الحوسبة والرسائل النصية خففتا زحام المراجعين في العمادة

عميد القبول والتسجيل في جامعة الملك فيصل الدكتور محمد الفريدان أكد في حوار مع «عكاظ» أن النظرة المستقبلية لعمادته أن تكون جميع معاملاتها إلكترونية وأن العمادة تعمل حالياً على تطبيق هذا النظام في جميع أعمالها بهدف تخفيف العناء على الطالب بالمجيء للعمادة والاستعاضة بخدمة الرسائل النصية عبر الجوال في جميع الخدمات التي يتقدم إليها الطالب وبعد انتقال العمادة إلى المبنى الجديد بالمدينة الجامعية (نحن في طور تجهيز الأدوات الإلكترونية في معاملات الطلبة والمبنى يتكون من ثلاثة طوابق الطابق السفلي للخدمات الطلابية ويتضمن21 شباكا خدميا والطابق الأول لموظفي العمادة والثالث للعميد والوكيل والسكرتارية).
وكشف الفريدان في حواره بأن معظم القضايا الأكاديمية التي تهم الطلبة ستكون إلكترونية لتسهيل أمورهم تحقيقاً لمبدأ تطبيق الحكومة الإلكترونية التي ستسهل عليهم إنجاز معاملاتهم بأنفسهم عبر الخدمات الإلكترونية الموجودة على موقع عمادة القبول والتسجيل. مؤكداً بأن العمادة تقدم خدمات جليلة للجامعة من الأعمال الإدارية والفنية والإلكترونية داخل أسوارها وخارجها وكذلك تقدم خدمات إلكترونية لتسهيل أمور الطلبة والمراجعين وتعد واجهة من واجهات الجامعة، حيث تقابل الجمهور وتسهل أمورهم خلال فترات القبول والتسجيل والتخرج.
مكتب للاعتماد الأكاديمي
ماذا قدمت عمادة القبول والتسجيل بشأن الاعتماد الأكاديمي؟
- أنشأت مكتباً بعضوية وكيل العمادة ورؤساء الأقسام بحيث يتم التنسيق مع عمادة الجودة والتطوير لتطبيق جميع المعايير العالمية التي تتوافق مع الاعتماد الأكاديمي.
ماذا عن كلية المجتمع في محافظة بقيق؟ وما هي التخصصات التي سيتم فتحها؟
- سيتم بمشيئة الله افتتاح كلية المجتمع في بقيق أما التخصصات فسيتم تحديدها بواسطة مجلس الجامعة كما سيتم فتح كلية الحقوق في الأحساء مع بداية العام الدراسي المقبل.
تواصل ودليل قبول
تعد عمادة القبول والتسجيل قلب الجامعة النابض.. حدثنا عن ذلك وما هي أبرز المهام المناطة بها؟
- عمادة القبول والتسجيل لها دور حيوي في الجامعة، حيث إنها ترتبط بالطلبة منذ بداية حياتهم الجامعية وتستمر معهم بمتابعتهم أكاديمياً بالتنسيق مع الكلية التي يدرسون فيها وتساهم في تذليل ما يمكن أن يواجهه الطلاب والطالبات من عقبات في طريقهم حتى يتخرجوا في الجامعة مسلحين بسلاح العلم ليسهموا في بناء الوطن بما يحصلون عليه من العلوم والمهارات خلال مدة دراستهم الجامعية ولأهمية عمادة القبول والتسجيل للطلبة فقد قامت بمهمة توفير المعلومات الوافية عن الجامعة وكلياتها وتخصصاتها وشروط القبول فيها وإطلاعهم على الأنظمة واللوائح الضرورية التي يحتاجونها خلال مسيرتهم الدراسية كنظام الدراسة والاختبارات والمكافآت وغيرها من المتطلبات كما تقوم العمادة بالتواصل مع المدارس الثانوية من خلال زياراتهم أو بزياراتهم لنا بمبنى العمادة وتزويدهم بمستجدات القبول وكذلك تزويدهم بدليل القبول سنوياً لتوزيعها على الطلبة وتقوم عمادة القبول والتسجيل دائماً بمتابعة التطورات الحديثة في إجراءات القبول والتسجيل ومواكبة التطورات التقنية الحديثة التي تساهم في تحسين آلية العمل وإنجاز المهام وتبسيط الإجراءات والتحول نحو بيئة العمل الإلكترونية وفق توجيهات القيادة الحكيمة بتطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية ويتم قبول الطلبة بعد الحصول على نتائج «قياس» وذلك بالتعاون مع المركز الوطني للقياس والتقويم.
مسيرة التعليم الجامعي
ما هي أبرز مهام عمادة القبول والتسجيل؟
- أبرز مهامها ومسؤولياتها تكمن في متابعة دراسة الطالب منذ دخوله والتحاقه بالجامعة وحتى تخرجه فيها وقبول الطلبة بالجامعة وتنظيم سجلاتهم الأكاديمية ومتابعتها وتوفير الإرشاد والتوجيه الأكاديمي ورصد تقديرات الامتحان وإعلان النتائج للطلبة ومتابعة متطلبات التخرج بالكلية المعنية والإشراف على تحويل الطلاب من كلية إلى كلية داخل الجامعة أو بين الجامعة والجامعات الأخرى وتنظيم ملفات الطلاب وحفظها وتلقي طلبات المنح للطلاب غير السعوديين من داخل المملكة أو خارجها وتوجيه المقبولين إلى الكليات حسب أنظمة ولوائح الجامعة والتنسيق لمعادلة شهادة طلاب المنح وغيرهم حسب متطلبات الأقسام الموجودة بالجامعة وعمل تقويم زمني لكل عام وإصدار النشرات والكتيبات لتعريف الطلاب الجدد بالأقسام الموجودة بالجامعة ومتابعة سير الطلاب في دراستهم وتسجيل كافة المعلومات عنهم ورصد نتائج الطلاب في سجلاتهم الخاصة وتزويدهم بالنتائج وترجمة الوثائق والشهادات والمصادقة عليها لطلاب المنح عند التخرج والتعاون مع كليات الجامعة وعمادة شؤون الطلاب والتنسيق فيما بينها بهدف إيجاد تكامل لتحقيق الخدمات المطلوبة للطالب وتبادل الخبرات ووجهات النظر مع العمادات في الجامعات الأخرى في مجال القبول وغيره لتحقيق ما هو نافع لمسيرة التعليم الجامعي بالمملكة.
أقسام متعددة
ما هي الأقسام التابعة لعمادة القبول والتسجيل؟
- تتكون العمادة من أقسام رئيسية هي قسم القبول وينقسم إلى قسمين قسم خاص لقبول السعوديين وقسم خاص لقبول غير السعوديين وأيضاً قسم وحدة المنح وهذا القسم مختص بقبول الطلاب غير السعوديين وهذا يتم بالتنسيق بين الجهات المختصة في المملكة وخارجها لتبادل المعرفة ويتولى قسم التسجيل إعداد الجداول الدراسية بالتنسيق مع الكلية المعنية وإعلانها على موقع الجامعة لتكون متاحة للطالب لمعرفة المقررات الخاصة به ليتم تسجيل مقرراته ابتداء من التسجيل المبكر وانتهاء بتأكيد التسجيل وأيضاً قسم الشؤون الأكاديمية وهو مسؤول عن الطلبة المحولين سواء أكانت الحالة من كلية إلى كلية أو من جامعة إلى جامعة وكذلك مسؤول عن معادلة المقررات عند تحويلهم ومتابعة الطلبة المنذرين لحل مشاكلهم وهناك قسم الخدمات الطلابية ومن مهامه استخراج التعاريف والتخفيض والسجل الأكاديمي وغيرها من الخدمات وأيضاً هناك قسم المكافآت وهذا القسم يختص بتسليم المكافآت والمستحقات المالية لجميع الطلبة ومن خلاله يتم تسليم بطاقات الصرافات الآلية للمستفيدين وهناك قسم الخريجين ويختص بتسليم الوثائق للخريجين والخريجات وهناك قسم التسجيل ويختص بكل ما يتعلق بأمور تسجيل المقررات الدراسية وقسم الشؤون الأكاديمية وقسم الشؤون الإدارية وقسم إدخال ومعالجة البيانات وقسم الخدمات الإلكترونية وقسم الاتصالات الصادر والوارد وقسم السجلات والوثائق أي الأرشيف وهناك قسم أطلقته العمادة يسمى قسم الخدمات «البرمجة الإلكترونية» ويقوم بإرسال رسائل نصية عبر الجوال لجميع الطلبة لإنهاء جميع خدماتهم الأكاديمية «المعاملات الطلابية».
العمل الإلكتروني
ما هي التطلعات المستقبلية لعمادة القبول والتسجيل؟
- نظرتنا المستقبلية الأولى أن تكون جميع معاملاتنا إلكترونية ونحن نعمل حالياً على تطبيق النظام في جميع أعمالنا بهدف تخفيف العناء على الطالب بالمجيء للعمادة واقترانها بخدمة الرسائل في جميع الخدمات التي يتقدم إليها الطالب بالعمادة والآن بعد انتقال العمادة إلى المبنى الجديد بالمدينة الجامعية نحن في طور تجهيز الأدوات الإلكترونية في معاملات الطلبة والمبنى يتكون من ثلاثة طوابق، الطابق السفلي للخدمات الطلابية ويتضمن 12 شباكا خدميا والطابق الأول لموظفي العمادة والثالث للعميد والوكيل والسكرتارية ومعظم الأمور الأكاديمية التي تهم الطلاب ستكون إلكترونية لتسهيل أمورهم وتحقيقاً لمبدأ تطبيق الحكومة الإلكترونية التي ستسهل عليهم إنجاز معاملاتهم بأنفسهم عبر الخدمات الإلكترونية الموجودة على موقع العمادة.
خدمات جديدة
بعد انتقال العمادة إلى موقعها الجديد في المدينة الجامعية هل أضيفت خدمات جديدة؟
- بالفعل قد تمت إضافة خدمات إلكترونية على موقع العمادة لإنهاء أمور الطلبة الأكاديمية وكذلك سوف يتم تسهيل أمورهم عن طريق مسجل الكلية التابع له بحيث سيقوم بإنهاء الأمور الأخرى التي تحتاج إلى متابعة وسيقوم مسجل الكلية بخدمة الطالب من متابعة أموره الأكاديمية وغيرها من الخدمات.