3 دقائق لإنهاء إجراءات منظمي خدمة حجاج أوروبا

في برنامج حاسوبي يعد الأول من نوعه

تستخدم المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا ممثلة في قسم الإسكان وعقود الخدمات أحدث وأرقى برنامج حاسوبي متطور لتنفيذ وإنهاء وتسهيل اجراءات منظمي خدمة الحجاج المتعلق بعقود الاسكان والخدمات وذلك من أي مكان في العالم وبكل يسر وسهولة .
وأوضح رئيس مجلس إدارة المؤسسة المطوف عبد الله بن عمر علاء الدين أن هذا البرنامج الذي يعد الأول من نوعه على مستوى مؤسسات أرباب الطوائف تم هذا العام تحديثه وتطويره للاسهام في تقديم المزيد من الخدمات الالكترونية وتسهيل الاجراءات وانهائها في اسرع وقت مشيرا إلى أنه تم هذا العام اضافة خدمة جديدة في البرنامج تتمثل في ارسال رسالة نصية هاتفية للمنظم أو المندوب المعتمد بعد انهاء كل مرحلة من مراحل اجراءات النظام علاوة على اضافة عدة لغات للبرنامج بجانب اللغة العربية لتمكين جميع المنظمين من استخدام اللغة التي يرغبون فيها بالاضافة الى تمكين المنظم من ارفاق صورة العقد المبرم بينه وبين الحجاج ليتسنى للمؤسسة من متابعة كافة شروط العقد .
وبين أن المؤسسة قامت بتجهيز قاعة على مساحة 350 مترا مربعا مدعمة بعدد من اجهزة الحاسب الآلي الحديثة يبلغ عددها 17 جهازا الى جانب توفير 5 اجهزة لتمكين المنظمين من استخدامها شخصيا لانهاء اجراءاتهم مع تزويد جميع الاجهزة بالانترنت وتشغيل نظام الويرلس لاتاحة الفرصة للمنظمين من استخدام الانترنت على اجهزتهم المحمولة اضافة الى توفير طوابع حديثة لتمكين الجميع من طباعة مستنداتهم مؤكدا بأن اجراءات كافة المنظمين الذين يبلغ عددهم ما بين 300 و400 منظم اصبحت بفضل من الله وتوفيقه ثم بهذا البرامج لا تستغرق اكثر من 3 دقائق للمنظم الواحد مشيرا الى انه يتم من خلال القسم توثيق اكثر من 2000 عقد اسكان بمكة المكرمة في مدة وجيزة وسريعة ومنظمة تعتمد على الادارة الالكترونية.
من جهته أفاد رئيس قسم الاسكان وعقود الخدمات عبدالله بن فيصل البركاتي أن برنامج الحج الآلي المستخدم بالمؤسسة والذي تم تصميمه بجهود شخصية من قبل القائمين على القسم بالتعاون مع مركز تقنية المعلومات بالمؤسسة يعتمد على اعطاء المنظم او المندوب المعتمد رقما سريا لتمكينه من الدخول الى الملف الخاص به على موقع المؤسسة الالكتروني وقيامه بتعبئة الاستمارة الخاصة به والمشتملة على جميع بياناته الشخصية وعنوانه ووسائل الاتصال به مع تمكينه من ارفاق كافة المستندات المطلوبة آليا واسماء العاملين معه ليتسنى للمؤسسة اصدار بطائق شخصية لهم وللمنظم وتجهيزها وتسليمها للمنظم فور وصوله للمؤسسة .وقال بعد انتهاء المرحلة الاولى من تعبئة الاستمارة الخاصة بالمنظم يتم ارسال رسالة هاتفية للمنظم للافادة بانتهاء هذه المرحلة مع قيام الموظفين بالقسم من طباعة الاستمارة من الموقع وفتح ملف للمنظم وطباعة البطائق التعريفية الخاصة بالمنظم وتجهيزها آليا وذلك لتمكينه في المرحلة الاخرى من مراجعة الجهات الاخرى لاستكمال اجراءات السكن بمكة المكرمة والمدينة المنورة وذلك بعد ان تم الربط آليا ما بين المؤسسة ووزارة الحج والجهات المعنية الاخرى مضيفا أنه يتم في النهاية اشعار المنظم آليا بصدور الباركودات الخاصة بالحجاج من الوزارة للمراجعة واستلامها علاوة على تمكينه في المرحلة النهائية من ادخال كافة البيانات المتعلقة بالحجاج التابعين له في البرنامج مع ارفاق صورة من العقد المبرم ما بينه وبين الحجاج لتتعرف على شروط العقد ومطالب الحجاج وتنفيذها من قبل المنظم .وأبان انه يتم من خلال البرنامج اخطار الشركات المخالفة آليا بالملاحظات التي رصدت ضدهم لافتا النظر على ان القسم يستعين خلال الموسم باكثر من 30 موظفا سعوديا مؤهلا علميا وعمليا للاسهام في تقديم افضل وارقى الخدمات لضيوف الرحمن ممن تتشرف المؤسسة بخدمتهم البالغ عددهم اكثر من 250 الف حاج من 75 دولة .