سبع إستراتيجيات للتبسيط في مؤسستك

خلال السنوات القليلة الماضية، سمعنا مئات المدراء يتحدثون عن التأثير السلبي للتركيبات المعقّدة في كل من الإنتاجية والمعنويات في مقر العمل. لكن الإقرار بأن التعقيد مشكلة مختلف تمام عن التصرّف حياله - لا سيّما بنظر المدراء المتوتّرين والغارقين أصلاً في العمل.
وبالتالي، من المهم بنظرنا أن يتمتع المدراء بإطار عمل استراتيجي، يستخدمونه لمعالجة التعقيدات باعتماد وتيرة وطريقة خاصة بهم. ولبلوغ هذه الغاية، سنعرض إستراتيجية تبسيط تنطوي على سبع خطوات:
1. تخلّص من التعقيدات: ثمّة نقطة انطلاق سهلة للتبسيط تقضي بالتخلص من القواعد غير الضرورية والأنشطة التي تتأتي عنها قيمة ضئيلة. وانظر مثلاً إلى عدد الناس المضطرّين إلى مراجعة تقارير النفقات أو المشتريات الصغيرة والتخلّي عنها. وإن كنت قادراً على التخلص من بعض المهام البسيطة، فستستحدث نطاقاً يخوّلك التركيز على فرص تبسيط أهم شأناً.
2. اعتمد وجهة نظر تنطلق من الخارج باتّجاه الداخل: قد يكون التبسيط موجَّهاً من رغبتك بتقديم المزيد من القيمة لعملائك. وتقضي خطوة أساسية بتوضيح ما يريده فعلاً عملاؤك (الداخليون أو الخارجيون) وتحديد كيفية منحهم ما يريدونه.
3. حدّد الأولويات على الدوام: يتمثّل أحد مفاتيح التبسيط برصد ما هو مهم فعلاً، تليه معاودة تقييم مستمرّة للائحة الأولويات هذه، إذ تأخذ مؤسستك على عاتقها المزيد من المسؤوليات.
4. أسلك الطريق الأقصر: ما إن يتّضح أنك تعمل على الأمور الصحيحة، استأصل الخطوات الإضافيّة في سياق الإجراءات الأساسية. أين تكمن العقد الغريبة ومواقع التكرار؟
5. تخلَّ عن اللياقة الزائدة: من بين الأنماط التي تسبّب التعقيد أو تعزّزه ميل إلى التزام الصمت حيال الممارسات السيئة. وبدلاً من ذلك، قم بإطلاق انتقادات بنّاءة وكافح ليبقى زملاؤك (وأنتَ معهم) صادقين حيال أنماط السلوك الشخصي الذي قد يتسبّب بتعقيدات.
6. قلّص عدد المراتب ووسّع نطاقات العمل: يكمن مصدر تعقيد آخر في الميل إلى زيادة الطبقيّة إلى الإدارة، ما يؤدي في أحيان كثيرة إلى إشراف المدراء على شخص أو شخصين فقط. ولمكافحة ذلك، قم بمراجعة دورية لتركيبة المؤسسة، واكتشف طرقاً لتقليص عدد المراتب وزيادة نطاقات التحكّم.
7. لا تسمح للعراقيل بمعاودة الظهور: وأخيراً، تذكّر أن التعقيد أشبه بالأعشاب الضارة في الحديقة، التي تعود باستمرار. وكلما شعرت بأنك وجدت حلاً للمشكلة، كرّر الخطوات الستّ السابقة بالتسلسل.
(رون أشكيناس شريك إداري في «شافر كونسلتينغ» Schaffer Consulting، وهو يتبوأ حالياً منصباً تنفيذياً داخلياً في كلية «هاس» للأعمال في جامعة كاليفورنيا في بيركلي. شارك في تأليف «ذي جي إي وورك أوت» The GE Work-out و»مؤسسة بلا حدود»Boundaryless Organization. ويحمل كتابه الأخير عنوان: «فعال وحسب» Simply Effective. أما ليزا بوديل، فمؤسِّسة ورئيسة تنفيذية لشركة «فيوتشر ثنك» ومؤلفة كتاب بعنوان «اقتلوا الشركة» Kill the Company).