تحديد المسؤوليات

يسعى كل مسؤول في أي وزارة أو شركة إلى تقديم الأفضل في العمل سواء كان ذلك إدارياً أو مالياً أو فنياً وعمل بصمة في تاريخه العملي سعياً لإرضاء الله سبحانه وتعالى أولاً.
ومما يعيق الارتقاء بجودة العمل بل ويتسبب في الانزلاق به في متاهات لا يحمد عقباها تشتت الصلاحيات والمسؤوليات فبذلك لن يتم الوقوف على الخلل الحاصل في أي منظمة.
ومن أهم المرتكزات التي يقوم عليها نجاح العمل الإداري هو الإهتمام بالجانب التنظيمي المدروس وتحديد المسؤوليات لكل إدارة وفرد لدفع وتطوير العمل حتى يسير العمل وفق التنظيم الهيكلي الدقيق والتنظيم. ليؤدي ذلك لأن يسير العمل بسلامة ووضوح وبما يتفق مع الأنظمة واللوائح المعمول بها.
ومن المؤكد أن في حالة انتشار الفوضى في العمل في أي مؤسسة فإن النتيجة ستكون مخيبة للآمال ولن يستفيد من ذلك سوى من حاول أن ينشر الفوضى وبناء علاقات شخصية على المصلحة العامة.
من هنا سأركز على جانب واحد من الجوانب الإدارية وهو (تأمين الطلبات)
وقد اهتمت الجهات الرقابية في المملكة في تطبيق الأنظمة واللوائح في عمليات التأمين ووضعت الأسس والقواعد المنظمة لذلك .
ويهمني أن أوضح في هذا المجال الآلية السليمة المتبعة في تأمين الأصناف المختلفة لأي وزارة من حيث (المحتوى – والإعداد – والتعميد – والاستلام والتوزيع ( حتى يصل الصنف للمستفيد).
ولا شك أن كل وزارة لديها اهتمام من نوع معين في الأصناف التي يتم تأمين الصنف للمستفيد
فمثلاً وزارة التعليم تهتم أساساً في تأمين الكتب المختلفة وغيرها، وعند الرغبة في تأمين أصناف عن طريق المنافسة أو الشراء المباشر، تكون الإجراءات النظامية كالآتي :
أولاً: تختص كل وكالة في أي وزارة في إعداد مواصفات الصنف من حيث النوع والشكل والقوة وغيرها من جميع النواحي إضافة للأعداد المطلوب توفيرها.
ثانياً: يتم إحالة طلب تأمين (الصنف) من الإدارة والوكالة المعنية إلى الشؤون الإدارية والمالية (الإدارة العامة للمشتريات) برقم وتاريخ محدد، وبدورها تعلن عن المنافسة وإصدار التعميد اللازم للشركات المنفذة (تأمين المطلوب) وفق العينة المختومة والتي تم إعدادها وإعتمادها من قبل المختصين في (الوكالة المعنية).
ثالثاً: يبدأ دور الشركات في تأمين وتجهيز الصنف المطلوب وفق الأعداد المحددة في التعميد والصادر من الإدارة العامة للمشتريات وفق العينة (المعتمدة) والمختومة من الإدارة والوكالة ذات الإختصاص.
وقد ينص التعميد تسليم الشركات الصنف المطلوب لفروع حسب الأعداد المحدده من الإدارة المعنية وتسيلم (الاحتياط من الصنف ) إلى الإدارة العامة لمستودعات في الوزارة لتقوم بتغذية الإدارات المختلفة أو تسديد النقص في احتياجهم تحسباً لأي ظرف طارئ أو الخطأ في احتساب الأعداد المطلوبة .
رابعاً: الاستلام من الشركات :
يتم استلام الأصناف المطلوبة من قبل إدارة المستودعات في الإدارات المختلفة إذا كان التعميد ينص على ذلك من كافة الشركات ( وفق العينة المعتمدة من قبل جهة الاختصاص) وليس للمستودعات رأي في الاستلام سوى ما يخالف العينة المعتمدة وغير ذلك .
أما إن كان ماترغب الشركات تسليمه (وفق العينة المعتمدة) فليس للمختصين في المستودعات حق الإعتراض ويتم الاستلام بوجود ممثل للوكالة المعنية) تحديداً للمسؤولية.
خامساً: تسليم الأصناف للمستفيد
بعد استلام المستودعات للأصناف المؤمنة بإدارات المناطق يتم البدء في سرعة فرز وترحيل الأصناف (وفق الأعداد المحددة لكل قطاع من قبل الإدارة المختصة).
لذلك من المهم الحرص والاهتمام وتحديد المسؤولية والصلاحيات في كافة مراحل إعداد الأصناف المطلوبة ليتحمل كل شخص المسؤولية في عمله ويكون ذلك سبباً في الحرص والاهتمام والتنظيم من الجميع في كافة المهام والأعمال للوصول إللى النتيجة المأمولة.
ولا شك أن العملية في تأمين واستلام وتسليم الأصناف المختلفة (عملية تكاملية من كافة الأطراف ، ولكن يجب في الدرجة الأولى التزام كل جهة بكافة المهام المحدده لها. وليس هناك ما يمنع التذكير والمتابعة من الأطراف الأخرى لتفادي الوقوع في أي أخطاء في (الأصناف المستلمة من معلومات أو صور أو أعداد).
وأذكر في عام 1436ه أثناء تشرفي في العمل في إدارة المستودعات العامة تم الاستلام (المبدئي) لكتاب الثقافة الإسلامية للمدارس السعودية في الخارج وكان لإدارة المستودعات العامة (رأي في صور غلاف الكتاب) وتم مباشرة إشعار وكالة المناهج وإدارة المدارس السعودية بالخارج وتذكيرهم بتلك الملاحظة وبالفعل تم إيقاف توزيع الكتب ومعالجة الخلل الذي قد يكون خارج عن إرادة معتمدي العينة .