ضوابط تحكم التبرع الاختياري من المتسوقين لصالح الجمعيات الخيرية

من وزارات الداخلية والشؤون الاجتماعية والتجارة ومؤسسة النقد

خلصت اللجنة المشكلة من وزارات الداخلية، الشؤون الاجتماعية، التجارة والصناعة بالإضافة إلى مؤسسة النقد العربي السعودي بتوجيه من صاحب السمو الملكي الأمير نايف بن عبدالعزيز وزير الداخلية لدراسة ظاهرة التبرع الاختياري من المتسوقين بالهللات المتبقية لصالح بعض الجمعيات الخيرية لدى بعض الأسواق المركزية إلى أن تقتصر خدمة التبرع على المنشآت التجارية الحاصلة على سجلات تجارية من وزارة التجارة والصناعة، وأكدت اللجنة ضرورة أن تقتصر الاستفادة من هذه التبرعات على الجهات الخيرية المرخصة داخل المملكة التي تنص اللوائح التي تحكم الإشراف عليها وكذلك أنظمتها الأساسية على جواز جمع التبرعات.
كما أقرت اللجنة انه لا يسمح لأي منشأة تجارية تقديم التبرع الاختياري ببواقي الهللات لصالح الجهات الخيرية إلا بعد اخذ الموافقة الرسمية من وزارة الشؤون الاجتماعية أو جهات الإشراف الأخرى التي تتبع لها الجهات الخيرية الأخرى. كما تولت وزارة الداخلية الإشراف والتصريح للجهات الخيرية الموافق على تأسيسها من المقام السامي بالاستفادة من هذا النوع من التبرع والمحدد بفترة زمنية معلومة. وان تتضمن موافقة المنشأة المشرفة رقم الترخيص أو يرفق بها رقم الترخيص بجمع التبرع الاختياري ومدته واسم المنشاة التجارية ورقم سجلها التجاري.
وأكدت اللجنة أن السماح للمنشأة التجارية يقتصر على الإعلان عن تقديم هذه الخدمة والتعريف بها للعملاء والمتسوقين داخل مبنى السوق التجاري فقط وخلال فترة الترخيص ولا تستخدم المنشأة ذلك في أيه نشاطات دعائية أو تسويقية.كما تتم عملية جمع التبرع بباقي الهلل عند الشراء بموجب عقد بين المنشأة التجارية والجهة الخيرية يحدد فيه التزامات الطرفين على أن لا تتقاضى المنشاة التجارية أيه أتعاب لقاء تقديمها الخدمة، وان تحدد فترة العقد بمدة لا تزيد عن سنة ويجوز تجديدها لأكثر من فترة بموافقة الجهة الإشرافية على الجهة الخيرية شريطة أن يتم تصفية تراخيص جمع التبرعات السابقة والحسابات ذات العلاقة قبل إعطاء موافقة التجديد في نهاية السنة المالية.
ورأت اللجنة في تقريرها الذي شمل آلية محاسبية دقيقة أن يتم معالجة مبالغ التبرع محاسبيا من قبل المحاسب الداخلي للمنشأة التجارية حيث لا تؤثر المبالغ المتبرع بها في الحسابات الختامية للمنشأة. وان يتم صرف مستحقات كل جهة خيرية من التبرع بشكل ربع سنوي في نهاية كل ربع بالتاريخ الميلادي بموجب شيك مسطر أو تحويل بنكي لحساب الجهة الخيرية مع تزويد الجهة المشرفة بصور من الشيكات المنصرفة أو قسائم التحويل البنكي.
ومن ضمن الإجراءات المحاسبية المشددة التي أقرتها اللجنة أن يتوفر بإجراءات الجهة التجارية ونظامها الآلي وضوابطها استخدام فئات دفع منفصلة مثل النقد وشبكة نقاط البيع تكون خاصة للتبرع بالهلل. وان يخصص حساب بنكي مستقل باسم المنشأة التجارية مضافا إليه عبارة (بواقي الهلل) تجمع فيه المبالغ المتبرع بها من العملاء ويتكون هذا الحساب من حسابات فرعية يخصص كل واحد منها لكل جهة خيرية مستفيدة بموجب العقود والموافقات. كما يكون التحكم مركزيا عن طريق إدارة المنشأة التجارية المقدمة للخدمة وان لا يكون هناك إمكانية في متاجر المنشأة التجارية لجمع التبرعات دون الارتباط المباشر مع إدارة الشركة وان تكون عملية التبرعات مباشرة مع قاعدة بيانات الشركة.
ورأت اللجنة أن تقوم المنشاة التجارية بإنشاء موقع للانترنت يمكن الدخول عليه من قبل الجهات المستفيدة والجهة المشرفة عليها والجهات الأمنية من أي مكان لمتابعة رصيد وحركات التبرع للحسابات الرئيسية والفر