منظومة التعاملات الإلكترونية لوزارة التعليم العالي تقدم 231 خدمة إلكترونية

جولةفي موقع إلكتروني

تستعرض الصفحة اسبوعياً وبمثل هذا اليوم الخدمات الالكترونية التي يقدمها القطاع الحكومي والتعليمي بالمملكة ، حيث نستعرض اليوم منظومة التعاملات الالكترونية لوزارة التعليم العالي .
انطلاقا من توجهات حكومة خادم الحرمين الشريفين في التحول للتعاملات الإلكترونية في جميع القطاعات الحكومية فقد حرصت وزارة التعليم العالي على تفعيل جميع الخدمات التي تقدمها بشكل إلكتروني. وقد نتج عن ذلك منظومة التعاملات الإلكترونية لوزارة التعليم العالي والتي تشتمل على 231 خدمة الكترونية موزعة بين 21 نظاما إلكترونيا تتميز بترابطها وتكاملها مع بعضها البعض. وتقدم هذه المنظومة خدمات الوزارة للمستفيدين منها من الطلاب سواء في الداخل أو الخارج وأعضاء هيئة التدريس والجامعات الحكومية والأهلية وجهات الابتعاث.
ولعل من أكثر هذه الأنظمة استخداما هو بوابة الطلبة المبتعثين ونظام إجراءات سير العمل والتي تم إجراء 504,330 معاملة للطلاب المبتعثين في الخارج تتوزع بين أكثر من 59 خدمة إلكترونية. ويتم من خلال هذين النظامين التعامل مع جميع معاملات الطلبة الدارسين في الخارج بشكل إلكتروني، دون الحاجة إلى التعاملات الورقية من خلال إجراء سير عمل محدد لكل خدمة تقدمها الوزارة أو الملحقية الثقافية نتج عنه توفير الجهد والوقت للموظف من جهة وسرعة الاستجابة للطالب من جهة أخرى. حيث يستقبل المشرف الدراسي في الملحقية الثقافية الطلب الخاص بالطالب والذي تقدم به من خلال بوابة الطلبة المبتعثين، مع المرفقات اللازمة لإتمام الطلب، ليقوم المشرف الدراسي بعد ذلك بتحويله للموظف المسؤول وذلك حسب نوع الطلب، وهكذا إلى أن يتم إنهاء المعاملة واتخاذ القرار فيما يخصها حيث يتم إغلاقها لتكون بذلك (معاملة مغلقة). كما يتم من خلال نظام متابعة إجراءات سير العمل معالجة أنواع عديدة من المعاملات، ومنها على سبيل المثال: طلب إجازة، طلب استمرار في دراسة اللغة، طلب إعادة صرف، طلب ترقية البعثة، طلب ضمان مالي، وغيرها من الخدمات. وتحوي كل معاملة على البيانات الهامة والتي تساعد في اتخاذ القرار، سواءً كانت بيانات الطالب الشخصية، أو الدراسية، أو بيانات بعثته، أو غيرها من البيانات، بالإضافة للوثائق المرفقة مع الطلب، ليتم بذلك التعامل مع المعاملة من بدايتها إلى نهايتها بشكل إلكتروني.
نظام برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي من أهم الأنظمة
كما أن من أهم الأنظمة ضمن منظومة الوزارة للتعاملات الإلكترونية هو نظام برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي و الذي يتيح للطلبة الراغبين في التقديم على البرنامج إمكانية ذلك دون الحاجة للتواجد في مقرّ الوزارة. حيث يسمح لهم النظام بتعبئة بياناتهم ورغباتهم المتعلقة بالتخصص والدولة وغيرها، ليقوم الطالب بالإقرار على صحة البيانات المدخلة، وإرسال الطلب. حيث تم استقبال ما يقارب 75 ألف طلب من قبل الطلبة الراغبين في الدراسة في الدول المشمولة في برنامج خادم الحرمين الشريفين. وبعد انتهاء الطلب من طرف الطالب، ينتقل إلكترونياً إلى الإدارة المختصّة، حيث يتم الإطلاع عليه، وتدقيقه والتأكد من صحة البيانات المدخلة. ثم يقوم النظام بعد ذلك آلياً بعملية الترشيح للطلبة الذين تنطبق عليهم شروط الإبتعاث، كما يتيح النظام إمكانية طباعة الضمان المالي للطلبة المرشّحين للإبتعاث. وكخطوة نهائية، يتم طباعة قرار الإبتعاث للطالب. ويوفر نظام برنامج خادم الحرمين الشريفين للإبتعاث الخارجي للموظفين العاملين عليه كامل البيانات الهامّة والمتعلقة بالطالب، سواءً كانت بيانات شخصية، أو أكاديمية وذلك حرصاً على تسهيل إجراء سير العمل، وتيسير اتخاذ القرار فيها. كما يمكن للطالب الإطلاع على حالة طلبه، وكما يمكن له أن يقوم بمراسلة القائمين على برنامج خادم الحرمين الشريفين للإبتعاث الخارجي والتواصل معهم عن النظام وبشكل إلكتروني.
كما تسهل المنظومة على الملحقيات وجهات الابتعاث التعامل مع الطلاب المبتعثين في الخارج ويلعب نظام الشؤون الدراسية دورا مهما في ذلك ، حيث يتم إدراج ملف الطالب تلقائياً في هذا النظام عند صدور قرار إبتعاثه وذلك عن طريق الأنظمة الإلكترونية الأخرى التابعة لوزارة التعليم العالي. وكل محلقية من ملحقيات المملكة العربية السعودية تقوم باستخدام هذا النظام في تدقيق ملف الطالب أولاً، ومن ثم تفعيله، وتنفيذ كل ما يتعلق بإجراءات الطالب المبتعث عن طريقه. حيث يوفر نظام الشؤون الدراسية العديد من الخدمات الالكترونية للمحلقية الثقافية، مما يسهّل عليها تنفيذ الإجراءات بشكل أسرع. فيمكن من خلاله الإطلاع على بيانات الطالب الشخصية، ووثائقه المرفقة. كذلك الحال مع بيانات الحساب البنكي، وجواز السفر، والعنوان، والتأشيرة، والضمان المالي، وغيرها من البيانات، مع إمكانية التحديث في أي وقت.
من جانب آخر، يمكن للملحقية الثقافية من خلال نظام الشؤون الدراسية أن تقوم بالإطلاع على التقارير الدراسية و الخطة الدراسية للطالب، و تنفيذ العديد من الإجراءات كتمديد بعثة الطالب أو تأجيلها، و إصدار أوامر الإركاب، و غيرها. كما يعتبر نظام الشؤون الدراسية مرتبط بشكل مباشر مع عدد من الأنظمة الأخرى التابعة لمنظومة الوزارة الإلكترونية، ومنها: نظام خادم الحرمين الشريفين للإبتعاث الخارجي، نظام إدارة وصرف المستحقات المالية، نظام متابعة إجراءات سير العمل، وبوابة الطالب الإلكترونية. حيث يسهم هذا الترابط في تفعيل وتكامل الخدمة بشكل أكبر وأفضل.