حددت وزارة الحج والعمرة آلية جديدة في حال ضياع جواز سفر المعتمر، لكي يتجنب المخالفة، في حال تجاوز بقاؤه المدة المسموح بها. وأوضحت الوزارة أنه في حال أضاع المعتمر جوازه، فعليه اتباع خطوات معينة لاستخراج وثيقة مرور للمغادرة من سفارته، تبدأ بتبليغ مركز الشرطة عن فقدان الجواز في المنطقة التي ضاع فيها الجواز، ثم يصدر مركز الشرطة محضر خطاب بالحالة للمعتمر، ويسلم المعتمر خطاب محضر الحالة لشركة العمرة التابع لها. وبناءً على ذلك تصدر شركة العمرة نسخة أو ما يسمى «برنت» بمعلومات المعتمر ويختم بختمها، ثم تقوم الشركة ببقية إجراءات استخراج وثيقة المرور، وتتوجه الشركة أو المعتمر إلى سفارته بخطاب محضر الحالة الذي أصدره قسم الشرطة و«البرنت» المختوم الذي أصدرته الشركة. وعند ذلك ستصدر سفارة المعتمر وثيقة مرور له، بموجب خطاب محضر الحالة الذي أصدره قسم الشرطة، والنسخة المختومة من الشركة، ويفضل أن يكون بحوزته أي مستند يثبت صحة بياناته، مثل «بطاقة شخصية» أو «بطاقة عمل»، ثم تقوم شركة المعتمر أو المعتمر بمراجعة إدارة الوافدين في منطقته، لختم وثيقة المرور، ليتمكن من المغادرة إلى بلده. وحذرت الوزارة من التخلف عن مواعيد السفر بحسب مدة التأشيرة والاتفاق مع شركات العمرة، مؤكدة أن «الآلية المعتمدة في حال ضياع جواز سفر المعتمر، جاءت بناءً على تعرض معتمرين لذلك، وعدم معرفة المعتمر وحتى شركة العمرة القيام بما يلزم». ولفتت إلى أن المدة المسموح بها بين صدور موافقة وزارة الحج والعمرة على طلب التأشيرة عبر المسار الإلكتروني وبين مراجعة المعتمر للسفارة في بلده للحصول على التأشيرة 15 يوماً، بموجب التنسيق مع وزارة الخارجية السعودية، وأما المدة المسموح بها لبقاء المعتمر داخل المملكة فهي شهر واحد، مشيرة إلى أن آخر موعد لتوثيق عقود الوكالات الخارجية نهاية جمادى الآخرة من كل عام هجري، بموجب ضوابط وزارة الحج المعتمدة من سمو ولي العهد، إذ يبدأ التعاقد مع الوكالات الخارجية بالتنسيق مع وزارة الخارجية السعودية ونظيراتها في الدول الأخرى. يذكر أن الوزارة أعدت أخيراً وثيقة تسمى حقوق الحاج والمعتمر، بهدف حماية حقوق الحاج والمعتمر والزائر، وذلك من خلال لجان المراقبة والمتابعة الميدانية، ومراكز التواصل، لتلقي الشكاوى والملاحظات. وحددت الوثيقة أنه من حقوق المعتمر ضرورة توفير الجو المناسب لأداء المناسك، وتوفير متطلبات السلامة والراحة والحصول على التوعية اللازمة، والنصح والإرشاد في كل ما يتعلق بشؤونه أثناء وجوده داخل المملكة، وإرشاد التائهين، واستقبال الشكاوى ومعالجتها والعمل على حلها، وكذلك استقبال المقترحات، إضافة إلى تأمين تنقلاته بين مدن العمرة والتأكد من حصوله على عناصر حزمة الخدمات المتعاقد عليها بأرقى مستوى ممكن، والإشراف على راحته طوال مدة إقامته. كما تتابع الوزارة مع الشركات تأكيد حجوزات سفر المعتمرين، وتأمين تذكرة سفر في حال فقدانها، والعودة بقيمتها على الوكيل الخارجي، كما تم تحديد وثيقة حقوق حجاج الداخل، التي تختلف عن حجاج الخارج وفقاً لضوابط حددتها الوزارة وتبعاً للتعاقدات الإلزامية مع الشركات. وأوضحت أنها تقوم «بتقويم ما لديها من تقارير عن أداء المرخص لهم من الشركات والمؤسسات في الموسم وما يصلها من تقارير من الجهات المختصة للنظر في شكاوى الحجاج، كما تقوم وزارة الحج والعمرة بمعاقبة الشركات والمؤسسات المخالفة، بتغريمها مالياً، أو إيقافها عن الخدمة لموسم أو أكثر، أو إلغاء تراخيصها».
