتمثل في فشلها في إدارة الوقت والاستفادة منه على غرار ما هو معمول به في دول العالم الأول.
دقات قلب المرء قائلة له
إن الحياة دقائق وثواني