أرشيف إلكتروني لمساعدة مراجعي مصلحة معاشات التقاعد

قاربت المؤسسة العامة للتقاعد على الانتهاء من أحد مشروعاتها الهامة وهو نظام الأرشيف الالكتروني الذي يتضمن تصوير وتخزين جميع الوثائق الخاصة بالمتقاعدين والمستفيدين وحفظها وتداولها اليكترونيا، مما يسهم في تحقيق السرعة الكبيرة في انجاز الوثائق، وعدم تعطل العمل انتظارا لوصول الوثائق الى المكاتب والإدارات المختلفة بالمؤسسة، حيث يستطيع كل مسؤول من خلال موقعه في العمل ووفقا للصلاحيات الممنوحة له استراجاع الوثيقة آليا واجراء التعديلات والبيانات المطلوبة عليها دون انتظار الى حين وصول الوثائق من الأرشيف.
صرح بذلك محمد بن عبدالله الخراشي مدير عام مصلحة معاشات التقاعد، وأكد أن الانتهاء من مشروع الأرشيف الالكتروني يعتبر جزءا من خطة تطويرية شاملة للتوسع في استخدام الحاسب الآلي في كافة أعمال المؤسسة، وهذه المشاريع تحظى بدعم كبير من معالي وزير المالية رئيس مجلس إدارة صندوق معاشات التقاعد الذي يتابع باهتمام مستمر مشاريع تقنية المعلومات في المؤسسة العامة للتقاعد.
وأضاف الخراشي ان الانتهاء من مشروع الأرشيف الالكتروني يمثل للمؤسسة العامة للتقاعد خطوة كبيرة في مشروعها الضخم لتطوير البنية التحتية لتقنية المعلومات الذي تنفذه المؤسسة حاليا باشراف مركز الحاسب الآلي لديها مشيراً سعادته الى ان هذا المشروع الطموح سوف يستفيد منه حوالي 000 ،600 متقاعد ومستفيد من المعاش التقاعدي.
وأوضح الخراشي انه تم حتى الآن تصوير وتخزين حوالي 25 مليون وثيقة وفهرستها من خلال النظام المفهرس وذلك بهدف تقليل الوقت والجهد المستغرق في ادخال البيانات يدويا لتلافي حدوث أية أخطاء، بالاضافة الى الحد من نقل وارسال المستندات يدويا بين إدارات المؤسسة حيث يتم نقلها الكترونيا الى جميع المختصين في الإدارات مؤكداً ان هذه الخطوة سوف تشكل نقلة نوعية متميزة وتغييرا جذريا في تطوير خدمات المؤسسة العامة للتقاعد، واختصار دورة سير العمل والاجراءات بصورة كبيرة، وتقديم الخدمات للمتقاعدين والمستفيدين بصورة سريعة، مع الحفاظ على الوثيقة من التلف أو الضياع أو الاستهلاك حيث يتم مراجعة البيانات والمعلومات من خلال الوثيقة المصورة على الشاشة وإدخال البيانات اللازمة دون المساس بالوثائق الأصلية.
وأشار الخراشي انه سوف يتم وضع العديد من الأسس والضوابط التي تحكم عمل المختصين بما يضمن الحفاظ على سرية وخصوصية المعاملات وعدم تداولها بين غير المسموح لهم بذلك حيث قامت المؤسسة بانشاء مركز متكامل للحاسب الآلي يتم تجهيزه بأحدث المعدات اللازمة للتشغيل وتطوير جميع أنظمة العمل لديها وفقا لأحدث وسائل التطوير وهندسة النظم، بالاضافة الى الاستفادة القصوى من تدريب منسوبي المؤسسة إلى جانب تأسيس خدمة اتصال الهاتف التفاعلي المرتبط بقاعدة بيانات المؤسسة العامة للتقاعد، وتطوير موقع متكامل على شبكة الانترنت للمؤسسة العامة للتقاعد في المستقبل والتي تمكن المستفيدين من الاطلاع على جميع البيانات المتعلقة بهم بيسر وسهولة دون الحاجة الى التنقل أو السفر ومراجعة المؤسسة.