دليل المستخدم للمؤتمرات

الصيف هو موسم المؤتمرات، وهو وقت بالغ الأهمية لبناء العلامات التجارية، وإجراء الاتصالات، وتشكيل الصناعات. وبرغم أن الناس يتعلمون ويتفاعلون على نحو متزايد عبر الإنترنت، فإننا نظل في احتياج جوهري إلى المشاركة بشكل شخصي. وفي المؤتمرات، يتم توجيه هذه المشاركة من خلال بضعة مبادئ أساسية. والواقع أن فهم المرء لهذه المبادئ - بمعنى كونه «ملماً بفن إدارة المؤتمرات» - يشكل أهمية بالغة لخروجه بأقصى قدر ممكن من الاستفادة منها، سواء كان مُنظِّماً أو متحدثاً أو أحد الحضور.
ولعل الجانب الأكثر أهمية في أي مؤتمر هو الغرض منه، وهو ما ينبغي لكل مشارك أن يحدده لنفسه. فقد يحضر فرد أو منظمة أحد المؤتمرات بغرض فهم مستقبل المياه المعبأة، أو البحث عن مديرين يشترون المياه المعبأة، أو حتى لتعطيل سوق المياه المعبأة بتقديم أنظمة تنقية المياه. وقد يكون المتحدث راغباً في الترويج لصاحب عمله أو البحث عن رب عمل جديد.
بل وقد تكون أغراض المنظمين بعيدة عن الربح المباشر. على سبيل المثال، قد يُعقَد مؤتمر ما لإعطاء الشرعية لمعرض تجاري مواز، حيث تتلخص المصادر الرئيسة للعائد في رعاية مثل هذه المناسبات أو تأجير المساحات الطابقية. أو قد يكون الغرض من المؤتمر إقناع عملاء المنظِّم، وبالتالي توليد عائدات أطول أمداً. أو قد يكون خدمة مقدمة لأعضاء منظمة ما أو لشركات ضمن حافظة استثمارات مشاريع رأسمالية.
مؤخراً، عقدت إحدى شركات البث الإعلامي مؤتمراً لمراسليها ومقدمي برامجها الرئيسة من أجل توليد كمية ضخمة من محتوى الفيديو بشكل فوري أمام جمهور حي حاضر. وكان المتحدثون من كبار رجال الصناعة اللامعين، الذين ربما استغرق تعيين موعد مع كل منهم أسبوعاً أو اثنين، برغم أن الحضور كان يتألف في الأغلب من طلاب جامعيين.
إن التمييز بين غرض المنظم ونموذج الأعمال أمر بالغ الأهمية. وهناك نوعان من نماذج الأعمال الأولية: تقاضي رسوم من الحضور لتغطية تكاليف المتحدثين (مع الاحتفاظ بهامش ربح للمنظمين)، أو تقاضي رسوم من الرعاة في مقابل الحصول على حق اختيار المتحدثين والسيطرة على المحتوى. والواقع أن مفهوم «الدعاية المحلية» (حيث تتنكر الإعلانات المدفوعة في هيئة محتوى تحريري) تنطبق على الأحداث التي يرعاها الرعاة إلى حد مزعج.
بطبيعة الحال، تجمع العديد من المؤتمرات بين النموذجين. ولكن لابد من التعامل مع التوازن بكل دقة وحرص لضمان عدم إصابة الحضور الذين دفعوا الرسوم بخيبة الأمل بفعل التسويق العدواني. ولأن المحتوى يُنشأ أولاً بأول، فإن هذا قد يمثل تحدياً كبيراً؛ فقد يستخدم المتحدث المسرح بشكل غير متوقع للترويج لمنتج، ومن المحتمل أن لا يُدعى مثل هذا المتحدة مرة أخرى. (تماماً كما يستطيع كتاب الأعمدة أن يروجوا لأنفسهم أو لعرض يقدمه طرف آخر).
أما النموذج الثالث - وهو الأكثر فعالية وإثابة في اعتقادي - فهو أشبه بورشة عمل كبيرة، حيث يسهم كل من المتحدثين والحضور في المحادثة. وفي مثل هذه المناسبات، يكتسب الوعد بأن المشاركين سوف يتعلمون شيئاً ما كان بوسعهم أن يتعلموه في أي مكان آخر، ويلتقون بأشخاص يرغبون في التعرف عليهم، القدر الكافي من المصداقية لترغيب الحضور في دفع الرسوم وتحفيز المتحدثين على المشاركة بالمجان. وتجمع مثل هذه المناسبات بين قادة السوق، الذين يعملون في إطار المناقشة اللحظية بينهم وبين الحضور على توليد فهم جديد لتطور صناعاتهم، مسترشدين بمشرف يستثير حماس الصامتين ويسكت المستفِزين المتكَلِّفين.
وحتى داخل بنية المؤتمرات التقليدية، يشكل تنوع وجهات النظر أهمية بالغة. على سبيل المثال، قبل عشرة أعوام توليت حدثاً يكاد يكون كاسداً تماماً عن أدوات مكافحة برامج التجسس. وقد طرحت هذا التساؤل: «ألا يتحدث أحد في الدفاع عن برامج التجسس؟».
فجاءني الجواب: «إنهم أشرار». لذا فقد تعمدت إحضار أربعة متحدثين لصالح برامج التجسس، مع إقناعهم وبذل الوعود لهم حول حدود ما قد أوجهه إليهم من أسئلة علناً. وفي نهاية المطاف كان الحدث رائعاً. فقد قمنا بدعوة مجموعة متنوعة من المتحدثين، بما في ذلك أربعة من صانعي برامج التجسس، ولو أننا تعمدنا وصف منتجاتهم على المسرح ببرامج الإعلانات المتسللة على سبيل التأدب؛ ومسؤول من لجنة التجارة الفيدرالية الأميركية؛ والعديد من بائعي أدوات مكافحة برامج التجسس؛ فضلاً عن باحث مشهور في مجال برامج التجسس.
وعلاوة على ذلك، لم نضع ببساطة المديرين المسؤولين عن برامج الإعلانات المتسللة ليشرحوا أنفسهم؛ بل أدمجناهم في مجموعات مختلفة. أما جمهور الحاضرين - بما في ذلك العديد من شركات الأمن وأيضاً محام من مكتب النائب العام من ولاية نيويورك - فقد شاركوا بنشاط.
لقد غير المؤتمر الكثير من تصورات الناس عن أنفسهم وأعدائهم. وعلاوة على ذلك، من خلال تسليط الضوء على حقيقة مفادها أن شركات برامج التجسس، مثلها كمثل أي نوع آخر من الشركات، تقوم على نموذج أعمال، أشرنا ضمناً إلى أن أفضل وسيلة لمهاجمتها قد تكون باستهداف المعلنين الذين يتغافلون عن عن المقاصد التي يتم توجيه إعلاناتهم إليها. وقد حدث هذا إلى حد ما برغم أن مشكلة البرمجيات المارقة - والمعلنين الغافلين - لا تزال مستمرة.
وفي مؤتمر ملحوظ آخر قبل ربع قرن من الزمان، شرح القائمون على إدارة الإيرادات في صناعة الخطوط الجوية مجال عملهم لأشخاص يعملون في مجال الفنادق والأندية الرياضية وغير ذلك من مجالات العمل التي تعتمد على جداول زمنية. والواقع أن الكثير من عملية تسعير الأنشطة المحددة زمنياً اليوم يمكن إرجاعه إلى المواضيع التي تم شرحها واستكشافها في هذا الحدث.
الأمر ببساطة أن أفضل المؤتمرات تساعد المجتمع في فهم ذاته، حيث يتم تعريف قطاعات السوق وتوضيحها، وحيث تصبح احتياجات العملاء والتهديدات التي يفرضونها على البائعين واضحة جلية، وحيث يتلهف المشاركون والمتحدثون والمنظمون على حد سواء للمشاركة في الجمع المقبل.