ما هو "الكايزن" وكيف يعمل؟ الكايزن كلمة لاقت رواجاً في الأونة الأخيرة وشاعت في أوساط المهتمين بالجودة والتحسين المستمر فماذا تعني وكيف تعمل؟ ظهرت كمفهوم للوجود عام 1984 على يد الخبير الياباني ماساكي، وتعني في ثقافة اليابانيين: تغيير الطريقة لتحقيق هدف أو لمعالجة مشكلة بأقل تكلفة وبشكل تراكمي، ويتم ذلك من خلال خطوات صغيرة مستمرة متدرجة تشمل جميع العمليات وقطاعات المؤسسة، ويشترك في مسؤوليتها جميع الموظفين، بينما في المؤسسات التقليدية التحسين يحدث عند وجود مشكلة فقط ويتم في الجزء الذي ظهرت فيه المشكلة ولا يتعداه إلى غيرها، كما أن مسؤوليته محددة ومحصورة لدى موظف بعينه أو مجموعة موظفين، إضافة إلى أن عملية التحسين تتم منفصلة في كل قطاع أو قسم بحسب احتياجه أو مشكلاته. نستطيع أن نتخيل الكايزن كما يلي: في الغالب أن أي نشاط أو عملية = عمل مفيد + عمل غير مفيد، بينما الكايزن = عمل مفيد – عمل غير مفيد، كيف يعمل الكايزن: لنأخذ مكتبك مثالا: هل تضيع وقتا في البحث عن أوراق لأنها غير منظمة أو لأنها بعيدة عنك مما يضطرك كل مرة للقيام من المكتب؟ كيف يمكن أن تعيد تصميم مكتبك ليوفر عليك وقتا؟ لاحظ أن التوفير ليس بالضرورة أن يكون كبيرا هل يمكن أن توفر ربع ساعة يوميا فقط هذه تعادل 4 أيام كاملة إضافية في السنة. مرة أخرى فكرة الكايزن هي تغييرات بسيطة ولكن دائمة. اسأل نفسك لماذا 5 مرات ( لماذا لماذا لماذا لماذا لماذا) لماذا أنا في حالة فوضى؟ لماذا أنا غير منظم؟ لماذا لا أستطيع التركيز؟ لماذا أتأخر في إنجاز الأعمال؟ لماذا لا يكفيني الوقت؟ أنت بذلك تحلل مشكلتك لتصل بعد لماذا الأخيرة إلى جذر المشكلة وتبادر فوراً بحلها كيف ذلك؟ "كايزن" وضعت استراتيجية لحل المشكلات تعرف ب التاءات الخمس S5 وسميت بذلك لأن كل كلمة منها تبدأ بحرف تاء أو S وهي: • التصنيف Seiri: التفريق بين الأشياء الضرورية وغير الضرورية والتخلص من الأشياء التي لا تحتاجها. • الترتيب Seiton:الطريقة التي تلغي عملية البحث عن الأشياء. قاعدة 30 ثانية: أي شيء لا تجده في 30 ثانية يعني أنه بحاجة إلى ترتيب. • التنظيف Seiso:تُعد نظافة مكان العمل معيارا في الكايزن وتعني أن يكون المكان: نظيفا، مرتبا، خاليا من الفوضى. • التنميط Seiketsu:تنميط أساليب العمل ووضع طريقة للتقييم بمعنى المحافظة على كل ما سبق وصيانته. • التثبيت Shitsuke: القيام بالفعل الصحيح كمنهج. أخيراً كيزن حياتك، اجعل كايزن منهج حياة في جميع شؤونك وقبل أن يكون يابانياً هو منهج ديني في شريعتنا فالله تعالى يقول: "وأحسنوا إن الله يحب المحسنين"(البقرة 195) ويقول المصطفى صلى الله عليه وسلم: (إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه) رواه الطبراني.
