تكدس الأوراق على المكاتب يستهوي أصحاب «الذاكرة القوية» ليبقى كل شيء تحت يدها!

فوضى المكتب لا يتقن ترتيبها الكثير من الموظفين والموظفات، ولا حتى ربات البيوت، ترى الأوراق والملفات والمطبوعات تتكدس في كل مكان على أرفف المكتب وطاولته.. وعلى الأرض أحياناً!
الغريب أن البعض أحياناً تستهويه هذه الفوضى، ويتركها كما هي، لأنها من وجهة نظره ليست فوضى وإنما هي طريقة لإبقاء كل شيء تحت يده!
والموظف أحمد من هذه الفئة فهو يرى أنه بهذه الطريقة يعرف أين مكان كل ورقة يريدها في وقتها فهو الذي وضعها بيده، ويستطيع أن يجدها عندما يحتاجها دون الحاجة إلى البحث عنها، وحال مكتبه في العمل مشابه لحال مكتبه في البيت فهو يغضب كثيراً لو عمدت زوجته، أو الخادمة، إلى ترتيب الأوراق، فلحظتها تضيع أمكنة الأوراق التي يعرفها وتتلخبط فما يعود يعرف أماكنها الحقيقية، وهذا الترتيب الذي يرونه هم ترتيباً جميلاً، يعتبره هو قمة الفوضى!
وعلى العكس ترى الموظفة سمية الترتيب عندها من أهم الأمور ومكتبها بالعمل دائماً هو بحالة مرتبة، وهي تؤكد أن شكل المكتب يدل على شخصية صاحبته، وعلى حالة بيتها «إن كان مرتباً أو فوضوياً» وتستغرب كيف تعمل زميلتها عائشة على مكتب فوضوي وكيف تستطيع انجاز عملها عليه وهو في هذه الحالة ؟
لكن لعائشة وجهة نظر مغايرة فهي أيضاً تستغرب مدى انضباط زميلتها في ترتيب مكتبها وتقول أن الفوضى دليل عمل ونشاط وحيوية وإنه محفز جيد للانجاز والعمل في حين أن المكتب المرتب مكتب لا روح فيه ولا حيوية بل انه قد يصيب صاحبه بالاكتئاب فعلاً!
في الحقيقة يقول خبير إن مهمة البحث عن شيء من بين الأشياء التي في المكتب تعتبر سهلة على أصحاب الذاكرة القوية، بينما يختلف الأمر عند ضعاف الذاكرة، لذا عليهم أن يضعوا آلية مناسبة لسرعة الوصول إلى الأشياء عند البحث عنها؛ لأن ذلك معين على الحفاظ على الوقت وعدم هدره فيما لا يجدي.، مؤكداً على أن ترتيب المكتب فن ومهارة لا يتقنها الكثيرون.. وأن هناك أسسا يعتمد عليها ترتيب مكتب العمل أو المنزل. وعن هذا الموضوع يقول الدكتور محمد بن ناصر البيشي أستاذ الإدارة المشارك في معهد الإدارة العامة، ورئيس التدريب الإداري في مدينة الملك فهد الطبية،أن تنظيم وإدارة المكاتب مهم جداً ولأهميته يوجد تخصص في الإدارة للإدارة المكتبية يناقش موضوعات
عدة من ضمنها (مفهوم التنظيم المكتبي وخصائص التنظيم المكتبي - المبادئ العامة لتنظيم المكاتب - خطوات تنظيم المكتب - إعادة تنظيم المكتب - تنظيم تدفق العمل في المكاتب - تصميم مواقع العمل المكتبي - مفهوم تصميم المكتب وعناصره - المكتب المفتوح والمكتب المغلق- المساحات النموذجية للمكاتب) وهناك كتب في الموضوع من ضمنها كتاب «فن تنظيم المكتب/ تأليف س. ل. موريتير». ومما لاشك فيه أن هناك فوائد لتنظيم المكتب من شأنها أن تختصر الوقت والجهد.
من جهة أخرى يذكر د. البيشي أن قضية تكدس الأوراق تعتبر من الموضوعات الحيوية في هذه المسألة، فأوراق مثل (المذكرات الداخلية،المراسلات الخارجية، التعاميم , القرارات الإدارية)، والتي تتصف بالفوضى وتجعل من الصعب على الآخرين العثور على المعلومات، يمكن هنا إتباع طرق مثلى للتعامل معها والتخلص منها، وذلك بأن نعمد إلى تبسيط الإجراءات كما فعلت كثير من الأجهزة، مع الاعتماد على التقنية بحيث لا يكون هناك أوراق، أو إدارة الأوراق من خلال تصنيفها إلى D4 ، على صاحب المكتب أن يتخذ القرار المناسب فورا وتوضع الورقة في سلة الصادر - تحتاج المعلومات وللدراسة وتدون في المهام وتوضع في ملف الأعمال - التخلص منها في سلة المهملات أو أن تطلب من أحد التصرف بها. وفي الواقع يمكن لصاحب المكتب الاحتفاظ بسجلات شخصية له فهذه السجلات تختصر وقت البحث لديه، وتعينه على عدم هدر وقته ؛ كالمفكرة ودفتر الملاحظات والسجلات. وينصح د. البيشي بهذا الخصوص أن يقسم المكان إلى ثلاثة أقسام (مكتبك الأساسي - مكان العمل الإضافي - خزانة ملفاتك الشخصية)، ومن ثم التدريب على أنشطة الإدارة المكتبية، والاستعانة بمدير المكتب/ السكرتير التنفيذي، مع توضيح مهامه ومسئولياته، وكذلك تنظيم الوقت وتحديد الأولويات والاستعانة بالتقنيات الحديثة في الإدارة المكتبية واستخدام البريد الإلكتروني.