خطا مركز المعلومات في مؤسسة عكاظ للصحافة والنشر خطوة متقدمة في مشروع تقني رائد استغرق نحو عامين، من شأنه أن يحافظ على مكانة المركز كواحد من أهم مراكز المعلومات الصحافية العربية. ففي غضون هذين العامين، تحولت أغلب أعمال المركز إلى النظام الإلكتروني في مراحل العمل المعلوماتي كافة، وصارت خدمات المركز من صور ومعلومات تصل إلكترونيا إلى طالبيها في مقر المؤسسة أو فروعها ومكاتبها في الخارج أو طالبي وباحثي المعلومات خارج المؤسسة، وخلال لحظات من بدء البحث عنها. وتسعى مؤسسة عكاظ منذ سنوات لتطوير كافة أقسامها وقطاعاتها، ومركز المعلومات كان واحدا من هذه القطاعات المستهدفة بالتطوير، بغية تحويله إلى مركز معلومات إلكتروني تدار فيه كافة العمليات المعلوماتية آليا من حيث حفظ وتصنيف وأرشفة المعلومات والبحث عنها واستدعائها وقت الحاجة، وصولا إلى تسليمها إلكترونيا للمعنيين داخل المؤسسة وخارجها. جهاز مساند ومثلت طموحات مؤسسة عكاظ في السنوات المقبلة لتطوير إصداراتها وإضافة إصدارات جديدة أخرى سواء كانت صحفا أو مجلات، دافعا لضرورة العمل على تطوير وتحديث جهاز مركز المعلومات في المؤسسة باعتباره جهازا مساندا وداعما لهذه الإصدارات، والمقصود بتحديث المركز هنا، الانتقال من الأرشيف الورقي والعمل اليدوي ككل في المركز إلى الميكنة والعمل الإلكتروني، من أجل إيجاد حلول استراتيجية عاجلة وفعالة للمشكلات التي تعوق عمل المركز وتحد من انطلاقته والمرتبطة جميعها ببقائه أسير العمل الورقي. خياران عند انطلاق عملية التطوير كانت المؤسسة بين خيارين؛ الأول: التحول للنظام الإلكتروني بدءا من يوم بداية المشروع، وما سبق من وثائق وصور مخزنة منذ عام 1403ه يتم الإبقاء عليه بالنظام الورقي، وهو الخيار الذي أخذت به العديد من مراكز المعلومات تجنبا للكلفة والمشقة، والخيار الثاني: تحويل كافة محتويات المركز منذ إنشائه قبل ربع قرن إلى النظام الإلكتروني، وهو ما يعني رقمنة أكثر من نصف مليون وثيقة وما يزيد على 750 ألف صورة وإدخالها إلى الحاسب الآلي وفق برنامج يتيح أرشفة وتصنيف كل قصاصة أو صورة على حدة واستدعائها بيسر وسهولة. وقد أخذت «عكاظ» بالخيار الثاني رغم صعوبته وتكلفته العالية، وذلك بسبب إدراكها لقيمة الثروة المعلوماتية الهائلة في المركز وضرورة تعظيم الاستفادة منها والحفاظ عليها لعقود وأجيال قادمة دون أن تتلف أو تتهالك. ورغم وجاهة الأخذ بالخيار الثاني، إلا أنه كان يمثل تحديا كبيرا للمؤسسة في كيفية تحويل هذا الكم الهائل من القصاصات إلى النظام الرقمي، وكيفية إيجاد النظام المناسب لعمليات الحفظ والبحث والاسترجاع في ذلك الكم الهائل من القصاصات والصور ومصادر المعلومات الأخرى. البدائل المتاحة وعكفت إدارة المركز، في أول خطوة في طريق التحول إلى التقنية، على دراسة الوضع الحالي والمستهدف لكل قسم من أقسام المركز وسبل الاستفادة من محتوياته وقواعد بياناته وأسلوب العمل المتبع المطلوب، ووضع البدائل المتاحة لتحويل العمل اليدوي في المركز إلى العمل الالكتروني وتكلفة كل بديل ومزاياه وعيوبه، واحتياجاته من البرامج المعلوماتية والأجهزة والحاسبات المطلوبة للشبكة الداخلية (الإنترانت) والعالمية (الإنترنت). أولا: أهداف ومراحل المشروع مشروع ميكنة مركز المعلومات هو باختصار عملية تحويل الأرشيف الورقي وأرشيف الصور في المركز إلى النظام الالكتروني، علما أن عدد الوثائق في الأرشيف الورقي يزيد على 600 ألف وثيقة، وعدد مقتنيات أرشيف الصور يتجاوز 750 ألف صورة، وكلاهما «الوثائق والصور» في ازدياد يومي نتيجة تخزين المزيد منها على مدار الساعة. وقسم المشروع إلى خمس مراحل: الأولى: مراجعة الملفات، ويقصد بها مراجعة وفرز الملفات لاختيار المهم والضروري منها فقط واستبعاد المكرر والمتقادم. الثانية: مونتاج القصاصات، وفيها تهيئة وتهذيب القصاصات داخل الملفات من أجل تسهيل عملية المسح الضوئي لها وتصغير أحجام القصاصات الكبيرة لتكون مناسبة لرؤيتها على شاشة الكمبيوتر وطباعتها. الثالثة: مرحلة الفهرسة، فقد تطلب الأمر بداية فهرسة هذه القصاصات بمعنى إيجاد كلمات مفتاحية لكل قصاصة تعبر عن محتوى النص، وكان على المركز الاختيار بين بديلين؛ إما وضع كلمات مفتاحية من اجتهاد العاملين أنفسهم وحسب خبراتهم في هذا المجال وكل حسب المادة التي يفهرسها، وهذا عمل أسهل من الناحية العملية لكن من عيوبه تعدد المصطلحات المترادفة الدالة على مفهوم واحد، ومن ثم تشتت المادة العلمية تحت العديد من المصطلحات وأكثر من هذا ربما تختلف المصطلحات التي يستخدمها المستفيدون في استرجاع الوثائق، أما البديل الثاني فهو فهرسة القصاصات بناء على مصطلحات مقيدة يتفق عليها مسبقا في دليل يعد لهذا الشأن ويعتمد عليه كل من الموثق والمستفيد وهو ما اصطلح على تسميته بالمكنز، وهو النظام الأكثر دقة وتميزا في إدخال واسترجاع المعلومات، وقد أخذ مركز معلومات عكاظ بالبديل الثاني رغبة في الاستثمار الأمثل للثروة المعلوماتية الهائلة بالمركز. الرابعة: مرحلة المسح الضوئي، وجرى توفير ماسح ضوئي ذي صفات فنية عالية لعمليات المسح الضوئي للقصاصات والصور بسرعة عالية وجودة مميزة ومقاسات كبيرة. الخامسة: مرحلة إدراج البيانات، وهي العملية الأخيرة التي من خلالها تربط القصاصة بالبرنامج الإلكتروني، وإدخال البيانات الأساسية لكل قصاصة سواء المعنية بمصدر القصاصة وتاريخها وعنوانها أو الخاصة بقواعد البيانات الخاصة بها. ثانيا: العناصر المشاركة في المشروع هناك فريقا عمل للمشروع: الأول: فريق عمل لقسم المعلومات مكون من عشرة أشخاص، من داخل المركز وخارجه، جرت الاستعانة بهم لإتمام المشروع، واستمر عمل هذا الفريق لمدة 14 شهرا متصلة. الثاني: فريق عمل لقسم الصور مكون من أربعة أشخاص عملوا لفترة ستة أشهر. ثالثا: الخطة الزمنية بدأ مشروع الأرشفة الالكترونية في تاريخ الأول من ربيع الثاني عام 1429، حيث وضع الأسس الرئيسية للمشروع ومراحل العمل وآليات العمل، كما وضع نماذج لتسيير دورة العمل وضبط وتنظيم انتقاله بين عناصر المجموعة، وتم تأمين احتياجات المشروع كافة من أجهزة وخلافه والاستقرار على خطط العمل وتفصيلاته، وخلال هذه الفترة جرت عمليات هائلة لمونتاج القصاصات، كما جرت عملية مراجعة لها قبل وضعها في الملفات، كما أدرجت عشرات الآلاف من القصاصات الورقية على الحاسب الآلي. وقسم المشروع إلى فترات، ركزت كل فترة على مرحلة من مراحل المشروع، حيث بدئ في مرحلة مراجعة وفرز القصاصات ثم عمليات المونتاج، والفهرسة، ومن ثم المسح الضوئي، وفي المرحلة الأخيرة من المشروع ركز على مرحلة إدخال القصاصات وبياناتها على البرنامج الالكتروني. وكان البرنامج الالكتروني قد ثبت في الأول من رجب عام 1429ه، بعد ثلاثة أشهر من بداية المشروع، ومنذ ذلك الوقت بدأ إدخال القصاصات القديمة مع القصاصات الجديدة، كما بدئ فعليا في استخدام البرنامج في العمل اليومي وفي خدمة قطاعات التحرير في المؤسسة. وفي نهاية المشروع، أصبح جانب كبير من أعمال المركز يتم آليا سواء من حيث تخزين المعلومات أو استدعائها لتقديمها لأقسام التحرير في الصحيفة وفق الطلب عليها، وقد ساهم ذلك في الوصول إلى المعلومة بدقة أكبر وفي وقت أسرع، ومن ثم إرسالها آليا إلى المحررين في إصدارات المؤسسة كافة. رابعا: حصاد المشروع أ- قسم المعلومات: حتى تاريخ هذا التقرير، أدخل نحو 500 ألف قصاصة بكافة بياناتها، كما أدخلت بيانات وملفات ل 17300 شخصية من الشخصيات البارزة محليا وعربيا وعالميا في مختلف المجالات، ويحوي كل ملف نبذة عن الشخصية وأعمالها وإنتاجها وأبرز ما نشر عنها في مختلف الوسائل الإعلامية، وقد أدرجت قصاصات هذه الملفات بالكامل. أما المعلومات الموضوعية في المركز فأدرجت على مراحل تمثل خمسة وحدات رئيسية أهمها على الإطلاق هي المحليات، ثم أقسام الشؤون العربية، الشؤون الدولية، الشؤون الرياضية، الملفات العامة، وقد تم الانتهاء تماما من كافة هذه الوحدات. ب - قسم الصور:قطع شوط كبير في ميكنة أرشيف الصور، فحتى الآن أدخل 287 ألف صورة للشخصيات، حيث يبلغ متوسط الصور للشخصية الواحدة أربع صور، كما أدخل 318 ألف صورة موضوعية، وبذلك يكون عدد الصور المدرجة الكترونيا مع وضع بيانات لكل صورة نحو 605 آلاف صورة موضوعية وشخصية. ج _ قسم المكتبة: تضم مكتبة المركز نحو عشرة آلاف كتاب في مختلف فروع المعرفة والعلوم، جرى إدراجها في برنامج مكتبي عصري يلبي احتياجات المؤسسة في الاستفادة من هذا المخزون المعرفي الهائل، وتعميم هذه الاستفادة على منسوبي المؤسسة لتحقيق أكبر استفادة ممكنة في خدمة عمليات النشر بالمؤسسة. د - قسم أرشفة صحيفة عكاظ: ويتمثل الجزء الثالث من المشروع في تحويل كافة أعداد «عكاظ» منذ صدورها قبل خمسين عاما والتي يتجاوز 15750 عددا، إلى النظام الإلكتروني، وقد تم الانتهاء من تحويل نحو عشرين عاما من أعداد «عكاظ»، وجار استكمال عملية التحويل والعمل على إنهائه لتكون بين يدي جميع القراء.
