إعادة هندسة إجراءات العمل (تبسيط إجراءات العمل)

Business Process Reengineering BPR بالبريد الإلكتروني

تعد أتمتة المعلومات من أكثر المواضيع أهمية لدى معظم المنشآت (حكومية كانت أم أهلية) وذلك بسبب الفوائد الجمة التي تعود بالنفع على كل من يتعامل مع تلك المنشآت من موظفين ومستفيدين. وهناك بعض الأدوات التي تم استخدامها في عملية الأتمتة، مثل Workflow Management System WFMS والتي توظف عدة تقنيات لربط الأعمال المختلفة في المنشأة.
و مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
- نبذة عن إعادة هندسة إجراءات العمل:
إعادة هندسة إجراءات العمل Business Process Reengineering BPR هي عبارة عن مراجعة المنشأة لطرق العمل المتبعة فيها لتحقيق أهدافها. وقد بدأ إستخدام إعادة هندسة إجراءات العمل منذ بدايات القرن التاسع عشر، وكان الاسم المتعارف عليها - آنذاك - هو: (تحليل الطرق والإجراءات) Methods and Procedure Analysis، وتم استعمالها للتخلص من الطرق البيروقراطية المستخدمة في تأدية الأعمال الإدارية التي توارثها جيل عن جيل.
وتستخدم إعادة هندسة إجراءات العمل عادة في الظروف التالية:
1. الرغبة في تطوير العمل الإداري.
2. أتمتة المعلومات لدى المنشأة.
3. فشل المنشأة في تحقيق الأهداف المرسومة لها.
- العقبات المحتملة عند تطبيق إعادة هندسة إجراءات العمل:
عند الرغبة في تغيير أسلوب العمل، فإنه يتحتم وجود بعض الصعوبات التي قد تجابه نجاح هذا المشروع، فقد وجد في إحدى الدراسات أن نسبة 70٪ من مشاريع إعادة هندسة إجراءات العمل انتهت بالفشل لسبب من الأسباب التالية:
1. نقص الدعم القيادي المستمر للمشروع.
2. عدم واقعية التطلعات.
3. المعارضة أو (عدم الرغبة) التغيير.
- النقاط الأساسية لتطبيق إعادة هندسة إجراءات العمل:
لا شك أن إعادة هندسة إجراءات العمل تعد خطوة مهمة جداً لتطوير أي منشأة، وهناك عدة نقاط يجب أخذها في عين الاعتبار لزيادة فرص نجاح المنشأة وتحقيق التطوير المطلوب لها. ومن أبرز النقاط التي يجب مراعاتها عند تطبيق إعادة هندسة إجراءات العمل ما يلي:
1. أن يكون مشروع إعادة هندسة إجراءات العمل مدعوماً دعماً غير محدود من أعلى سلطة إدارية في المنشأة.
2. عدم إهمال تقاليد وعادات العمل في المنشأة.
3. أن لا يتجاوز وقت تنفيذ المشروع مدة 3-6 أشهر.
4. أن يشارك مركز المعلومات (إدارة الحاسب الآلي) بالمنشأة كل خطوة من خطوات المشروع.
5. أن تضم فرق عمل مشروع إعادة هندسة إجراءات العمل المدراء والموظفين الذين يؤدون العمل الفعلي.
6. أن تكون قيادة المشروع من داخل المنشأة وليس من شركة (أشخاص) استشاريين من الخارج.
7. أن يكون المستفيدون هم نقطة الاهتمام الرئيسة في المشروع.
8. أن يخدم على مشروع إعادة هندسة إجراءات العمل الأهداف والخطط الاستراتيجية للمنشأة.
9. مواصلة العمل بإعادة هندسة إجراءات العمل وعدم توقفه بنهاية المشروع.