إدارة إلكترونية

قبل حوالى الخمس سنوات على ما أذكر حضرتُ اجتماعًا رائعًا جدًّا كان بعنوان (إدارة بلا ورق)، وكان مشروعًا ذا فكرة باهرة، وبدأنا تطبيقه فعلاً في العمل، محاولات بجهود مضنية إقناع الباقيات ممّن لم يحضرن الاجتماع أن الإدارة فعّالة أكثر بلا ورق، بالاعتماد طبعًا على وسائل أكثر تطورًا وهي الإنترنت، وبرنامج معارف، والحاسوب بصفة عامة.
الكثيرات طبّقنه بحذافيره، والبعض أنجزنه على مضض وبلا اقتناع، وأخريات رفضن فتح الحاسوب بحجة أنهن كبيرات بالعمر، ولا يردن التطور، ولا تعلم الحاسوب وطرق التعامل معه، وبكل الأحوال تلاشى هذا النظام تدريجيًّا، و(عادت ريما لعادتها القديمة)، فيُقاس إنجاز الموظفة بعدد الأوراق داخل سجلها، ولا يهم الكم الهائل من الورق المُستهلك والذي ينتهي مصيره بالقمامة!
نظام (ساب)، ونظام (أوريكال) وغيره من الأنظمة المطبقة في بعض القطاعات الخاصة، هي أنظمة فعّالة قوية أرى أنها يجب أن تطبق في وزارة التربية والتعليم، وعلى جميع مدارسنا ومؤسساتنا التعليمية، نظام لا يعتمد على الورق إلاّ قليلاً، وإليكم بعض الأمثلة التي لو طُبّقت ستوفر على الكثيرات الشكاوى والتقصير والإهمال والتظلم.
يُنشأ نظام خاص بالوزارة بإيميل رسمي معين لكل موظف في هذه الوزارة رقم سري خاص به وحده، من خلاله يستطيع أن يستخلص لنفسه ورقة تعريف، ومنه يستطيع أن يأخذ ورقة استفسار لتقريره الطبي المبدئي، ومنه يمكن أن يتواصل مع المسؤولين، مع ضمان وصول رسالته للمسؤول خلال فترة معينة إذا لم يتم الرد عليها تُحال (أتوماتيكيًّا) للمسؤول الأعلى فالأعلى إن أُهملت.. إن كان هناك أي استفسار على إجازاته يُبلغ عن طريق الإيميل، مشكلات الرواتب، تأخير موعد الهيئة الطبية، وغيرها من المشكلات اليومية العملية، والتي قد تكون تافهة، ولكنها تفاقمت لإهمالها أو لإهمال السؤال عنها مع كثرة الأعمال والانشغال اليومي بأمور أهم ممّا يلحق الضرر البالغ على الموظف الذي يضيع وقته كله في الانتظار ولا شيء إلاّ الانتظار الذي قد يعود عليه هو بالضرر البالغ، ولا ذنب له إلاّ أن مراسل المدرسة لم يذهب لإحضار المعاملات البريدية الواردة، والتي من ضمنها معاملته المهجورة!
كما ويمكن إنجاز بعض الأعمال عن طريق هذا الإيميل حتى وإن تمتع الموظف بإجازة مرضية طويلة، أو استثنائية، أو حتى سنوية.
أتمنى أن يُستحدث نظام شبيه بهذه الأنظمة الفعّالة والتي ستوفر الكثير من الوقت والمجهود، مع ضمان وصولها والتأكد من ذلك عن طريق الإيميل بعلامة تدل على أن الشخص المعني قد فتح هذا الإيميل الخاص به.
ولا يمكن فقدان معاملة أُرسلت عن طريق هذا الإيميل الرسمي فيمكن استحضار كل المعاملات القديمة من الأرشيف بأي وقت، ولا مجال للشك أو الانكار أن جميع المعاملات قد أُستلمت من قبل الأشخاص المعنيين، وتم الرد عليها أو لم يتم الرد.
سيعتبر هذا النظام الإلكتروني نقلة كبيرة في وزارة التربية والتعليم لو وُظف حسب الحاجة واُستخدم استخدامًا صحيحًا مقننًا، نظام يضمن الإنجاز السريع المثمر متوافق مع التطورات المحلية والعالمية، مع إحالة الطرق القديمة للتقاعد.
لينة عباس - جدة