خارطة طريق تقنية المعلومات «IT Roadmap »

الكثير من مدراء تقنية المعلومات تجدهم في دوامة التشغيل أكثر من توجههم إلى التخطيط والاستراتيجيات وتجدهم يرغبون بشدة أن يكونوا أكثر استراتيجيا، فلديهم رؤى واهداف مدفوعة من استراتيجية الأعمال في منظماتهم، وتسمع عن قصص جميلة عن تقنيات الحوسبة السحابية، والتطبيقات المحمولة، والتحول الرقمي، والشبكات الاجتماعية، والكثير.
ولسوء الحظ، تجدهم يعملون في دائرة ردة الفعل!!، والتى تنبع من الاحتياجات والتغيرات اليومية على المدى القصير بدلا من الأولويات الاستراتيجية ويظلون في دوامة لا يمكن الخروج منها.
خارطة طريق تقنية المعلومات هي وثيقة تحدد الخطوط العامة للخطة، لتحقيق أهداف قصيرة الأجل وطويلة الأجل من خلال استخدام الحلول التقنية.
هذا النوع من خارطة الطريق ينص عادة على المعلومات الأساسية التي تساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات أفضل حول الاستثمارات في تقنية المعلومات.
تظهر خارطة الطريق التقنيات المزمع توافرها حاليا، وتسلط الضوء على التحسينات المقرر تنفيذها وتدلك على نهاية حياة الأنظمة المراد استبدالها.
على سبيل المثال، فإن نظام ادارة الموارد ERP المقرر استبداله بآخر جديد، فان خارطة الطريق تظهر متى ينتهي القديم ومتى سيتم إطلاق الجديد.
وخارطة الطريق هي من أفضل الطرق لترى المنظمة خياراتها قبل تحديد التقنيات التي سوف تستخدمها أو تنفذها، وكذلك تتضمن خطة وجدولا زمنيا لتنفيذ النظم الجديدة.
فهي نظرة شاملة للتخطيط المركزي، فيها يتم التأكد من أن التكنولوجيا والبنية التحتية المستثمر فيها تحقق الأهداف القصيرة الأجل والطويلة الأجل للمنظمة، فضلا عن نظرة مختصرة عن محفظة Portfolio المنتجات بأكملها.
فماذا يجب ان تحتوي خارطة الطريق ؟
1- الأهداف Goals
الأهداف هي الإنجازات سواء على المدى القصير أو على المدى الطويل والتي تأمل مؤسستك تحقيقها من خلال تقنية المعلومات، وخصوصا الأهداف التي تركز على قدرات الأعمال التي يتم تمكينها من قبل تقنية المعلومات، وكذلك ما تحتاجه للحفاظ على تشغيل هذه التقنيات للمضي قدما. فمثلا خطة التحول الوطني تحتاج الى قدرات جديدة لزيادة الكفاءة وتقليل التكلفة فيجب من خارطة طريق تقنية المعلومات ان تتواكب مع القدرات والامكانيات الجديدة.
2- خطط الانطلاق Release Plans
تركز خطط الانطلاق على تعزيز أنظمة ومتطلبات محددة لدعم القدرات Capabilities الجديدة التي تحتاجها الأعمال.
«كمثال يجب ان تتواكب خطط إطلاق نظام ادارة مستشفيات HIS مع افتتاح المستشفى وليس بعدها بفترة من الزمن».
يجب ان تنشر خطط الانطلاق وتتواءم مع أعمال المؤسسة وتكون جاهزة بأشهر، مع ضمان القدرة على تنفيذها واعلام الجميع بها.
3- المعالم Milestones
هذه هي الإنجازات الرئيسية التي تحققت في عملية تطوير التقنية.
هي مرحلة تسمح لك بفهم التقدم نحو الهدف على المدى الطويل، في أوقات مختلفة من المشروع.
وعادة ما يتم الاستدلال بمعالم المشاريع بمواعيد محددة وتعامل على أنها أهداف الأداء لضمان ان خطتك على المسار الصحيح.
4- الموارد Resources
الموارد بالتفصيل: فمثلا القوى العاملة اللازمة للتطبيق والأهم من ذلك القوى العاملة للحفاظ على تشغيل الانظمة والتقنيات التي تم تنفيذها.
يجب التخطيط لفرق العمل المتعددة والتي يمكن ان تعمل في نفس الوقت وكيفية الاستفادة منهم بأفضل الطرق وبأفضل التكاليف.
5- التدريب Training
التدريب هو أساس التغير الى الأفضل فكلما زادت قدرات المؤسسة على تدريب الموظفين على التقنية الجديدة بطرق ووسائل مرنة وواضحة استطاعت ان تتقدم وتنجز المشاريع.
6- عوامل الخطر Risk Factors
تمثل عوامل مخاطر المعوقات الداخلية والخارجية التي قد تمنع المؤسسة من تحقيق الأهداف والنقاط المشار إليها في خطة تقنية المعلومات.
ويجب ان تشمل القيود المفروضة على بعض التقنيات المراد تنفيذها في حد ذاتها، وجميع الظروف المتوقع حدوثها ووضع خطة لتلافيها. ونشر هذه المعوقات على اصحاب المصلحة.
7- تقارير الحالة Status Reports
تقارير الحالة هي جزء هام وضروري من خارطة طريق تقنية المعلومات لإبقاء الجميع على علم ودراية.
على جميع أصحاب المصلحة أن يكونوا على نفس المعرفة بسير ووضع المشروع.
واخيرا في نهاية المطاف، الغرض من خارطة طريق تقنية المعلومات هو مواءمة ومقاربة أصحاب المصلحة الرئيسيين في جميع أقسام ووحدات المؤسسة، من خلال وضع خطة عمل لتنفيذ حلول تقنية جديدة أو المحافظة على الموجود منها.
فهذه الخطة تساعد فرق العمل على فهم أفضل للمتطلبات التقنية اللازمة للوصول إلى الهدف النهائي، وتوفر طريقا واضحا لحالة الاستخدام المطلوبة من المنظمة.
فموضوع انك تخطط وتقرر وتضع الناس أمام الأمر الواقع قد ولى زمانه، وإن فعلت! حتما سوف تصطدم بعدم المبالاة والمقاومة الشديدة، وثق تماما بان خطتك سوف تفشل.