توثيق العقود.. يحفظ الحقوق ويغلق أبواب الخصومة!

المحاكم تتحمّل العبء الأكبر في قضايا التعاملات المالية والعينية «غير الموثقة»

اشترك ثلاثة إخوة في مشروع استثماري أقاموه على قطعة أرض كانت ملكاً لأحدهم وتم تسديد ثمن قطعة الأرض كل حسب نصيبه ولم يتم تحرير أي مستند يثبت شراء قطعة الأرض نظراً للثقة التي كانت بينهم إلا أن أصحاب الأرض قالوا: ليس لكم عندنا أرض استناداً لعدم وجود مستندات تثبت شراء قطعة الأرض!
كما أن أحد الأشخاص تقدم لشراء حصة آخر في شركة، وبعد أن اتفقا على ذلك تم إبرام عقد بينهما، وقام المشتري بتسديد البائع مبلغاً من المال يصل إلى ملايين الريالات، ومن ثم اختفى البائع، ووجد أن العقد الكائن بين يديه غير موثق وفقاً للنظام وأنه لا يعفيه من المساءلة القانونية لوجود مخالفات قائمة على البائع، وعلى الشركة، ربما يتحمل جزءاً كبيراً منها.
وأيضاً كانت هناك عائلة مكونة من عدة أسر أرادت إنشاء صندوق خاص بها ، وقام أحدهم بفتح حساب بنكي لكي يودع من أراد منهم إلا أن صاحب الحساب عندما روى هذا العمل لأحد المحامين بادر وعلى الفور بإغلاق هذا الحساب باعتباره عملاً مخالفاً للنظام وأن ما يقوم به هو جمع للأموال، وهو ما يستلزم التصريح والتوثيق من الجهات المختصة.
هذه نماذج لقصص طويلة وقعت في دوامة الثقة والتقليدية وعدم توثيق العقود في تعاملاتها المختلفة، لتبدأ بعد ذلك فصول المعاناة التي قد تمتد الى جيل الاحفاد ليواصلوا البحث عن حل لهذه القضايا التي تملأ أروقة المحاكم.
حسم النزاع
في البداية يؤكد سلمان العنزي - محام - أن التوثيق له أهمية بالغة منذ القدم في شتى التعاملات في الحياة إذ به تتم حماية الحقوق والمصالح سواء على مستوى الأشخاص العامة أو الأشخاص الخاصة، فالتوثيق هو التسجيل والحصول على معلومات ثابتة ومتاحة من دون إهمال عرف الناس وعاداتهم، ويترتب على التسجيل أن يكون حجة بالنسبة إلى أطرافه وبالنسبة إلى غيرهم فهو يبين لنا عناصر كل اتفاقية معقودة بين شخصين أو عدة أشخاص، ويضمن استمرارها، ويحسم النزاع بين الأطراف المتعاقدة، موضحاً من خلاله لكل من العاقد والمعقود له، ما له وما عليه من واجبات وحقوق تجاه الآخر.
وأضاف: إن هناك عقوداً مدنية وتجارية وعمالية يتضمن بعضها مجموعة من الأخطاء التي يجب ألا تقع، إضافة إلى أن بعض الأفراد والشركات لا يكترثون بحفظ العقود أو صياغتها بواسطة المختصين رغم حساسية ذلك وأهميته، إذ يجب توثيق العقود المتعارف عليها سواء المدنية كالزواج والطلاق والقرض والشراء.
وأما ما ورد في الأنظمة التجارية، كعقد البيع والإيجار والمقاولة والكفالة، وعقود العلاج الطبي وعقد السكن في الفنادق، وعقود الإذعان كعقود الكهرباء وشركة الاتصالات والبنوك وشركات التأمين، وعقود البيع والإيجار، وهكذا.. ولا بد أن يتوافر لدى من يقوم بصياغة العقد مجموعة من الشروط، كإتقان اللغة العربية، والإلمام بالأنظمة الشرعية والقانونية والثقافة وهناك أخطاء شائعة في صياغة العقود المدنية أو التجارية، كعدم كتابة العقد بلغة عربية وقانونية صحيحة لا تدع مجالاً للشك أو الغموض في بعض العبارات وعدم وضوح بعض الكلمات التي يمكن تأويلها إلى معان عدة، والكتابة لدى أشخاص غير مختصين، وكتابة العقود بالنقل عن طريق الاستعانة ب (جوجل)، وفي التجارة عدم تحديد الحصص تحديداً نافياً للجهالة والغرر، وكذا طريقة تقديم كل شخص لحصته، وأحياناً تكون البداية بالمجهول، وعدم توزيع الصلاحيات والاختصاصات، ومن المخالفات القانونية عدم توثيق ما تقوم به الأسر أو العائلات من إنشاء صناديق تعاونية خاصة بها لمجابهة بعض الظروف أو لمساعدة المحتاجين والمعوزين منهم، أو إنشاء جمعيات خيرية خاصة بها لم تسع في توثيقها أمام جهات الاختصاص وفقاً للأنظمة وجمعها للمال يعد مخالفة صريحة طالما كان هذا العمل لم يوثق من جهة رسمية.
تنظيم سير المعاملات بين الأطراف
وقال العنزي: إن للتوثيق أهمية في تنظيم سير المعاملات بين الأطراف، إذ يعد قاعدة متينة وركنا أساسا للاطمئنان والراحة أثناء التعاملات المتبادلة وبالتأكيد تظهر أهميته في عدة أمور من أهمها: أن التوثيق يكشف نوايا المتعاقدين فإنه لا يقوم في الغالب لمن أراد التلاعب أو الاحتيال وإنكار حقوق الآخرين لتوثيق الحق الذي عليه؛ لأن إثبات التصرفات والوثائق والحقوق والعقود والتصديق النظامي كفيل بتحقيق الطمأنينة التامة على الحقوق واستقرار المعاملات وإغلاق طرائق الحيل والأمور غير القانونية التي يمكن أن تكون كذلك في التوثيق صيانة للأموال من أن تكون عرضة في حال الإنكار للضياع وعدم التمكن من الإثبات، فالتوثيق الكتابي وتصديقه فيه تأكيد وضمانة في صيانة الأموال، والتوثيق الكتابي يغني عن الشهود لأن الشهود وإن كانوا يثبتون الحقوق إلا أنهم عرضة للموت، أو على الأقل النسيان والخوف من العقاب أو وجود ما يمنع من الحضور أمام القضاء لأداء الشهادة، وربما قد يرد القاضي شهادتهم لبعض ما يراه من اعتبارات، كما أن في اللجوء للتوثيق قطع للمنازعات بين أطراف التعامل العقدي بحكم أن المرء في معرض الوقت معرض لنسيان الثمن وخلافه، فقد ينكر بعض الحق للنسيان، ومن هنا يبدأ النزاع والالتجاء إلى المحاكم.
أحمد التويجري
د. خالد الحميزي
في حين أن لو كان ذلك موثقاً لتم الرجوع إليه، والحكمة تقول: "إن التوثيق ليستذكر به عند أجله لما يتوقع من الفترة بين المعاملة وحلول الأجل، فالنسيان متعلق بالإنسان والشيطان ربما يحمله على الإنكار وعوارض الحياة من موت وغيره تطرأ، فيشرع الكتاب هنا - أي التوثيق "وأيضاً في التوثيق احتياط من بطلان العقود وفسادها، ففي حالة كتابة ما تم التعاقد عليه وتم توثيقه أمام كاتب العدل أو موثق معتمد لأنهم أعلم بشروط وقواعد التوثيق وملمين بما يجب ذكره، وما يجب تركه وتحصين العقود من المفاسد حتى لا تكون عقودهما قابلة للإبطال مستقبلاً عند وجود خلاف أو نزاع بينهما، كما أن في التوثيق رفع للحرج ودفع للشك والريبة بين الأطراف، إذ قد يشتبه على الأطراف أو على ورثتهم في مقدار بعض الشروط، أو في الأجل، أو في الثمن مع مرور الزمن، وبالتالي قد يقعون في الخلاف وفتح باب الخصومة ومن دون أن تتجه النية إلى إبطال الحق، فإذا وجد توثيق العقد هنا فإنه يمكن الركون إليه وبذا ينعدم وجود الشك أو الارتياب وأيضاً في التوثيق ضماناً وتأكيداً لحق الدائن، ففي حالة العجز أو التلاعب أو المماطلة فإن الدائن يمكنه استيفاء حقه معتمداً على الوثيقة.
وأضاف: لقد أمرنا الله بتوثيق العقود التي تقع بين الأطراف حسماً لقيام أي نزاع وإغلاقاً لباب الخصومة وحفظاً للحقوق، وكلنا نجري يومياً عقوداً وأكثرنا لا يكترث بها رغم أهميتها سواء إحضار عامل صيانة للمنزل أو الذهاب لورشة لإصلاح عطل وهكذا، فإنه وإن لم نجر عقوداً شكلية معهم فإنه يجب أن نحرص على الاحتفاظ بالفاتورة باعتبارها وثيقة عرفية يمكن الركون عليها فيما لو وقع نزاع، وكثيراً ما نلاحظ من يتحدث عن العقود وتوثيقها وفي المحاكم يسأل القاضي عن الوثائق التي تثبت لك حقك.
وسائل التوثيق
وأوضح أن التوثيق لدى كاتب العدل، إلا أن المطبق حالياً لدى كتابات العدل هو توثيق أنواع محددة من العقود والإقرارات، مع أن نظام القضاء تطرق إلى اختصاص كتاب العدل بتوثيق مسائل العقود والإقرارات التي تصدر من ذوي الشأن، ولم يتم تفعيله حتى الآن وربما يستمر عليه العمل حتى يتم إسناد أعمال التوثيق للمحامين، وما يتم حالياً هو وثائق عرفية وهي الحل الشائع بين الناس، ويقصد بها المستندات التي يحررها المتعاقدان من دون أن يصادق عليها من له حق التوثيق، والوثيقة العرفية لها حجة أمام القضاء متى ما أقر بها مصدرها، ويجب توثيق العقود بالكتابة رغم وجود الثقة وعلاقة القربى بين الأطراف، فالأنفس تتغير والذمم كذلك، والشهود تسيطر عليهم ظروف الحياة، وكتابة العقود وتوثيقها تعطي قوة للعقد وقيمة قانونية خاصة عند نشوب النزاع.
سلمان العنزي
وأوضح أنه لكي تكون العقود أو المحررات العرفية صحيحة يجب عدم إغفال الاحتفاظ بأصول المستندات، إذ لا حجية وفقاً للقضاء بصور الأوراق أو المحررات العرفية وكذلك لانعدام قيمتها في الإثبات، وكذلك الابتعاد عن إضافة أي تغييرات في الوثائق أو المحررات العرفية، حتى لا تكون عرضة للمساءلة القانونية، لأن أي تغيير في هذه المستندات يؤدي لضياع الحقوق، وبالتالي يجرمه النظام الجزائي بجرائم التزوير ويعاقب عليه كما أنه لا يقبل التوثيق بمحرر عرفي إذا كان النظام يشترط التوثيق لدى الجهة المختصة، مثل: عقود بيع العقارات، أو عقود الشركات، أو يتطلب النظام وجود مستند رسمي، مثل: التصرفات التي تجرى على العلامات التجارية وعقود التجارة وأيضاً التأكد من محتوى المستندات المحررة أن تكون بياناتها وما تتضمنه مكتوباً بشكل صحيح توافق الواقع، ومؤرخة، وأن تكون التواقيع صحيحة، وصادرة ممن له حق التوقيع، وألا يتضمن المستند على أي شطب أو تعديل إلا إذا كان المتعاقدان وقعا على ذات التعديل.
حماية الحقوق
يؤكد أحمد بن عبدالله التويجري - محام - أنه باستقراء ما آلت إليه المعاملات بشتى صورها وأنواعها من ازدياد وتشعب، الأمر الذي أصبح يوجب دقة التحري عن صحة المعاملة والتحقق من هوية أطرافها، ولا سيما حينما يؤخذ في الحسبان ما يقوم به بعضهم من تعمد التحريف والتبديل والانتحال وما إلى ذلك من التصرفات التي تؤدي بدورها إلى تغيير الحقيقة ويطغى عليها طابع الانتهاك والعدوان على مصالح الأفراد بشكل خاص، ومن ثم على مصالح الدولة وسلطانها.
إثبات الوقائع والسندات التنفيذية
وأضاف: وبالتعمق في أهمية التوثيق وتسليط الضوء على دوره داخل أروقة القضاء - المكان الأقرب بالنسبة إلي كأحد أفراد المجتمع القانوني - يمكنني التأكيد لكونه سيؤدي بفضل القائمين عليه دوراً لا يُستهان به في إثبات الوقائع والأخذ بالأسباب التي تُبنى على أساسها الأحكام ومن ثم سيسهم في حل كثير من القضايا التي تتوقف على بينة يوثق في صحتها ومصدرها وهوية أطرافها وفي ذلك تنظيم إلهي لولا أن أخذ به البشر لما كان بوسعنا أن ندرك مواطن الراحة من بعد الشقاء فقد قال جل في علاه: (يا أيها الذين آمنوا إذا تداينتم بدين إلى أجل مسمى فاكتبوه وليكتب بينكم كاتب بالعدل..).
يجب توافر الخلفية القانونية والشرعية للعقود
وأشار التويجري إلى أن أهمية التوثيق تكمن حينما يتم اعتماد توثيق عقود الإجارة والمقاولة وتنفيذ المشاريع والتوريدات وأنواع الاستثمار، ما سيجعل من هذه العقود سندات تنفيذية مباشرة حسب نظام التنفيذ الصادر بالمرسوم الملكي ولائحته التنفيذية، ما يعني تخفيف العبء عن كاهل المحاكم في النظر بأصل موضوع هذه القضايا والتوجه مباشرة بهذه العقود سندات تنفيذ إلى قضاء التنفيذ لتنفيذها مباشرة وإلزام بها بالقوة الجبرية من دون الحاجة إلى الخوض في أصل النزاع الذي يؤدي حالياً إلى تأخير الحقوق وتعطيلها على المستثمرين والأفراد والشركات وتضييع الجهود والأموال الطائلة في إثبات حقوق ثابتة بالأصل، ولكن لرغبة المماطلين في عدم الوفاء والسداد بها فإنهم يلجؤون إلى المحاكم لعلمهم بطول أمد التقاضي ولكن بعد تفعيل نظام التوثيق سيقضى على هذه الظاهرة السيئة، وسيتوجه أصحاب العقود الموثقة إلى جهات التنفيذ لتنفيذها مباشرة، موضحا أن من أبرز ميزات نظام التوثيق التسهيل على الناس في إصدار الوكالات وفسخها وإفراغ صكوك العقارات وعقود التأسيس للشركات خارج أوقات الدوامات الرسمية وذلك تسهيلاً لظروف رجال الأعمال والمستثمرين وموظفي الدولة والأفراد.
لائحة الموثقين
ويبين د. خالد الحميزي - محام ومحكم معتمد بوزارة العدل - ارتباط الموثق التنظيمي والإداري حيث نظمت ذلك لائحة الموثقين وأعمالهم وفق ما جاء في المواد فأولاً استقبال الطلبات حيث يُشكل وزير العدل لجنة أو أكثر لدراسة الطلبات المقدمة للحصول على رخصة التوثيق، وتصدر رخصة التوثيق من وزير العدل، وتكون مدتها خمس سنوات قابلة للتجديد، ويصدر بدل المفقود للرخصة بعد مضي شهر من تاريخ الإعلان عن الفقد في إحدى الصحف.
ومرجع الموثق وزارة العدل بدءاً من استقبال طلب الترخيص ومروراً باستخراج الرخصة واستلام متطلبات العمل النظامية والفنية ودليل العمل التقني على نظام الموثق الإلكتروني ومتابعة عمله وتوجيهه فيما يلزم ووكالة الوزارة لشؤون التوثيق هي الجهة المعنية في الوزارة بشؤون الموثقين، ولوزير العدل إيقاف الموثق عن عمل التوثيق مدة لا تزيد على ثلاثين يوماً أثناء التحقيق معه وينتهي بانتهاء مدته أو بانتهاء التحقيق أيهما أقل ويُعاقب كل موثق يخالف أحكام هذه اللائحة بإحدى العقوبات: الإنذار - إيقافه عن مزاولة التوثيق مدة لا تتجاوز ثلاث سنوات - إلغاء الرخصة، ويسلم الموثق النماذج المنتهية كل ثلاثة أشهر لكتابة العدل، وتسلم النماذج المتبقية في حال انتهاء رخصته أو شطبها، أو وفاته أو فقده إحدى شروط الرخصة وتزود الجهات ذات العلاقة بنماذج من أختام وتواقيع الموثقين المعتمدة من الوزارة والعقود والإقرارات الموثقة وفق هذه اللائحة يكون لها ما لصكوك كتاب العدل من قوة الإثبات، وتعد سندات تنفيذية.
آلية التوثيق والمحترزات
وعن آلية التوثيق والمحترزات التي ينبغي للموثق الاهتمام بها قال د. الحميزي: الموثق هو المسؤول عن جميع المحررات التي تصدر منه، والعقود والإقرارات التي تحتاج إلى إثبات أو حكم أو يمين أو سماع بينات أو جرح أو تعديل، ليس للموثق إجراء شيء منها، ولا يجوز للموثق أن يُحرر أو يُصدق الأوراق المتعلقة بمصلحته الذاتية أو المتعلقة بأصوله وفروعه من النسب وزوجته، وإذا قُدمت مستندات أو صكوك ووثائق للموثق، وظهر له شبهة التزوير أو التحريف أو ملغاة أصولها فعليه رفعها لوزارة العدل مع تحرير محضر بالواقعة مرفق بها ما يثبت شخصية المتقدم، وبعد الانتهاء من ضبط الإجراء يجب توقيع من يلزمه توقيعهم عليه، ووضع بصمة إبهام من لا يُحسن كتابة اسمه وتوقيعه، وليس للموثق ضبط معاملة لم يحضر أطرافها أو وكلاؤهم أو ترك الضبط من دون توقيع.
ويجب حفظ الضبوط في مكان محرز لوقايتها من جميع ما يؤثر فيها من العبث أو يؤثر في سلامة استمرارها، ويكون ذلك في الأماكن المخصصة لها، ويُعد الموثق مسؤولاً مسؤولية مباشرة عن ضبطه، وكذلك الحرص على التأكد من شخصية ذوي العلاقة وإثباتاتهم، والسماع منهم وأخذ إقرارهم وعدم استنابة أحد في ذلك وإذا ورد إلى الموثق حالات جديدة لم تعالجها التعليمات، أو أشكل شيء من ذلك فعليه الرفع إلى وزارة العدل لطلب التوجيه والاسترشاد.
عقود الشركات
وعن إجراءات ضبط توثيق عقود الشركات أو ملاحق التعديل أو قرارات الشركاء، قال: يتم ضبط ملخص للعقد حسب الخانات المعدة في النظام الآلي وفقاً للمادة الحادية والثلاثين من اللائحة، ويتم أخذ تواقيع أصحاب العلاقة (الشركاء أو وكلائهم) على الضبط، وتوقيع الموثق على الضبط، ويتم الشرح على النسخة المقدمة من الشركاء وكذلك جميع النسخ المطلوبة بالعبارة التالية:
(أنه جرى ضبط وتوثيق عقد أو ملحق هذه الشركة بموجب ما ضبط في بعدد وصحيفة وجلد) ويوقع الموثق عليه.
وفي حال كان لدى الشركة من ضمن رأس المال عقارات فيتم الشرح على صكوك العقارات التي هي في حدود ولايته المكانية ويتم إحالتها لكتابة العدل لنقل الشرح على سجلاتها لديهم أما صكوك العقارات التي هي خارج الولاية المكانية فيتم إرسالها لكتابة العدل التي هي في حدود ولايتها المكانية للشرح على الصكوك والتهميش على سجلاتها.
توثيق العقود يعطيها قوة وقيمة قانونية