آداب استقبال العملاء والزملاء

القاهرة : هالة أمين
لكل مقام مقال فالبيت و الشارع و المكتب و المسرح إلى أخر الأماكن تقتضى نوعا من التعامل الخاص لكل مكان على حدة و يتحدث خبراء الاتيكيت عن الاتيكيت داخل جدران المكتب الذي تعمل فيه و أهم القواعد التي يجب مراعاتها عند استقبال العملاء أو الزملاء في العمل و منها:
*التحية عند الدخول:
-ليس من اللياقة في شيء تجاهل الأشخاص عند دخول المكتب عليك لأول مرة وعدم تحيتهم مهما كان منصبك ساعي بريد أو رئيس.
-بالنسبة لرئيس العمل ومديرة المكتب أو السكرتيرة فمن الخطأ عليها الانتظار عند مجئ رئيسها وطلب أول مهمة يكلفها بها لكن المبادرة بإلقاء التحية واجبة بعد دخوله المكتب بفترة وجيزة من الزمن يلتقط فيها أنفاسه.
*السلوك في مكاتب الآخرين:
لا يختلف الأمر كثيراً هنا عن علاقة المضيفة/المضيف بزائريها أو زائريه في أي مكان بما فيها الاستقبال في المنزل فعندما تلجأ لشخص فأنت الضيف وهو المضيف وإذا استدعيت شخص لمكتبك فأنت المضيف وهو الضيف أي أن هناك تبادل للأدوار بشكل دوري.
* واجبات الضيف:
-الالتزام والاستئذان قبل الذهاب لمكتب الآخرين.
-عدم التصرف بشكل يضايق المضيف وكأنك في مكتبك أنت.
-عدم نثر الأوراق على مكتبه أو وضع الحقيبة.
-عدم الإطالة في وقت الزيارة، واترك للمضيف تحديد المدة لأنه إذا كان مهتم بما تقوله سيشعرك بذلك.
* واجبات المضيف:
-الترحاب بالزائر وتوفير الراحة له.
-إذا كنت مشغولاً فيمكنك الاستعانة بزميل/زميلة في حالة عدم وجود مديرة للمكتب لاستقباله وعند دخوله للمكتب القيام على الفور والخروج لاستقباله والمصافحة بالأيدي.
-توجيهه بالإشارة لمكان الجلوس.
-عند خروج الزائر من مكتبك لا تتركه يذهب بمفرده وعليك بمصاحبته حتى باب المصعد أو السلالم ليس فقط من أجل الالتزام بقواعد الإتيكيت وإنما من أجل ضمان الأمان له.