مراسم الاجتماعات الافتراضية

ساهمت الاجتماعات الافتراضية في تسهيل كثير من اللقاءات والاجتماعات ولكن الجميع منا يلاحظ أخطاء تتكرر في كثير من الاجتماعات الافتراضية
في هذا المقال سنتعرف على أبرز الأخطاء والحلول لها
في حالك أنك المنظم للاجتماع:
* يجب عليك إرسال رسائل تذكيرية حتى قبل الاجتماع بربع ساعة.
* عليك تأكد قبل الاجتماع بيوم أن الجميع يعرف كيفية الدخول وتحميل البرنامج الخاص بالاجتماع.
* تأكد أن الجميع حصل عبر البريد الإلكتروني على رابط الدخول.
* عليك الدخول للمنصة قبل الوقت.
* إبلاغ السكرتير أنك في اجتماع افتراضي.
* كذلك على منظم استقبال الوثائق المراد مناقشتها وتحميل الوثائق التي ترغب مشاركتها مع المشاركين.
* يجب عليك أن تعرف كيف تدير الحوار.
* في حال حضور شخص جديد عليك التعريف به.
* لا تحضر الاجتماع في مكان عام.
أما أنت عزيزي المشارك:
* لا يعني الاجتماع الافتراضي التأخر في الحضور
* في حال أنك تشارك الاجتماع من المنزل عليك اختيار الغرفة المناسبة بعيدا عن الضوضاء أو الأطفال وإبلاغ العائلة بأنك في هذا الوقت تكون في اجتماع أيضا كان من المنزل.
* اختيار خلفية مناسبة للجلوس لا تكون تحت أضواء ساطعة.
* عدم إرسال رابط الاجتماع لأي شخص.
* الاجتماعات الافتراضية لا تعني أنك تظهر بملابس غير رسمية.
* لا تتناول الطعام ولا تنشغل بالهاتف الجوال أو التلفاز أو أي شيء آخر.
* تأكد من الإضاءة وعمل الميكروفون والكاميرا والبرامج المساعدة والانترنت.
* عند الرغبة في المشاركة عليك بالاستئذان من خلال الايقونة من الجهاز وعدم الإطالة لأن الاجتماع له وقت محدد والجميع سيشارك.
* عند اختلاف وجهات النظر تجنب الانفعال وتداخل الأصوات.
* في حالة عدم المشاركة يجب عليك كتم الصوت.