ما سبب خوف المؤسسات من التبسيط؟

في حين يتذمّر معظم المدراء من وطأة المسؤوليات التي يرزحون تحتها، تودّ قلة منهم فقط التخلي عن أيّ من مهامها، في ما يشكل أحد أكبر التناقضات في الحياة المؤسسية. فكم يبرع المرء يبرعون في إطلاق ما هو جديد – من مشاريع، واجتماعات، ومبادرات – ولكنه كم يصعب عليه وضع حد لما هو متواجد. ثمّة أسباب نفسية عميقة مسؤولة عن الصيغة الحالية للأمور، أولها أنه في حين يتذمر الناس من كثرة انشغالاتهم، يشعرون برضا نسبي إزاء اعتبار وجودهم ضرورياً في ساعات اليوم كافة. وبالتالي، يرمز الانشغال إلى المقام.
إلى ذلك، يتردد المدراء إزاء وضع حدّ لبعض المهام، بسبب عدم رغبتهم في الإقرار بأنهم يُقدِمون على عمل غير ضروري. والأمر صحيح خصوصاً في مرحلة تعلو فيها مستويات البطالة، ويريد المدراء أن يصدّقوا فيها (وأن يقنعوا أنفسهم) بأن ما يفعلونه حيوي فعلاً.
أما السبب الأخير لمواصلة أداء مهام غير ضرورية، فهو أن المدراء ينشئون صلة عاطفية بها. وغالباً ما نرى ذلك في «مشاريع الزومبي»، وهي نشاطات إما يتم القضاء عليها، أو يتم تقليص أهمّيتها، ولكنها تبقى مستمرة لأن المدراء لا يريدون التخلي عنها.
ما عساك تفعل لوضع حد للنشاطات الزائدة عن حدّها أو غير الضرورية في مؤسستك؟ في ما يلي بعض التوجيهات التي ينبغي أخذها بالحسبان:
- الفصل بين خفض التكاليف وتقليص العمل: بما أن الناس بطبيعتهم يسعون لحماية مهنتهم، من الصعب أن نطلب منهم القيام بأمور قد تؤدّي إلى خسارة وظيفتهم. وبالتالي، وفي حال كان خفض التكاليف عامل توجيه أساسياً، فعليكَ أن تبذل قصارى جهدك لإلغاء وظائف أولاً. وأن تعمل بعد ذلك فقط بالتعاون مع «الصامدين» للتخلّص من العمل غير الضروري.
- دع إلغاء العمل يكون نشاطاً جماعياً: في حين يتردد المدراء في الإشارة إلى ما يمكن إيقافه في مجالات عملهم، غالباً ما يمكنهم رؤية فرص في أماكن أخرى. ومن خلال جمع أعضاء فريق العمل لمراجعة أقسام العمل المختلفة، تزداد فرصة اكتشافك لنشاطات يمكن الاستغناء عنها.
- قم بإدراج «بند إنهاء» في ميثاق كل اللجان وفرق العمل والمشاريع الجديدة: بدلاً من أن تسبح بعكس التيار وتحاول وضع حد للمبادرات المتواصلة، اجعل عملية الإنهاء حدثاً طبيعّياً في دورة حياة نشاطات الشركة.
من الضروري أن تعمد كل المؤسسات إلى ضغط زر «الانتهاء» دورياً بالنسبة إلى المبادرات التي تتأتّى عنها تكاليف وتعقيدات غير ضرورية. لكنّ القيام بذلك يتطلب من الشركات التطرّق إلى الديناميات النفسية التي تجعل إطلاق المشاريع أسهل من إنهائها.
- (رون أشكيناس شريك إداري في «شافر كونسلتينغ» Schaffer Consulting، وهو يتبوأ حالياً منصباً تنفيذياً داخلياً في كلية «هاس» للأعمال في جامعة كاليفورنيا في بيركلي. ويحمل كتابه الأخي ر عنوان: «فعال وحسب» Simply Effective.)