كشفت ورشة عمل أقيمت ضمن ملتقى الاتصال الداخلي بأن إدارة الأزمات مسئولية الإدارات العليا بالتنسيق مع إدارات العلاقات العامة، مشيرةً إلى ضرورة تحديد الأزمات المتوقعة وإدراكها وتشكيل فريق لإدارة الأزمات يساهم في سرعة الاستجابة لها. وأوضح الدكتور هشام العمودي مدير عام ترجمان السعودية رئيس لجنة العلاقات العامة بالغرفة التجارية الصناعية بجدة بأن ورشة "الاتصال الداخلي وقت الأزمات" والتي قدمها الدكتور خيرت عياد رئيس قسم العلاقات العامة بكلية الاتصال بجامعة الشارقة تناولت العديد من المحاور من أبرزها التخطيط لإدارة الأزمات حيث تناولت أهمية بناء نظام للشعور بالأزمة يطلق عليه نظام الرادار الذي تعتمد عليه أي منظمة في جميع المعلومات عن الأزمات المتوقعة ويتضمن إدارة القضايا، وإدارة المخاطر، وإدارة العلاقات، إلى جانب حجم المنظمة الذي يلعب دوراً هاماً فكلما كان حجم المنظمة كبيراً تطلب ذلك وجود قاعدة بيانات متكاملة عن قطاعاتها وأقسامها وظروف العمل فيها وعناصر الأمان. وبين د. العمودي بأن الورشة أوضحت بأن المنظمات ذات السمعة القوية والمتماسكة هي التي تعني بمسئوليتها الاجتماعية ويمكنها مواجهة الأزمات بدرجة أكبر من تلك التي لا تمتلك نفس السمعة، مشيراً إلى أنه من الصعب بناء علاقات مع الجماهير أثناء الأزمات لأن الجمهور ينظر في سجل المؤسسة وما لها من رصيد لديهم، كما تناولت الورشة بأن تشكيل فريق لإدارة الأزمة أمراً حيوياً وأساسياً في بحيث يكون واضحاً سلفاً ويمثل كل قطاعات المنظمة مثل العلاقات العامة والقسم القانوني وإدارة الموارد والقسم الطبي والبحوث والعمليات وقسم الأمان والنقل والشؤون الحكومية إضافة إلى العلاقات العامة ويجب أن يتميز الفريق بالمهارات الفنية والمعرفية والعلاقات الجيدة مع وسائل الإعلام والإلمام بالجوانب المختلفة لعملية للإنتاج الإعلامي والقدرة على العمل تحت ضغط، والقدرة على تقييم المعلومات برؤية نقدية والقدرة على العمل في فريق عمل والاستعداد لتحمل المسئولية والقدرة علي الاستماع بنفس قدرة الحديث. وأضاف د. العمودي بأن الورشة تناولت أهمية تحديد متحدث رسمي للمنظمة لديه مهارات التعامل مع وسائل الإعلام، والحديث مع وسائل الإعلام وسبل تناول أسئلتها ولديه الحد الأدنى من الإقناع وخاصة عند التعرض للهجوم فضلاً عن مهارات الحديث والحوار في مجموعات. وبين الدكتور هشام العمودي بأن الملتقى وفعالياته هدفت إلى إبراز أهمية الاتصال الداخلي فضلاً عن تأهيل الممارسين المحترفين في تخصص الاتصال الداخلي، مبيناً بأن الملتقى حظى بمشاركة قيادات مختلف القطاعات الحكومية والخاصة والإداريين والمشرفين إلى جانب منسوبي قطاع التدريب والموارد البشرية والعلاقات العامة والاتصال المؤسسي والاتصال الحكومي والعاملين في التوجيه المعنوي والتسويق. وبين د. العمودي بأن الملتقى أبرز أهمية التخطيط للاتصال الداخلي وتوحيد ثقافة الموظفين وما يمتلكونه من قيم ومعتقدات مهنية، بهدف الحفاظ على سلوك إيجابي لأفراد المؤسسة، مضيفاً بأن الاتصال الداخلي يسعى لتوحيد المعتقدات والقيم المكونة للثقافة المؤسسية عند الأفراد والتعبير عن هذه المعتقدات والقيم عبر قنوات اتصالية مختلفة لكي تصبح الهوية واضحة، حيث يظهر تأثير هذه الهوية على الأفراد في صورة انطباعات تشكل الصورة الذهنية لديهم ثم تدفعهم لتغيير سلوكهم بما ينسجم ويتوافق معها. يشار إلى أن ملتقى الاتصال الداخلي تناول عدة محاور استعرضت هيكلية الاتصال الداخلي وإدارته والتخطيط الناجح له، وأسس ومهارات الاتصال الداخلي في المنظمات وفن الاتصال بالجمهور الداخلي خلال الأزمات المؤسسية.
