أصعب مرحلة من مراحل التفويض هي السير قدماً في تنفيذه فبالرغم من ثقتنا في الشخص الذي سنقوم بتفويض بعض الواجبات له، وقيامنا بشرح الأهداف التي ينبغي تحقيقها نتيجة القيام بهذه الواجبات، إلا أننا نصر دائماً على المشاركة في اتخاذ القرار. فأنت تجبر مرؤوسك على اتباع أفكارك وتقتل فيه روح الابتكار. ولم تفكر مطلقاً في أنه ربما يأتي بأفكار جديدة، فكلنا لا يقبل أن يقوم مرؤوسه بالتعديل على أفكاره. ولكن الخطورة هنا أنك تشارك في اتخاذ القرار خطوة بخطوة وسيعرض عليك المرؤوس كل خطوة للموافقة عليها ويستغرق ذلك وقتاً طويلاً، أطول مما كنت تقوم به بنفسك، وسيعتمد عليك المرؤوس في كل صغيرة وكبيرة حتى ينجز هذا العمل، وبدلاً من اتباع هذا الأسلوب، دعه يقوم بإنجاز العمل بنفسه، تدخل فقط عندما يكون هناك داع لذلك، قيم النتائج بعد ذلك، ربما تحصل على نفس النتيجة التي توقعتها وربما أفضل وربما أسوأ مما كنت تتوقع إلا أن المهم أن هذه النتيجة التي تحققت هي نتيجته هو وتم الإنجاز بمعرفته وخبرته. وحينما تقيم النتائج التي تحققت ابدأ بالايجابيات أولاً ثم وضح له السلبيات لتلافيها مستبقلاً. كن أميناً في تقييمك للنتائج أبرز الايجابيات أكثر فالتفويض هو عملية تطوير موظفيك. دع موظفيك يتفوقون دائماً ما نتضايق للاعتراف بأن أحد موظفينا يمكنه أداء الأعمال التي نقوم بها أفضل من أنفسنا فإذا قمنا بتفويض عمل ما لشخص آخر فإننا من هذا الحد تبدأ معلوماتنا عن هذا العمل تقل، وتزداد معلومات الشخص الذي نقوم بتفويضه بمرورالوقت أكثر فأكثر. فلا تحاول أن تبقى الخبير الأوحد في هذه الواجبات التي قمت بتفويضها لا تقف على رأس الموظفين تقدم لهم النصائح وتنتقدهم إلا إذا شعرت بفشلهم في إنجاز هذا العمل، وأن تدخلك يصحح الأوضاع لتحقيق أهداف هذا العمل. وليس هناك أدنى شك في أن موظفيك يخطئون، وربما تكون تكاليف هذه الأخطاء عالية. ولكن قارن ذلك بقيمة ما سيجنيه موظفوك حينما يتعلمون من أخطائهم ويستمرون في تطوير أنفسهم وحينئذ ستقل التكاليف كثيراً.. وكلما قضى الموظفون وقتاً أكبر في أداء الأعمال يقل اشتراكك بدرجة كبيرة ويقل تدخلك لإنجازها. فالمديرون يجب أن يديروا،ولكي تديرعليك أن تحقق نتائج ملموسة من خلال أناس آخرين.. وليس المدير هو العالم الأوحد الذي يستطيع الرد على كل الأسئلة وعنده كل الإجابات. فليس من واجبنا كمديرين أن نضغط على موظفينا بالقرارات التي نتخذها ونعطيهم دائماً المعلومات التي نعرفها، كأننا الخبراء الوحيدون فالقائد الفعال هو ليس فقط الذي يكسب ثقة موظفيه فيه ولكنه الذي يستطيع أن يطورهم ليكتسبوا ثقتهم في أنفسهم، فإذا قمت بتوضيح الهدف من الوظيفة لموظفيك، وقمت بتدريبهم تدريباً مناسباً وشجعتهم لتغيير طريقتهم في الأداء لتحقيق الهدف بفعالية ستجعلهم في النهاية يؤدون الوظيفة بأفضل مما تقوم به أنت. ثانياً - إرشادات لعملية التفويض إذا كنت تقضي معظم وقتك في أداء تفاصيل الأعمال الإدارية ولا تجد وقتاً للقيام بالمهام ذات الأولوية والتي هي من صميم عمل المدير، فلا شك أنك ستحتاج إلى مساعدين لمعاونتك في أداء مهمتك تأكد من تفويض كل الأنشطة الروتينية والتي لا تدخل في صميم عمل المدير إليهم لكي تتفرغ لإنجاز المهام الرئيسية لك: التخطيط - التنظيم - تدبير العمالة - الرقابة - الابتكار - تمثيل المؤسسة، إذاً لا يجب على المدير أن يقضي معظم وقته للرد على المكاتبات والمكالمات الروتينية. اعرف موظفيك قبل البدء في التفويض لأي شخص لابد من معرفة موظفيك جيداً والتحدث إليهم. ما هي أهدافهم الشخصية، ماهي خططهم المستقبلية الوظيفية؟ ماذا يريدون أن يكونوا في المؤسسة؟ هل هم قادرون على قبول مسؤوليات أكبر؟ هل يريدون مزيداً من المسؤوليات؟ لا تفترض أن كل فرد يريد مسؤوليات أكبر ويريد الترقي فبعض موظفيك يرتعدون من الخوف بتكليفهم ببعض الأعمال وشجعهم حتى تزول الرهبة منهم كمرحلة أولى، ثم قرر بعد ذلك تكليفهم ببعض الأعمال وثق بهم. خذ الوقت للاتصال بوضوح المقاطعات غير الضرورية مضيعة للوقت، وغالباً ما يكون سببها الاتصالات الضعيفة. فإذا لم تقم بشرح التكاليف بالعمل على الوجه الصحيح فسيقاطعك موظفك فيما بعد للاستيضاح. وإذا لم تمدهم بالمعلومات الكاملة سيقاطعونك دائماً بالأسئلة. وفي بعض الأحيان نقوم بعملية الاتصالات تحت الضغط، فربما نكون مشغولين جداً أو نقوم بعملية الاتصالات ونحن مسرعون ولذلك لا بد من تخصيص الوقت الكافي للاتصال بوضوح مع موظفينا. كن محدداً عندما تعطي التكليفات حينماتقوم بتكليف أحد موظفيك للقيام بعمل ما تأكد مما يأتي: أ- الحصول على التزام موظفك بالوقت المحدد لإنهاء هذا العمل. ب- أن يكون لذلك نظام المتابعة للتأكد من وفاء هذا الموظف بما التزم به ج- الإصرار على أن أي تغيير في الموعد المحدد للانتهاء من هذا العمل لا بد أن يتم مناقشته قبل الموعد وليس بعده. راقب ما ستفوضه من أعمال لا تفوض الأعمال التي يمكن أن تلغيها فإذا كانت هذه الأعمال غير هامة لك شخصياً فربما يشعر موظفوك بعدم أهميتها بالنسبة لهم أيضاً. احترم وقتهم وقابليتهم لإنجاز الأعمال فنجاحك يمكن مضاعفته آلاف المرات إذا تم التركيز على الأعمال ذات العائد الكبير. وشجع موظفيك أيضاً على عمل نفس الشيء. لا تنهك موظفيك بالأعمال التافهة. لا تفوض دائماً الموظفين الممتازين التفويض هو أحد الطرق الفعالة لتطوير أداء العاملين معك وعلى ذلك فلا تفوض دائماً الموظفين الممتازين وتترك الباقين وإلا ستجد الممتازين يزدادون امتيازاً ويزداد الباقون ضعفاً. ثالثاً - تطوير العاملين معك اتصل من خلال عناصرالقوة من المعروف أن فقدان موظفيك بعد استثمارالوقت والمجهود والمال في تدريبهم مخيب للآمال، ولكنك لا تستطيع تقديم البديل ومن الأفضل لك أن تحتفظ بالموظفين ذوي المهارات العالية والدافع الكبير للعمل بدلاً من الاحتفاظ بموظفين ليس لديهم الدافع ومتوسطي الكفاءة. وتستطيع تزويد موظفيك بالتدريب الضروري في الوظيفة، وتوصي لهم بحضور دورات تدريبية أو مؤتمرات لرفع مهاراتهم الفنية،ولكنك في الحقيقة لا تستطيع تطويرهم وإنما الذي تستطيع عمله هو توفير المناخ الملائم الذي يشجعهم لتطوير أنفسهم ولكي تقوم بذلك عليك أن تتعرف على نواحي القوة بدلاً من نواحي الضعف فيهم فمعظم المديرين يحاولون الضرب على الوترالحساس للموظفين ليظهروا نواحي الضعف في أدائهم. ولسوء الحظ فإن تطوير الأداء لا ينتج بالضرورة من استخدام هذا الاسلوب فطالما أن المدير يركز على السلبيات مع عدم تدعيم الإيجابيات فلا يمكن تغيير سلوك الموظف وفي المقابل تجد أن الموظف يلجأ للدفاع عن نفسه، ويبررالأخطاء التي وقع فيها والأداء الضعيف والأهداف غير المحققة ولا يعطي اهتماماً للحلول العلاجية التي يقترحها المدير. وبدلاً من ذلك فلا بد من التركيز على النواحي الإيجابية في أداء الموظفين، نواحي القوة الرئيسية في مهاراتهم والأهداف التي حققوها والقدرات العالية لهم. ولابد من التركيز على هذه النواحي طول فترة المقابلة. ولابد للمدير أن يكون منتبهاً لنواحي الضعف فيهم ولكنه لابد أن يجري الاتصالات من خلال نواحي القوة فيهم. ومع ذلك فنواحي الضعف أو الفشل في الأداءلا يمكن إغفالها خلال فترة المقابلة وإنما سيتم استعراضها بشكل طبيعي خلال مناقشة نواحي القوة في أدائهم فمعظم الموظفين لديهم الرغبة في تصحيح نواحي الضعف والتي قد تظهر كل أدائهم إذا نالوا اعترافاً كافياً بأدائهم. قواعد ذهبية لتفويض الصلاحيات - أفضل طريقة لزيادة فعالية الصلاحيات التي تملكها هي أن تفوضها وإذا احتفظت بها تفقدها. - في اللحظة التي تكلف بها مرؤوسك بمسؤولية ما، تأكد من أنك تمنحه الصلاحية اللازمة معها. - اعمل دائماً من خلال القنوات الإدارية، فإذا أعطيت المرؤوس المسؤولية والصلاحية، لا تقض على حقك في مساءلته بتدخلك غير الضروري في عمله. - فوض فقط إذا وثقت من أن الموظف لديه القدرة على معالجة القوة التي يمتلكها. - تفويض المسؤولية للآخرين لا يقلل من مسؤوليتك بل يزيد قدرتك على تحمل مسؤوليات أكبر. - حينما تفوض المرؤوسين، تأكد من أنك تساندهم وتدعمهم عندما تحدث مشاكل. - تفويض المسؤوليات هي أساس عمل المنظمات فهي وسيلة لمضاعفة الإنتاج. - قم بالتصرف السريع للتحقيق في أي شكوى من سوء استخدام الصلاحية التي فوضتها للمرؤوس. فوّض الكثير من الأعمال لتتفرغ للتخطيط والتفكير والابتكار!
