وزارة الخدمة المدنية أصدرت العديد من الكتيبات الإعلامية منها ما يختص بالموظف الجديد!

باحثة سعودية تتناول الموظف الجديد

في موسم التوعية الوظيفية الذي نظمه مكتب التوظيف والخدمة النسائية بالرياض حصل البحث المقدم من الاستاذة/ هيلة محمد البليهد على المركز الاول الفائز في مسابقة البحوث ولاهميته قالت الاستاذة هيلة:
ان العنصر البشري في الادارة يشكل العصب في تحريك نشاطها وتحقيق مخططاتها الانمائية ولابد من اعداد ذلك العنصر اعدادا كافيا لخدمتها حيث ان الموظف اذا ما احسن اختياره واعداده واعلامه وتوجيهه، كان ذلك العامل بذكاء الواعي لاهداف وغايات ما يقوم به في طار الفريق الذي يضمه في الادارة مما يؤمن نجاح المؤسسة الادارية وازدهارها.
وبناء على هذه النظرة نجد ان الدولة لم تألو جهدا في وضع طرق وشروط اختيار الافراد للخدمة ثم حفزهم على الاستمرار بها وادارة شئونهم الوظيفية كالترقية ، الرواتب، المكافآت ، التدريب، التأديب والتقاعد بموجب نظم ولوائح واجراءات واضحة ومتطورة.
ونظرا لما يمثله العنصر البشري من اهمية في التنمية الادارية التي ترتبط بالانماء الاقتصادي والاجتماعي ولما يحدثه الانخراط في الوظيفة من تساؤلات وتحفز لدى الموظف الجديد فانني سأتطرق بايجاز الى كل ما يتعلق باختيار واستقبال الموظف الجديد واعداده واعلامه وتوجيهه مع التركيز على دور كل من وزارة الخدمة المدنية وادارة الموظف والموظف نفسه.
أولا دور وزارة الخدمة المدنية ممثلا بمكاتب التوظيف في اختيار الموظف الجديد وارشاده:
(أ) في مجال الاختيار:
حيث ان الجدارة هي الاساس في اختيار الموظفين لشغل الوظيفة العامة كما تنص المادة (1) من نظام الخدمة المدنية لعام 1397ه والتي تعني توفر عناصر وصفات ذاتية في الشخص.
وانطلاقا من هذا المبدأ فقد وضعت الخدمة المدنية شروطا لابد من توافرها فيمن يلتحق بالوظيفة وهي:
1 ان يكون سعودي الجنسية.
2 ان يكون مكملا سبعة عشر عاما.
3 لائقا صحيا.
4 حسن السيرة والسلوك.
5 غير محكوم عليه بحد شرعي أو بجريمة مخلة بالشرف والأمانة حتى يمضي على انتهاء تنفيذ الحد او السجن ثلاث سنوات على الاقل.
6 غير مفصول من الخدمة لاسباب تأديبية ما لم يكن قد مضى على صدور القرار ثلاث سنوات.
7 ان يكون حائزا على المؤهلات المطلوبة والمقصود بها (الشهادات العلمية والخبرات العملية والصفات الشخصية والمهارات والقدرات التي تتطلبها الوظيفة) وذلك حسب خطة التصنيف.
ونظرا لكوننا نعيش ظروفا تنموية تقدم خدمات ومشروعات تقوم على العلم والدراسة فان المؤهلات تتنوع وترتفع مستوياتها تبعا لتطور اعمال الدولة ونتيجة لذلك فان النظام ركز على عنصر التخصص وخصوصا بعد توفر كافة التخصصات في جامعاتنا وكلياتنا ومعاهدنا في الوقت الحاضر, وانه عندما اشترط لتعيين الجامعي على المرتبة السابعة ان يعمل في مجال تخصصه لم يكن القصد هو حصول الموظف على المرتبة بقدر ما هو التركيز على التخصص وحث الوظف على العمل في مجال تخصصه والبحث عنه، حيث ان المرتبة السابعة وسيلة وليست غاية او هدف.
وهذا يتطلب من وزارة الخدمة المدنية ان تركز على مهام اي وظيفة يطلب التعيين عليها في اي جهة او مؤسسة حكومية ولا يكتفى بالمسمى بل لابد من معرفة العمل الفعلي الذي سيكلف به الموظف ومدى تناسبه وتطابقه مع المسمى ، ومن ثم اختيار الشخص الذي يحمل التخصص الاقرب لفهم وتنفيذ مهام الوظيفة مهما كانت مرتبتها نظرا لما يؤديه وضع الشخص المناسب في المكان المناسب من حفزه ورضاه الوظيفي كونه يقوم باعمال تتناسب ومهارته وتخصصه، كما ان التركيز علىذلك ومتابعته مع ادارات الموظفين في الجهات التي يعمل بها الموظف يعتبر من اهم ما تقدمه وزارة الخدمة المدنية للموظف عند اختياره.
(ب)في مجال الارشاد:
لقد اصدرت وزارة الخدمة المدنية العديد من الاصدارات الاعلامية التي من أهم اهدافها ارشاد الموظف الجديد وتوضيح الانظمة واللوائح التي تحكم حقوقه وواجباته ومجالات العمل المتاحة له مثل:
* دليل الخريج للالتحاق بالوظيفة الحكومية.
* دليل الوظيفة.
* دليل الموظف الجديد,, وغيرها من الاصدارات.
وحيث ان وزارة الخدمة المدنية اصدرت هذه الاصدارات مفترضا ان الموظف الجديد سيقرؤها ونظرا لكون الموظف الجديد في البداية يكون مهتما بالبحث عن الوظيفة والحصول عليها، فانه قد لا يسأل عنها وحتى لو سلمت له فانه قد لا يعيرها اهتماما.
وحتى بعد الالتحاق بالوظيفة فان البعض لا يبحث عن الانظمة بتاتا الا اذا كان لديه استفسارا معينا او وقع فيما يجبره على البحث عنها، وعند ذلك قد لا يبحث عنها من مصادرها الرسمية وانما يلجأ الى من سبقوه في الخدمة لافتائه في ذلك وفي هذه الحالة قد يحصل على المعلومات الصحيحة.
او تأتيه معلومات مغلوطة والتي غالبا ما تؤدي الى اثارة المناقشات مع مدراء الموظفين الذين يحاولون جاهدين توضيح النظام، هنا قد يقتنع الموظف أو يتولد لديه احساس بالظلم الذي ينعكس سلبا على مستوى ادائه ورضائه الوظيفي.
وانطلاقا من مبدأ ان الجهل في القانون لا يعفي من العقوبة وحرصا على اعلان الموظف الجديد بالانظمة واهميتها في حياته الوظيفية وفي توضيح حقوقه وواجباته فبامكان وزارة الخدمة الخدمة المدنية تحديد مدى فعالية المقترحات التالية أولا:
1 حبذا لو قامت وزارة الخدمة المدنية عند ترشيح عدد من الموظفين وقبل استلامهم خطابات الترشيح ان يوضح لكل مرشح فكرة مبسطة عن الجهة التي سيعمل بها واهدافها الاساسية.
2 ان تنظم محاضرات لكل مجموعة من المرشحين لالقاء الضوء على المبادىء الاساسية التي يجب ان يعرفها الموظف باسلوب مبسط كتعريف معنى الموظف، الوظيفة، حقوقه وواجباته الايجابية والسلبية، ثم يوزع دليل الموظف الجديد او يحثه على طلبه واستلامه من ادارة شئون الموظفين في الجهات التي سيلتحق بها مع التركيز على تعريفه باهمية هذه الادلة التي في حوزته وانها تعتبر مرجعا وحماية له في حياته الوظيفية وكلما كان استلام خطاب الترشيح مرتبطا بحضور المحاصرات كان ذلك اجدى.
3 حبذا لو يشترط ان تحتوي اسئلة المسابقات الوظيفية ولكافة المستويات سؤالا عن انظمة الخدمة المدنية وذلك ضمانا لمعرفة الموظف للانظمة التي تحكم وتنظم حياته الوظيفية.
4 نظرا للنجاح الذي لاقاه برنامج الخدمة المدنية في الاذاعة وصفحات الخدمة المدنية في الصحافة، حبذا لو تقدم وزارة الخدمة المدنية برنامجا في التلفزيون مع اختيار الوقت المناسب.
ثانيا : مسئولية ادارة الموظفين في استقبال الموظف الجديد واعداده واعلامه:
نظرا لما لاستقبال الموظف الجديد من اثر كبير في نظرة الموظف وحكمه المبدئي على جهته، فقد اقر نظام الموظفين لعام 1391ه مسئولية استقبال الموظف الجديد على ادارة شئون الموظفين وجاء نظام الخدمة المدنية سنة 1397ه مؤكدا ذلك بهدف:
1 اكساب الموظف الجديد المهارات الضرورية لاداء مسئوليات وواجبات وظيفته.
2 تنمية ميوله نحو الخدمة.
ولكي تتحقق هذه الاهداف لابد:
(أ) ان يقوم مدير شئون الموظفين بما يلي:
1 استقبال الموظف الجديد استقبالا جيدا يعطيه احساس بالاهتمام به.
2 ان يشرح له الخريطة التنظيمية للوزارة او المؤسسة التي يعمل بها وموقع ادارته او قسمه في هذا التنظيم، والمهام والاهداف والتطور الذي حدث والمنجزات والنشاطات سواء للوزارة او القسم مع ضرورة تركيز الجهات على ايجاد دليل لاجراءات العمل وامداد الموظفين به مع الدليل التنظيمي.
3 ان يقدم له كتيب دليل الموظف الجديد .
4 ينسق مع ادارة العلاقات العامة في اخذ الموظف الجديد في جولة تعريفية لجميع اقسام وادارات الوزارة.
5 على مدير شئون الموظفين ان يصحب الموظف الجديد لتقديم لرئيس الادارة التي سيعمل بها وان يحذر من تركه يذهب منفردا لمقابلته، حيث إن هذا الاجراء يهدم كل شيء.
(ب) كما يجب على رئيس الادارة ما يلي:
1 المحافظة على روح الاستقبال الودي الذي اوجده مدير شئون الموظفين.
2 يقوم بتقديم الموظف للرئيس المباشر.
(ج) بعد ذلك يأتي دور الرئيس المباشر الذي يتوجب عليه ما يلي:
1 يعرف الموظف بزملائه.
2 يشرح له تعليمات القسم.
3 يوصح له موقفه بالنسبة لاعمال واجراءات القسم ودوره والعمل الذي يمكن ان يساهم به.
4 وبعد ان يطمئن الى ان الموظف الجديد قد استوعب هذه البيانات ينقله الى مرحلة الإرشاد والتعليم بالتفصيل ويعرفه بواجباته ومسؤولياته بالتحديد.
5 لابد ان تكون رقابة المشرف مستمرة حتى يتمكن الموظف من عمله.
(د) لابد ان يتابع مدير شئون الموظفين تقدم الموظف في عمله ومعرفة مدى استيعابه والاجابة عن استفساراته وتصحيح اي عادات عمل او افكار خاطئة وذلك باجراء مقابلات متتابعة ومتقاربة في البداية ثم متباعدة، ولابد ان تتم هذه المقابلات بتعاون رئيس الادارة والمشرف مع اخذ رأيهما في الموظف.
بالاضافة الى كل ذلك لابد من مراعاة النقاط التالية:
1 تعاون الجميع في المحافظة على الجو الودي الذي احدثه مدير شئون الموظفين مع الموظف في اللقاء الاول.
2 ان يجري مقابلات المتابعة نفس الشخص.
3 ان الاستقبال الودي الهادف ليس ضروريا فقط في حالة الموظف الجديد ولكن لكل موظف ينقل الى قسم او ادارة اخرى.
4 ان الاستقبال لا يكون فعالا الا اذا تم التأكد من ان الموظف الجديد وضع في موقع العمل المناسب وانه يبشر بالنجاح والتقدم ويسهم مساهمة فعالة في نشاط القسم.
5 ان يتأكد مدير شئون الموظفين من حصول الموظف على كافة حقوقه حسب الانظمة المنظمة لها، فعلى سبيل المثال لا الحصر:
1 الراتب.
2 العلاوة (وهي المبالغ المالية التي تضاف لاسباب معينة كالعلاوة الدورية وعلاوة الترقية والعلاوة التشجيعية للموظف الممتاز؟ .
3 البدلات (مثل بدل التعيين وبدل النقل وبدل الانتداب,, الخ).
4 المكافآت (مكافأة العمل الاضافي/ ,, الخ).
5 التعويضات.
6 المزايا (حيث يتمتع الموظفون في المملكة بمزايا مختلفة اذا ما توافرت لهذه الشروط المقررة في الانظمة واللوائح مثل: تذاكر الاركاب استعمال السيارات.
7 الترقيات.
8 الاجازات (العادية، الطارئة، المرضية، الدراسية، الاجازات الخاصة، مرافقة المريض، الوضع، عدة وفاة الزوج الاستثنائية، الامتحان).
9 التدريب (لابد من متابعة مدير شئون الموظفين لاوضاع الموظفين والتأكد من ان رؤسائهم لم يقفوا حائلا دون وضعهم موضع التدريب بقصد تحسين مستوياتهم الوظيفية التخصصية والفنية وذلك بعد توظيفهم، او من اجل تنمية قدراتهم على تأدية الوظائف التي يمارسونها حاليا، او الوظائف التي يباشرونها مستقبلا والاعتداد بنتائج التدريب عند النظر في شئون الموظفين الوظيفية).
ثالثا دور الموظف الجديد:
وبعد ان استعرضنا دور كل من وزارة الخدمة المدنية وادارة الموظف تجاه الموظف الجديد والتأكيد على حقوقه نرى لزاما علينا ان نذكره بواجبه حيث ينبغي على الموظفين العموميين اداء الخدمة المدنية واللوائح المختلفة من الواجبات الايجابية والواجبات السلبية وذلك تحقيقا للمصلحة العامة.
(أ) الواجبات الايجابية
1 تأدية الواجبات الوظيفية:
حيث يوجب نظام الخدمة المدنية على الموظف العام (ان يخصص وقت العمل في اداء واجبات وظيفته) المادة (11/ج) ومما لاشك فيه ان وفاء هذا الواجب يفرض عليه ان تكون هذه التأدية شخصية بمعنى ان يقوم به بنفسه ولا يعهد بعمله الى غيره وان تكون اجيابية اي ان يؤدي عملا ايجابيا في خدمة المصلحة العامة طوال ساعات العمل فلا يكفي ان يوجد الموظف بمقر وظيفته في اوقات العمل الرسمية دون ان يؤدي عملا يفرض عليه في نفس الوقت ان يراعي مواعيد العمل الرسمية في تلك التأدية.
2 مراعاة الواجبات المسلكية الايجابية:
وتمثل هذه الواجبات في الترفع عن كل ما يخل بشرف الوظيفة والكرامة ومراعاة اداب اللياقة في التصرف مع الغير.
3 اطاعة الأوامر الرئاسية.
(ب) الواجبات السلية:
1 يتعين على الموظف العام الامتناع عن القيام ببعض الاعمال مثل: نقد ولوم الحكومة، اساءة استعمال السلطة الوظيفية واستغلال نفوذها، قبول الرشوة، الاختلاس، اضرار الموظف بالمصالح العامة في ميدان الصفقات والمقاولات، قيام الموظفين تحقيقا لمصلحة مادية او مالية بمباشرة اعمال متصلة بالوظيفة ولو كانت لا تتصل باعمالها المسندة ، قبول الهدايا، قيام الموظف بحجز كل او بعض ما يستحقه الموظفون او العمال بقصد الانتفاع به شخصيا، افشاء اسرار الوظيفة، الاشتغال بالتجارة فضلا عن الجمع بين الوظيفة العامة واعمال معينة، حيث يتوجب على الموظف مراعاة تلك الواجبات حتى لا تطبق بحقه الجزاءات التأديبية التي حددها النظام (الانذار، اللوم، الحسم من الراتب، الحرمان من علاوة دورية واحدة، الفصل).
هذا باختصار ما استطعت ان اعرضه في موضوع الموظف الجدي آملة ان اكون قد وفقت في اختياره وايفائه حقه بعد ان اعتمدت في ذلك على بعض المصادر.
المصادر
1 انظمة ولوائح وتعليمات الخدمة المدنية في المملكة العربية السعودية الديوان العام للخدمة المدنية.
2 سلسلة الاصدارات الاعلامية ، دليل الموظف الجديد، الرياض: ديوان الخدمة المدنية، 1405ه ، 1985م.
3 د, عدنان اسكندر (تدريب الموظف) بيروت: دار النشر عويدات الطبعة الثانية ، 1982م.
4 قاسم ضرار (المفاهيم الحديثة في ادارة شئون الموظفين بالمملكة) الرياض معهد الادارة العامة ، 1403ه 1983م.
5 د, بكر قباني (الخدمة المدنية في المملكة العربية السعودية)، دراسة نظرية تطبيقية مقارنة، الرياض، معهد الادارة العامة، 1402ه، 1982م.