كيف تنجز أكثر في وقت أقل؟

حدد أوقاتاً لمهام جدولك اليومي،
أعط لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها،
استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية
انهالت في السنوات الأخيرة الكثير من الكتب والبرامج والدورات التي تعنى بمجال تطوير الذات، وزيادة فاعلية الأفراد من خلال الاستفادة المثلى والقصوى من قدرات الشخص، ومن أهم هذه المجالات مفهوم إدارة الوقت، وتأتي أهمية هذا المجال انطلاقاً من القول المشهور: ان الوقت هو الحياة والحياة هي الوقت. وفي هذا الإطار نقدم للقارئ الكريم بعضاً من النصائح والارشادات المهمة في سبيل الاستفادة القصوى من الوقت وإنجاز أعمال أكثر في وقت أقل هذه النصائح جاءت في كتاب "كيف تنجز أكثر في وقت أقل" من تأليف روبرت بودش وترجمة منال مصطفى محمد وقد تضمن الكتاب 113وسيلة وحيلة للمساعدة على رفع معدل الإنتاج والتغلب على إعادة التأجيل التي تؤدي إلى تراكم الأعمال ونقص الإنجاز لدى الكثير من الأفراد.
يشير المؤلف في البداية إلى وجوب تصفية الذهن والتركيز على المهمة المطلوب إنجازها. يجب ان تتجاهل أي شيء آخر وتذكر ان التوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هي عليه. يمكنك التحكم في صفائك الذهني بحيث لا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك. تفهم جيداً ما يجب عليك فعله وقم به في هدوء وراحة وثقة. أيضاً من المهم بحس المؤلف ان لا تحاول ان تنشد الكمال دائماً فمن السهل ان تقع في فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً. لكن في أغلب الأحيان تؤثر محاولات تحسين العمل في النتيجة العامة، بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داع تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية فمن غير مفيد لوم نفسك وعندما يقل معدل إنتاجك فإنك تحتاج للتوقف وإعادة التفكير لا تفكر في محاولاتك الفاشلة السابقة تقبلها لأنها ببساطة طبيعة البشر. واصل عملك ويؤكد المؤلف أهمية ان تضع قائمة مهامك تبعاً لدرجة الأهمية وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية: عاجل وهام، هام وليس عاجل، لا هام ولا عاجل. بعد ذلك يعرج المؤلف إلى أهمية التخطيط لكل ساعة من عملك اليومي. حدد أوقاتاً لمهام جدولك اليومي. أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها. استغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ابدأ مباشرة في إنجاز التالية استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر الحاحاً. وكلما اكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.
وحول ماهية الاستثمار الأمثل للوقت ذكر المؤلف أنه يجب على الفرد مواصلة التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية وان يعمل عليها باستمرار واصل العمل عليها بقدر ما تستطيع دون ان تشتت تركيزاً لا يهم مدى صعوبتها أو التحدي الذي سيواجهك وغالباً ما يتطلب ذلك ان تكون ذا إرادة قوية ولكن النتيجة تستحق هذا العناء.
انتقل للخطوة التالية في الأهمية على قائمتك ركز انتباهك 100% على هذه المهمة حتى تكتمل إذا ما أنجزتها أو بذلت فيها أقصى جهد ممكن انتقل إلى المهمة التي تليها على قائمتك واحدة تلو الأخرى هكذا ستنهي مهماتك واعمل دائماً على إنجاز الأكثر أهمية.
يشير المؤلف إلى أنه من المهم إنجاز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة أعطى المهام السهلة الباقية لمن يؤديها وهذه وسيلة فعالة جداً لرفع معدل الإنتاج قم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها انت فقط بأفضل ما يمكن مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عملياً بما تحتاجه المهمة استثمر وقتك وخبرتك بحكمة دقق في كل مهمة وقرر أياً من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها.
ويحرص المؤلف القارئ ان يحول وقته لأفعال منتجة. على ذلك حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية استجمع كل قوتك ثم قم بالعمل استخدم الأوقات الأقل في معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات لا يمكن لأحد ان يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم يمكن السر في ان تعرف أكثر أوقاتك نشاطاً وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل. وتحت عنوان تغلب على عادة التأجيل أعطى المؤلف عدداً من الإرشادات أولها ان تقيم المهمة التي تتهرب منها ما الذي يمنعك للبدء بها؟ غالباً ما تبدو المهمة شاقة طريقة التغلب على ذلك هو ان تقسمها إلى مهام صغيرة قسم المهمة الكبيرة إلى مهام ثانوية تنجز أسرع وأسهل قسمها وستصبح أقل صعوبة انظر إليها كسلسلة من المهام الصغيرة ثم أنجزهما واحدة تلو الأخرى قدر النتائج ما أسوأ ما يمكن ان يحدث إذا أجلت أو أخفقت في اكمال هذه المهمة؟ وفي المقابل ما هي أفضل نتيجة محتملة لإنجاز هذا العمل في الوقت المحدد؟ قم الآن بالخطوة الصائبة وابدأ العمل فوراً. ابدأ الآن قيم الوضع في الحال وقم بالخطوة الأولى لبدء العمل حتى أكثر المهام صعوبة يمكن ان تصبح أكثر سهولة عندما نعقد العزم ونبدأ بها.