مكتب إدارة المشاريع

لكل مشروع العديد من التحديات والعقبات وقد تتأخر مشاريع كثيرة بسبب عدم كفاية التقدير والتخطيط وفقدان الرعاية التنفيذية المبنية على الأهداف والغايات ما يؤدي إلى التعثر وكذلك عدم الحصول على المخرجات حسب المخططات المبنية على ميثاق المشروع وتطلعات أصحاب المصلحة.
ومن هنا انبثقت فكرة إنشاء مكتب إدارة المشاريع للحوكمة والتنفيذ ووضع الاستراتيجيات المناسبة والرقابة وتزويد مديري المشاريع وأصحاب المصلحة بالتقارير المتنوعة والنماذج التفصيلية لأحداث ومجريات المشروع وفق المعايير التي تضمن استمرارية المشروع بانسيابية عالية داخل النطاق.
ما أنواع مكاتب إدارة المشاريع؟
1- مكاتب إدارة المشاريع الداعمة Supportive PMO
وتقوم بدور المساندة والدعم في تقديم المخططات المطلوبة، وإتاحة المعلومات والوثائق عند الطلب، وتزويد فريق المشروع بالدعم الفني والمهني، سواء من الخبرات السابقة أو الممارسات المبنية على النماذج الراهنة والاقتصار على لعب دور الاستشاري دون فرض السيطرة والتحكم في المشاريع.
2- مكاتب إدارة المشاريع المسيطرة Controlling PMO
يعمل على توحيد النماذج والأساليب لتنفيذ آلية العمل وفق ضوابط وشروط معينة، والعمل على تدريب أعضاء الفريق وتأهيله وتنظيم سير العمل، والتحكم في الإجراءات العملية والأنشطة عبر منهجية واضحة وموحدة عن طريق صلاحيات محددة في مستوى متوسط من السيطرة والتحكم في المشروع.
3- مكاتب إدارة المشاريع الموجهة Directive PMO
يتميز بالدور التنفيذي والإداري المطلق في تنفيذ واتخاذ القرارات وتوجيه مديري المشاريع وفق قوالب محدودة وفق أُطر وقواعد ثابتة، كما يقوم مديرو المشاريع بتزويد المكتب بالتقارير اللازمة لضمان سير المشروع حسب ما هو مخطط له وفق الرؤية الخاصة بالمؤسسة.
يبقى السؤال الأهم ما مدى فعالية إدارة مكتب المشاريع في العمل المؤسسي؟
تتمثل الفعالية بحسب أهداف المشروع التي تتحقق بالاستخدام الأمثل للموارد (Resource) وفق غايات أصحاب المصلحة (Stakeholder) كما أن وضوح التقارير وسهولة الوصول للبيانات والمعلومات يساعد فريق العمل للمضي قدماً في تنفيذ المشروع وفق معطيات مكتب إدارة المشاريع مما يساعد في ترتيبها وتنفيذها حسب الأهمية.
كما أود أن أنوه إلى أن الاجتماعات الدورية مع مديري المشاريع والأقسام المعنيين يوضح العقبات والمشكلات التي تواجههم وتقريب وجهات النظر مما يعزز ويستحدث طرقاً أخرى في مكتب المشاريع بحسب المستجدات والتغيرات التي من شأنها تطوير سير العمل.
حيث إن العاملين في مكتب المشاريع يجب أن يتمتعوا بالمرونة اللازمة والعمل وفق المتغيرات والتغذية الراجعة Feedback، جدير بالذكر أن الرعاية الدائمة من قبل الإدارة العليا لمكتب إدارة المشاريع يساعد في استدامته وتحقيق الأهداف المنوطة بها.
* متخصص في إدارة المشروعات