جائزة المدينة.. دورة استثنائية لإدارة المخاطر والعمل عن بعد بزمن كورونا

في إطار جهودها لرفع مستوى الأداء ومعدلات الجودة، حرصت جائزة المدينة المنورة للأداء الحكومي المتميز على تجديد الدماء ومواكبة تحديات كورونا، من خلال فرعين وحيدين هما العمل عن بعد وإدارة المخاطر، إذ اعتمد صاحب السمو الملكي الأمير فيصل بن سلمان بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس مجلس أمناء مؤسسة جائزة المدينة المنورة، تخصيص فرعين للجائزة في دورتها لعام 2020، الأول «التميّز في إدارة العمل عن بُعد والفرع الثاني «التميّز في إدارة الأزمات والمخاطر»، وتقتصر الجائزة على هذين الفرعين فقط استثنائيًا هذا العام وذلك مواكبةً للمستجدات التي فرضتها جائحة فيروس كورونا.
التميّز في إدارة العمل عن بُعد
تم تخصيص الفرع الأول التميّز في إدارة العمل عن بُعد انطلاقًا من مفهوم تطوير أداء الأعمال والاستفادة من التقدم الحاصل في وسائل الاتصال والتقنية الرقمية في ظل ما فرضته هذه الأزمة من ضرورة دعت لاتخاذ تدابير وقائية واحترازية، وسيكون استحداث هذا الفرع حافزًا للجهات لتقوم بحكومة أعمالها المختلفة وتحويلها إلى خيار الخدمات الإلكترونية والعمل عن بُعد مع قياس إنتاجية موظفيها في حال تعذر حضورهم لمقرات العمل واستمرار تقديم الخدمات سواء للموظفين أو المستفيدين من المراجعين.
وفي ما يتعلق بمحور التميز في إدارة الأزمات والمخاطر، فإن الجائحة وضعت تحديات كبيرة أمام مختلف الجهات في مختلف القطاعات مما استدعى استحداث هذا الفرع ليتم من خلاله المفاضلة بين الجهات وقياس مدى فاعلية الجهود التي قامت بها للتخطيط المسبق لإدارة الأزمة ومدى نجاعة تدابيرها في تخطّيها.
ترسيخ ثقافة الجودة والإبداع
تعدّ جائزة المدينة المنورة للأداء الحكومي المتميّز إحدى مبادرات مؤسسة جائزة المدينة المنورة وهي جائزة متخصصة في تقييم أداء الجهات الحكومية بمنطقة المدينة المنورة وقياس مدى رضا المستفيدين من تلك الخدمات إضافةً إلى نشر ثقافة الجودة وتحسين الأداء والتطوير المستمر.
وكانت قد صدرت عام 1435ه توجيهات الأمير فيصل بن سلمان بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة -رئيس مجلس أمناء مؤسسة الجائزة- بإطلاق جائزة باسم جائزة المدينة المنورة للأداء الحكومي المتميّز بمنطقة المدينة المنورة لتكون رائدة في مجالها وسابقة في تخصصها بهدف الارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة للمواطنين والمقيمين بالمنطقة وقياس مستوى رضاهم عن تلك الخدمات.
وتهدف الجائزة إلى نشر وترسيخ ثقافة ومفاهيم ومبادئ الجودة والإبداع والتميّز في العمل المؤسسي وتحفيز المنشآت الحكومية على تطبيق الجودة والتحسين المستمر لرفع الكفاءة والإنتاجية.
فروع الجائزة
تُعنى الجائزة بقياس تميّز الجهات المشاركة في خمسة فروع.
1) التميّز في تحقيق رضا المستفيدين.
2) التميز في متابعة وتنفيذ المشروعات.
3) التميّز في توظيف وخدمة المرأة.
4) التميّز في أنظمة إدارة الجودة والتحسين المستمر.
5) التميّز في توظيف وخدمة ذوي الاحتياجات الخاصة.
مراحل تطور الجائزة
انطلقت الجائزة في دورتها الأولى بثلاثة أفرع هي رضا المستفيد وإدارة الجودة وتطبيقات التحسين المستمر، وتوسعت الجائزة في نطاقها الجغرافي لتشمل المنشآت الحكومية وفروعها في المحافظات التابعة لمنطقة المدينة المنورة، وجرى تطوير الجائزة من خلال دمج فرعي الجودة والتحسين المستمر في فرع واحد واستحداث فرع التميز في متابعة تنفيذ المشروعات إطلاق الموقع الإلكتروني على شبكة الإنترنت. وفي الدورة الثالثة عام 1437ه تم استحداث فرع التميز في توظيف وخدمة ذوي الاحتياجات الخاصة إطلاق حسابات الجائزة على مواقع التواصل الاجتماعي وإطلاق مبادرة الأنشطة الرياضية «دوري التميّز لفرق الأحياء لكرة القدم و إطلاق مبادرة البرنامج التدريبي.
وفي الدورة الرابعة تم تعديل منهجيات وآليات تقييم فرع «التميز في تحقيق رضا المستفيد واستحداث فرع جديد «التميّز في توظيف وخدمة المرأة» و إطلاق مبادرتي الندوات المعرفية، وفنون المدينة وفي الدورة الخامسة استقرت فروع الجائزة على الفروع الخمسة الرئيسة.
المعايير ومنهجيات التقييم في الجائزة
تعتمد الجائزة في كافة فروعها على عمليات تقييم ممنهجة باستخدام أساليب بحثية مختلفة مستندة على أسس علمية معتمدة، ففي فرع التميّز في رضا المستفيدين على سبيل المثال تعتمد الجائزة أساليب بحث وأدوات مثل دراسة الخروج وهو منهج ينطوي على إجراء مقابلات مع مراجعي الجهات المستهدفة (من الذكور والإناث) خارج مبنى الجهة وعند خروجهم منها، بهدف تقييم تجاربهم في الوقت الذي لا تزال فيه التجربة ماثلة في الذاكرة بكل تفاصيلها، وملاحظات المستفيد المجهول وهي دراسة منهجية تعتمد على الملاحظة، حيث يقوم مستفيدون خفيون (مجهولون) بزيارة الجهة الحكومية المستهدفة لتقييم الخدمات المقدمة من حيث الأداء والجودة عن طريق الملاحظة وتتم هذه الدراسة باستخدام نفس المعايير المستخدمة في دراسة الخروج وبالتوازي معها، كما يتم اللجوء إلى إجراء مقابلات مع عينات عشوائية يتم اختيارها من الجمهور العام بهدف قياس رضاهم عما تقدمه الجهة المستهدفة من خدمات.
الجائزة في أرقام
- شارك في جائزة المدينة المنورة للأداء الحكومي المتميّز بدوراتها الخمس المنصرمة أكثر من 184 منشأة حكومية بالمنطقة.
- استفاد 220 موظفًا من برنامج التدريب بمشاركة 96 من مديري العموم وصنّاع القرار.
- أقامت الجائزة 15 مؤتمرًا وورشة عمل و3 مبادرات ثقافية ورياضية، واستهدفت أكثر من 10 آلاف موظف ببرامجها.
- أنجز فريق جائزة المدينة المنورة للأداء الحكومي المتميّز 960 يوم عمل ميداني وأكثر من 25 ألف ساعة عمل.
- بلغ متوسط عدد حضور الحفل الختامي للجائزة خلال دوراتها الخمس المنصرمة 1500 شخص.
- حظي موقع الجائزة الإلكتروني بأكثر من 500 ألف زيارة، واستقطبت حساباتها على مواقع التواصل الاجتماعي أكثر من 3 آلاف متابع.
- بلغ إجمالي عدد الزيارات والمقابلات والنماذج 10 آلاف أداة تقييم