تنفيذاً لتوجيهات الأمير محمد بن فهد بن عبدالعزيز

اعتمد نائب أمير المنطقة الشرقية صاحب السمو الأمير جلوي بن عبدالعزيز بن مساعد خطة التطوير الإداري بالإمارة والمحافظات والمراكز التابعة لها لعام 1433/1434ه، التي قدمها لسموه وكيل الإمارة زارب القحطاني.
وجاء الاعتماد إنفاذاً لتوجيهات أمير المنطقة الشرقية صاحب السمو الملكي الأمير محمد بن فهد بن عبدالعزيز بتطوير الأداء الوظيفي لمنسوبي الإمارة.
دراسات تنظيمية
وتشمل الخطة بعض الدراسات التنظيمية، ومشروع المحافظة النموذجية، ومشروع توثيق وتطوير إجراءات العمل، بالتنسيق مع وحدة توثيق وتطوير إجراءات العمل في الإدارة العامة للتطوير الإداري بوزارة الداخلية، ومشروع «الخبرة والمعرفة من خلال بيئة العمل الشاملة» الذي يهدف إلى تعزيز الإثراء الوظيفي والمعرفي في بيئة العمل بإصدار أدلة إجرائية إرشادية تتيح لجميع المختصين في الإدارات الإلمام بالمهام التي يقوم بها زملاؤهم، ويضمن تدوير الخبرات في بيئة العمل ويشيع أجواء التعاون، ويُسهم في التقليل من أحادية المعرفة ويوفر بيئة وظيفية مفتوحة الأفق أمام كل موظف لتطوير مهاراته، والاطلاع على تخصصات زملائه الذين يتقاسم معهم المسؤولية الوظيفية.
قياس رأي
كما شملت الخطة أيضاً القيام بعملية «قياس الرأي» الموجهة للمديرين والمشرفين والموظفين التنفيذيين والمستفيدين من الخدمات التي تقدمها الإمارة من خلال المركز الشامل لخدمة الجمهور، الذي يهدف إلى الاستفادة من المعلومات المرتدة من هؤلاء جميعاً في تطوير وتحسين الأداء، وبيئة العمل.
كما تضمنت الخطة مجموعة من البرامج التدريبية الخاصة بالإداريين، وبرنامج إعداد وتأهيل الصف الثاني من الإداريين، والبرامج التخصصية الموجهة للشرعيين والحقوقيين والقانونيين، وباحثي القضايا ومن يماثلهم في طبيعة العمل الإداري، وكذلك برنامج التثقيف الإلكتروني والتدريب التقني، بالتنسيق والتعاون مع إدارة تقنية المعلومات بالإمارة، ومركز المعلومات الوطني.
ثلاثة أدلة
وتضمنت الخطة إعداد وإصدار ثلاثة أدلة وظيفية مهمة هي الإصدار الثاني من دليل الموظف بإمارة المنطقة الشرقية «الحقوق والواجبات» التي تراعي إدخال التعديلات المالية والوظيفية التي استجدت بعد صدور الأوامر السامية الكريمة الأخيرة بزيادة الرواتب وتحسين بعض المميزات الوظيفية والمالية لموظفي الدولة، وكذلك دليل الموظف الجديد بإمارة المنطقة الشرقية وتوابعها، والدليل الإرشادي للمستفيدين، ويهدف لتعريف المستفيدين بأهم ضوابط ومتطلبات الخدمات التي تقدمها الإمارة والمحافظات التابعة لها ذات العلاقة المباشرة بمصالح الجمهور، وإحاطتهم بما يجب إرفاقه باستدعاءاتهم، وذلك من أجل تسهيل الإجراءات عليهم، وتوفير وقتهم وجهدهم.
الطاولة المستديرة
وتحتوي الخطة أيضاً على برنامج «لقاءات الطاولة المستديرة» التي تجمع المختصين في الإمارة ونظراءهم في الجهات الحكومية الأخرى سواء في المنطقة الشرقية أو في الوزارات أو إمارات المناطق ذات العلاقة بالموضوع المطروح على مائدة الحوار، وذلك من أجل الوصول إلى حلول فاعلة تفضي للقضاء على المشكلة التي تم طرحها أو التقليل منها، أو العرض عنها للجهات المختصة إذا تطلب الأمر ذلك، وذلك وفقاً لاستمارة تم تصميمها لهذا الغرض وتوزيعها على إدارات وأقسام الإمارة، لحصر المشكلات الإدارية التي تواجههم والجهات الأخرى ذات العلاقة التي بإمكانها المشاركة في اقتراح الحلول بحكم الاختصاص.
تثقيف إداري
كما تشمل الخطة برنامج «رسائل التثقيف الإداري القصيرة، وهي عبارة عن رسائل أسبوعية سلوكية إدارية وظيفية تثقيفية «مُختارة» يتم إرسالها إلى جوالات منسوبي الإمارة وتوابعها عبر نظام SMS من قبل المختصين بإدارة التطوير الإداري، وكذلك «المشروع المرئي والمسموع لمكتبة الإمارة الثقافية» الذي سيشتمل على تسجيلٍ مرئيٍ ومسموعٍ، للعديد من المحاضرات والندوات التي تم تنفيذها بمقر الإمارة، لإتاحة الفرصة للآخرين للاطلاع عليها والاستفادة منها في الحياة الوظيفية، والإثراء المعرفي، حيث ستتاح الاستفادة منها على مسارين:
• المسار الأول: الكلمات التوجيهية في حفل الافتتاح من لدن صاحب السمو الملكي أمير المنطقة الشرقية، وسمو نائبه، ثم وكيل الإمارة، فهذه سيتم نسخها على إسطوانات ممغنطة (CD) وإهداؤها للجهات ذات العلاقة في جميع مناطق المملكة مصحوبة بكتيب وثائقي عن ملخص الفعاليات التطويرية والتدريبية منذ عام 1420 حتى 1432ه.
أما المسار الثاني فيشمل المحاضرات والندوات، وهذه سيتم رفعها على قناة فيديو على شبكة الإنترنت، بالتعاون مع إحدى الجهات المتخصصة في الوسائط الإعلامية المتعددة.
تطوير مهني
كما شملت الخطة برنامج «التطوير المهني لقيادات وأفراد حراسات قصر الإمارة» الذي يتضمن التدريب على برامج التخطيط الإستراتيجي، والقيادة الأمنية، وإدارة الوقت، وفن إدارة الأزمات، والإبداع الإداري، والإدارة المكتبية، وحقوق الإنسان، والتعامل مع الجمهور، وتطبيقات الحاسب الآلي في الأعمال الإدارية والمكتبية. وكذلك «الملتقى القيادي والإداري التطويري بإمارة المنطقة الشرقية» الذي يهدف للوقوف على الوضع الإداري القائم برمته سواء في الإمارة أو في المحافظات والمراكز التابعة لها، والتعرف على فرص التحسين المتاحة واستثمارها وتوحيد الجهود من أجل الارتقاء بالعملية الإدارية، وعرض التجارب الإدارية على المشاركين، حتى يتم الاستفادة منها في إطار تبادل الخبرات والتجارب الناجحة، كما يهدف إلى تعزيز العلاقات الإنسانية في بيئة العمل بما يعود بالإيجاب على العملية الإدارية والإنتاجية، وكذلك «جائزة موظف الشهر» التي تأتي تحقيقاً لهدف تحفيز الموظف وزيادة إنتاجيته، وتقديراً لجهود الموظفين الذين يتمتعون بالكفاءة العالية ويعملون بروح الفريق، ويُساهمون بالمقترحات التي من شأنها إحداث تأثير فاعل في توفير الوقت والجهد، أو سد الثغرات التي ربما تشجع على الإخلال بالواجبات الوظيفية، وذلك تبعاً لمعايير محددة وفقاً لاستمارة تم إعدادها لهذا الغرض.
أسر الموظفين
وفي إطار اهتمام الإمارة بمنسوبيها وعائلاتهم، شملت الخطة تنفيذ برنامج «ملتقى التطوير الترفيهي لأبناء منسوبي الإمارة» الذي يهدف إلى رفع الروح المعنوية للموظفين، وتعزيز عوامل الولاء الوظيفي، ومد جسور التواصل بين أبناء منسوبي الإمارة للمرحلة المتوسطة فما فوق، باعتبارهم من العوامل المؤثرة في نفوس آبائهم الموظفين، وذلك من خلال تفاعلهم مع بعضهم البعض في الأنشطة التثقيفية والترفيهية التي يتم تنظيمها لهم لمدة يوم واحد بالتنسيق بين الإدارات المعنية بالإمارة، كإدارة العلاقات العامة والمراسم، وإدارة الخدمات العامة، والحركة والصيانة.