د. سيد عليوه

المبادئ الأساسية في الإشراف الإداري (1-2)

يقر المشرفون المتمرسون بالعمل الإشرافي أنه لا يتواجد قاعدة عامة مؤكدة تحكم العمل مع الناس، ويوضحون بناء على خبرتهم أن لكل موظف من العاملين تحت الإشراف شخصية يجب أن توضع في الاعتبار عند تحديد ورسم علاقات العمل، ومع تقديرنا لهذه الفروق الفردية بين الناس إلا أنه وجد أن المشرف الناجح في أداء عمله الإشرافي يتبع عدة مبادئ تتفاوت درجة استخدامه لكل منها تبعاً لاختلاف الأفراد الخاضعين لإشرافه. ويمكننا تلخيص هذه المبادئ في الآتي:
أ - إعطاء الموظف معلومات كافية عن عمله والجهة التي يعمل بها: حين يبدأ الموظف عملاً جديداً فإنه يجب أن يعرف على وجه التحديد وبوضوح كل شئ عن المنظمة التي يعمل بها ونوع العمل المطلوب منه اداؤه.. والمشرف المتمرس يعرف أهمية البداية بالنسبة للموظفين الجدد، فهو إن عجز أن يجعل الموظف الجديد يبدأ بداية طيبة، فقد يتطلب ذلك منه جهداً أكبر ووقتاً أطول، وعلى أي حال فإن أي موظف جديد يجب أن يعرف البيانات التالية بمجرد أن يبدأ عمله:
1- أهداف المنظمة، وتنظيمها، وكيف تعمل، وماذا تعمل، وسياسة الترقيات التي تطبقها على موظفيها. وتقديم هذه البيانات إلى الموظف الجديد يفيد في عدة نواحي، فهو يعطي الإحساس للموظف الجديد أنه قد التحق بتنظيم جيد يضم موظفين يعرفون واجباتهم ويؤدون أعمالهم على خير وجه. كما أن اقتناع الموظف بأنه التحق بتنظيم جيد يؤدي إلى تحفيزه على أداء عمله على أفضل وجه.
2- ما هو عمله على وجه التحديد وكيف يرتبط هذا العمل بأعمال زملائه الموظفين؟ ومن هو المشرف عليه؟ وكذلك ما هي حقوقه وما هي واجباته؟
3- يجب أن يعرف الموظف قواعد العمل داخل التنظيم الذي يعمل به، ومن هذه القواعد ما يلي:
- من أين يحصل على أدواته المكتبية وحاجاته اللازمة لإنجاز الأعمال.
- مواعيد الحضور والانصراف.
- مواعيد صرف الأجور والمرتبات.
- نظام الإجازات. .. إلخ.
4- يجب أن يوضح للموظف كيف يقيم نشاطه، وهل سيكون الأساس في ذلك هو كمية العمل، أم نوعية العمل المؤدي، أم غير ذلك؟
ومن الممكن أن تقدم معظم هذه المعلومات مكتوبة إلى الموظف الجديد، كما أن معرفة المشرف لهذه المعلومات معرفة كاملة تمكنه من أداء عمله على أفضل وجه ممكن.
ب - عقد اجتماعات دورية لمناقشة مشاكل العاملين:
- الاجتماعات الدورية تنمي روح العمل الجماعي داخل بيئة العمل ويجب عقد هذه الاجتماعات على فترات دورية لمناقشة ما يستجد من تعليمات وكيفية تنفيذها على خير وجه، ويلاحظ في ذلك أن التأخير في إبلاغ هذه التعليمات إلى المرؤوسين أو عدم الدقة في إبلاغها قد يفتح المجال لانتشار الشائعات والمعلومات الخاطئة والتي قد تؤثر على أداء العاملين ومعنوياتهم. كما يجب أن يقوم المشرف بمناقشة مشاكل العمل التي تواجه مجموعته، وكذلك يمد موظفيه بكل ما يستجد في مجال عملهم من معلومات جديدة يمكن أن تؤدي إلى زيادة كفاءتهم، حيث إن المشرف يجب أن يتوافر فيه إلى جانب قدرته على قيادة الموظفين.. القدرة الفنية، أي أن يكون متخصصاً في مجال عمل مجموعته، حيث إنهم يرجعون إليه دائماً في كل ما يعترضهم من مشاكل خاصة في العمل؛ لذا ينبغي أن يكون متمكناً من هذه الناحية.
ج - الإشادة بالعمل الجيد:
إن كل مشرف ناجح يسلم بأهمية هذا المبدأ، ويوافق على الإشادة بالعمل الجيد، حيث يجب أن تكون علناً حيث يؤدي ذلك إلى أن يزيد الموظفين جهدهم ويحمسهم على أداء أعمالهم على أكمل وجه. ورغم أن الآراء تشير إلى أن الإشادة بالعمل الجيد صفة من صفات المشرف الناجح وأن عدم الإشادة به من صفات المشرف غير الناجح، إلا أن المسألة تنحصر في كيفية تنفيذ هذا المبدأ.. وفيما يلي بعض الطرق التي يمكن للمشرف اتباعها للإشادة بالعمل الجيد:
- المشرف المتمرس يحرص على تعريف الموظفين الجدد بالمنظمة وأهدافها
1- أخبر مرؤوسك شفاهة أنه قام بعمل جيد على أن يكون ذلك في حضور الآخرين كلما أمكن.
2- أخبر مرؤوسك كتابة بذلك، وتأكد من حفظ صورة الخطاب في ملف خدمته.
3- قدم له شهادة جدارة، أو أي نوع تستخدمه المنظمة مما يماثل الشهادات.
4- امنحة مكافأة نقدية، أو أي وسيلة أخرى تكون متبعة في منظمتك.
د - استخدام النقد البناء لتحسين العمل الضعيف للموظف:
إذا كان من الواجب الإشادة بالعمل الجيد، فإنه من الواجب أيضاً الإشارة الى العمل الضعيف وتوجيه الموظف إلى كيفية تحسين أدائه.. إلا أنه من الملاحظ أن ملاحظة العمل الضعيف ونقده تكون أسهل من الوقوف على الجيد والإشادة به ويجب أن يلاحظ في نقد العامل المقصر بما يلي:
1- أن يكون النقد على انفراد، حيث يكون الهدف منه ليس التشهير بالموظف وإنما الهدف هو تحسين أدائه، أي أن يكون النقد بناء وليس هداماً.
2- يكون النقد في حدود المعقول؛ إذ أن الموظف قد يظل شهوراً طويلة أو سنوات دون أن ينسى نقداً وجه إليه بهدف إهانته، بل أن ذلك قد يدفعه إلى التخفيض في عمله عن القدر الذي كان يعمله سابقاً.
3- يكون هدف المشرف الأساسي هو تحسين جهود رجاله وتحفيزهم على أداء أعمالهم بطريقة أفضل، وليس صب غضبه عليهم.
ه - إعطاء الفرصة للمرؤوسين لإظهار كفاءتهم في تحمل مسؤوليات أكبر:
لابد أن يتوقع المشرف أنه إن آجلاً أو عاجلاً سوف تخلو إحدى الوظائف الرئاسية الإشرافية، وأن الإدارة سوف تحتاج إلى تعيين أحد مرؤوسيه مشرفاً على مجموعة الموظفين؛ لذلك يجب أن يكون على استعداد لذلك بحيث إذا ما حان الوقت لشغل وظيفة خالية لا يعود هناك مجال للقلق والتردد؛ إذ أن احسن المرؤوسين يكونون ظاهرين لأنهم دربوا وجربوا.. ونحن نفترض هنا بطبيعة الحال أن الأقدمية المطلقة ليست هي الاساس في ترقية وتعيين المشرفين. ويستخدم المشرف في ذلك الوسائل التالية:
1- تسجيل نشاطات مرؤوسيه وكذلك قدراتهم التي يكشف عنها ما يؤدونه من أعمال، على أن يحتفظ بذلك في سجل خاص بالموظف.
2- إعطاء الفرصة للمرؤوسين عن طريق التفويض بالعمل مكانه عندما يتغيب عن العمل.. والغرض من ذلك هو إعداد المرؤوسين وتنمية قدراتهم، فالموظف الذي يعمل على تطوير نفسه يبرز إذا تهيأت له الفرصة.
3- يجب أن يكون المشرف واعياً لحقيقة أنه بالاهتمام بمرؤوسيه وتطويرهم واعدادهم فإنه في نفس الوقت يظهر كفاءته وقدرته كمشرف ناجح، وبالتالي فإنه يجد الفرصة أمامه للترقية أسرع من غيره من المشرفين.
و - عدم التعالي على مرؤوسيك:
يعتقد بعض المشرفين أن التعالي على مرؤوسيهم هو مظهر من مظاهر إثبات رئاستهم وسيطرتهم عليهم، والتعليل لهذا المسلك من المشرفين يمكن إرجاعه الى عدة أسباب منها:
1- قد يكون المشرف غير متمكن تماماً من عمله، ويخشى أن المواجهة المباشرة اليومية واحتكاكات العمل تظهر هذا الضعف، وبالتالي يسعى إلى إخفاء هذا الضعف، وبالتالي يسعى الى إخفاء هذه الحقيقة عن طريق وضع حواجز بينه وبين مرؤوسيه، أي أن التعالي في هذه الحالة قد يكون مجرد محاولة من المشرف لتغطية خوفه من اكتشاف عدم تمكنه من عمله.
2- أن يكون المشرف ضعيف الشخصية، وبالتالي يخشى المواجهة والتعامل المباشر مع مرؤوسيه بما قد يؤدي الى اكتشافهم لضعفه هذا.
3- قد يكون المشرف مرقى حديثاً إلى هذه الوظيفة، وعلى ذلك يحاول أن يثبت لزملائه الذي رقي عليهم أنه قد أصبح أعلى منهم قدراً ومنزلة، ووسيلته إلى ذلك ان يتعالى عليهم.
4- قد يكون لدى المشرف اعتقاد خاطئ بأن التعالي هو الوسيلة المثلى لاكتساب احترام مرؤوسيه.
لذلك يجب عليك الا تتعالى على مرؤوسيك بل أن تكون بمسلكك المنطوي على التواضع واحترام الذات، وفي نفس الوقت خير قدوة يقتدون بها.