مدير جامعة الملك سعود يدشن النسخة الثانية من برنامج معيد ويطلق نظام فعاليات الإلكتروني

دشن معالي مدير جامعة الملك سعود الدكتور بدران العمر نظام فعاليات الإلكتروني والنسخة الثانية من أجل التطبيق من برنامج معيد لتعيين المعيدين والمحاضرين بحضور وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور علي الغامدي ومساعدي وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي ومنسوبي الوكالة.
وأكد المشرف على وحدة الموارد البشرية بوكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور فهد العتيبي أن برنامج معيد في نسخته الثانية من أجل التطبيق يأتي انطلاقا من حرص الجامعة على تحقيق معادلة الشفافية والعدالة ومبدأ تكافؤ الفرص, حيث قامت وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي بتوجيهات من معالي مدير الجامعة وبالتعاون مع عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين وعمادة التعاملات الإلكترونية بإطلاق برنامج (معيد) الإلكتروني لتعيين المعيدين والمحاضرين بالجامعة والذي يهدف إلى تفعيل التقنية الحديثة واستخدامها في الجامعة وهي إحدى الجامعات الرائدة على المستوى العالمي وتحقيق مبدأ العدالة والشفافية وتكافؤ الفرص بين أبناء الوطن ودعم أتمتة جميع برامج وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي وهو المشروع الذي نادى به وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور علي الغامدي, وانطلق على عدة محاور من أهمها استخدام البرامج الإلكترونية كبرنامج (المهام) Task Tracker
ومن جانبه أوضح مستشار وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي للفعاليات الدكتور عصام الخالد أن نظام فعاليات الإلكتروني يهدف إلى أتمتة طلبات عقد الفعاليات المختلفة واللقاءات العلمية والمؤتمرات والندوات وغيرها والتنسيق فيما بينها باستخدام التقنية وربط نظام الفعاليات بنظام وزارة التعليم العالي لعقد لقاء علمي بصورة الكترونية سهلة ومبسطة توفيرا للجهد والسرعة في الإنجاز.
وتتم من خلال ثلاث مراحل متعاقبة ومتراكبة داخل نظام الموافقة على الفعاليات ولا بد أن يتم التسجيل في النظام من خلال الموقع التالي: http://eu.ksu.edu.sa/
وأشار الدكتور الخالد إلى أن التسجيل يتم بالبريد الالكتروني الجامعي يكون من خلال اختيار الجهة التي يتبعها طالب التسجيل وإكمال البيانات بكل دقة وستصل رسالة بها اسم المستخدم وكلمة المرور على البريد الالكتروني الجامعي الخاص بطالب التسجيل. ومن خلالها يتم التفعيل حيث تتضمن الرسالة رابط التفعيل.
وتعتبر المرحلة الأولى هي أهم المراحل حيث يقوم طالب الفعالية مثل ( قسم، معهد بحوث، كرسي بحث، جمعية علمية...الخ) بإنشاء الطلب ويسمي منشىء الطلب. حيث يسجل البيانات المطلوبة كاملة على النظام ويحق له معاينة الطلب والتعديل عليه وحفظه فيسمى مسودة طلب، إلى أن يتم إرساله الكترونياً لمرجعه من خلال النظام (عمادة, كلية, وكالة, برنامج الكراسي ..).
ثم مرحلة مرجع طالب الفعالية وهي الجهة التي يتبعها طالب الفاعلية (عمادة, كلية, وكالة, برنامج الكراسي....الخ) حيث يتم دراسة الطلب والتأكد من كافة مضامينه ومقارنتها بطلبات الأقسام الأخرى التي تتبع للمرجع نفسه، ويستطيع من خلال النظام تدوين أي ملاحظة إن وجدت وإعادتها لمنشئ الطلب، للتعديل، ثم بعد اعتماد المرجع يتم رفعها للجنة الدائمة للفعاليات لدراستها.
وأخيراً مرحلة اللجنة الدائمة للفعاليات وهي الجهة المشرفة على النظام وتقوم بدراسة كافة الطلبات من جميع جهات الجامعة الأخرى والتنسيق بينها ومن ثم الرفع الكترونياً لصاحب الصلاحية للموافقة، وتستطيع اللجنة إعادتها الكترونياً لمنشئ الطلب في حالة وجود أية ملاحظة مع كتابة التعليق المطلوب، ليتم التعديل.
وخلال المراحل الثلاث يمكن متابعة الطلب إلكترونياً من قبل أصحاب العلاقة المستخدمين ومعرفة التوصيات والموافقات والتطورات التي طرأت على الطلب.
مع منسوبي وكالة الدراسات العليا