مطوفو مؤسسة جنوب آسيا: الاحترافية وروح الفريق الواحد وراء النجاح في خدمة نصف مليون حاج

أشاد ضيوف ندوة (المدينة) من مطوفي مؤسسة حجاج جنوب آسيا التي تخدم أكثر من نصف مليون حاج بالنجاح الكبير الذي تحقق خلال موسم حج هذا العام، مرجعين هذا النجاح إلى فضل الله ثم اكتمال المشروعات العملاقة في المشاعر المقدسة والتشغيل الجزئي لقطار المشاعر وقالوا إن نجاح مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا يرجع الى الاخلاص والعمل بروح الفريق الواحد والتكاتف الكبير والتناغم بين رؤساء المكاتب الميدانية وحرصهم على تنفيذ خطة المؤسسة التي بدأ اعدادها لموسم حج هذا العام من وقت مبكر ملمحين إلى عدد من الملاحظات والسلبيات التي من الممكن الاستفادة منها كدروس مستفادة وتحويلها إلى ايجابيات في موسم الحج القادم. وطالبوا بضرورة توسعة منى لاستيعاب اكبر عدد من الحجاج وصيانة الخيام المقاومة للحريق.
المدينة: ما ابرز الايجابيات والسلبيات في حج هذا العام؟
المطوف خالد عبدالوهاب رمضاني: هناك ايجابيات كثيرة وابتكارات جديدة في تطوير المخيمات وان كانت هناك معوقات خارجة عن ارادتنا في مجال النظافة واعطال اجهزة التكييف وفي المياه والكهرباء ورغم ذلك الا أننا استطعنا التغلب عليها والحمد لله والحقيقة كانت خطط المشاعر رائعة وتنفيذها كان متقنًا وكان هناك تجاوب كبير من قبل رجال الأمن في دخول الباصات والترحيل فلهم كل الشكر والتقدير. كما استفدنا كثيرًا من مشروع المسطحات الجديدة بمشعر عرفات.
اما عن تقييمي لموسم حج هذا العام فهو ممتاز فالخطط كانت محكمة والتنفيذ متقن والجهود متضافرة.
تشغيل قطار المشاعر
المطوف سمير عبدالرحمن سقاط: اذا تحدثنا عن مؤسسة جنوب آسيا كمنظومة متكاملة نجد الكثير من الترابط والتلاحم بين القاعدة التي تمثلها مكاتب الخدمة الميدانية والهرم والذي يمثله رئيس ونائب واعضاء مجلس الإدارة وجميع القطاعات العاملة في داخل هذه المؤسسة. وكان هناك مشروع لمؤسسة جنوب آسيا قامت بمعطياته في حج 1430ه وهو اعطاء الحرية الكاملة لجميع رؤساء المكاتب في اختبار مواقعها، ولهذا تحققت نقلة نوعية في نوعيات مكاتب الخدمة الميدانية واكتمل هذا المشروع في حج هذا العام 1431ه اضافة إلى تواصل اعضاء مجلس الإدارة ومرورهم على مكاتب الخدمة الميدانية في بداية موسم حج 1431ه للاطلاع على الخطط التشغيلية لمكاتب الخدمة الميدانية وابداء أي اضافات يرونها لتكتمل المنظومة لاداء الخدمة لضيوف الرحمن وكان لهذا التواصل اثره الايجابي على جميع رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية. واستطاع مجلس الإدارة اذكاء الروح التنافسية وبثها بين رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية لتقديم اجمل وافضل الخدمات لضيوف الرحمن واضاف: الدولة تبذل الكثير والكثير من الجهود وتسخر جل طاقاتها البشرية والآلية لخدمة ضيوف الرحمن ووفرت كل سبل الراحة للحجاج فتكلل موسم حج هذا العام بالنجاح الكبير الذي أعلنه سمو امير منطقة مكة المكرمة.
مشروع تصريف السيول
المطوف وليد ذاكر اسكندر: المناخ المريح الذي وفره مجلس إدارة مؤسسة جنوب آسيا انعكس ايجابًا على أداء مكاتب الخدمة الميدانية اضافة إلى سعي الإدارة لان تكون مكاتب الخدمة ذات شكل رائع ولائق مما جعل حوالى 60 مكتبًا تحصل على تقدير امتياز من اجمالي 93 مكتبًا. ومجلس الإدارة يعمل كل عام على اضافات جديدة حيث بدأت المؤسسة في انشاء مكاتب فرعية في اماكن اسكان الحجاج تقوم بجميع الخدمات التي يحتاجها الحاج من خدمات توعوية وارشادية وصحية، كما أن بعض المكاتب قامت بالاستعانة باعضاء اضافيين مهمتهم الاشراف على التواصل مع الحجاج وتلقي ملاحظاتهم فيما عملت مكاتب اخرى برامج وفق برنامج زمني وهذا انجاز يحسب لمؤسسة جنوب آسيا كما اهتمت مكاتب الخدمة الميدانية وبتوجيه من مجلس الإدارة باعداد خيمة في منى وفي عرفة يستقبل فيها ذوي الاحتياجات الخاصة والمرضى وكبار السن.
اما فيما يخص الاطار العام للموسم فجهود الدولة الكبيرة كانت خلف هذا النجاح الذي تحقق والحمد لله ولعل قطار المشاعر من ابرز الخدمات التي دخلت الخدمة في موسم الحج هذا العام وهذه الخدمة رغم اننا كمطوفي حجاج الخارج لم نستفد منها في النقل لكننا استفدنا منها بطريقة غير مباشرة من خلال خلو الشوارع نوعًا ما من الحافلات.كما أن الجانب الصحي كان رائعًا حيث وجد الحجاج رعاية صحية كاملة بفضل توفير الدولة للمستشفيات الكبرى في مشاعر عرفة ومنى ومزدلفة. ولا شك أن اكتمال منشأة الجمرات قضى على التزاحم.
كما لا يفوتني أن اشيد بمشروع تصريف مياه الامطار بمنى حيث اثبت هذا المشروع نجاحه بكل المقاييس والدليل أنه عند هطول الامطار لم يتبق على سطح منى قطرة واحدة بل استوعبتها مجاري التصريف.
مرونة في الحركة
المطوف ايمن محمد دانش: منذ بداية الموسم كان مجلس الإدارة يذكرنا في كل حين ويتابع مع كل مكتب الاستعدادات للموسم، كما قام مجلس الإدارة ممثلًا في المهندس زهير سقاط بوضع تصور لتقسيم المكتب واستفدنا في مكاتب الخدمة الميدانية من هذا التصور الجميل الذي شكل نقلة نوعية بالنسبة للمكاتب في مشعري عرفات ومنى كما أن من الايجابيات التي تذكر فتشكر التواصل الالكتروني حيث اصبحت اعمال المؤسسة تقنية وهذه نقلة حضارية كبيرة في مؤسسة جنوب آسيا. ولا أنسى هنا الاشادة بجسر الجمرات هذه المنشأة الضخمة التي اصبحت معلمًا كبيرًا وسهلت للحجاج الرمي بكل سهولة ولا سيما وانه قد وضعت اساساتها لتحمل 12 دورًا مستقبلًا بسعة خمسة ملايين من الحجاج اضافة إلى أن حج هذا العام امتاز بمرونة في حركة السير فلم يكن هناك أي ارتداد في الحركة والحمد لله.
روح العمل الجماعي
المطوف م. زهير عبدالرحمن سقاط عضو مجلس إدارة مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا: بداية اشكر رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية الذين كان له بصمة في هذا النجاح ولعلي اشيد هنا باكتمال مشروع جسر الجمرات الذي أعطى الحجاج مساحة للرمي بكل اريحية كما أن انسيابية الحركة المرورية في المشاعر شعر بها الجميع وكان من ابرز العوامل التي حققت هذه الانسيابية التشغيل الجزئي لقطار المشاعر. والعامل الآخر الذي حقق انسيابية هو الحركة الترددية التي نفذت لحجاج ايران وحجاج افريقيا غير العربية فقد خفضت من عدد الحافلات التي استخدمت. كما تمت الاستفادة من مناطق جبلية في عرفات مما زاد من الطاقة الاستيعابية كما أن هناك مصاطب في مشعر منى بالامكان التوسع فيها وبخاصة انها تعادل ثلث منى وهناك دراسة للاستفادة من هذه المساحات لزيادة الطاقة الاستيعابية لمشعر منى.
كما تتنافس كل مكاتب الخدمة الميدانية على تقديم الضيافة المجانية والتي تتمثل في تقديم وجبات للحجاج حال وصولهم وركوبهم الحافلات من المطار. اضافة إلى الهدايا التي يقدمها رؤساء مكاتب الخدمة للحجاج مما وطد العلاقة بين المطوفين والحجاج وبهذه الحميمية بين الحجاج ورؤساء مكاتب الخدمة الميدانية اصبح الحاج منفذًا لتعليماتهم متعاونًا معهم بكل ما تعنيه الكلمة.
كما تقوم المؤسسة بالتنسيق مع الجهات كافة وكان هناك اشادة بمكاتب الخدمة في التزامها بخطط الجهات المنفذة للحركة ومن البرامج والانظمة التي تضاف إلى نجاحات المؤسسة نظام المعلومات الجغرافية(GIS) والذي مر على استخدامه في المؤسسة خمسة اعوام وفي كل عام نضيف إضافة جديدة فيه وقد أنهينا ادخال المعلومات الخاصة بالمسطحات في منى كافة من خيام ومرافق عامة على هذا النظام وفي مجال الشؤون العامة بالمؤسسة والتي تضمن الارشاد والشؤون الصحية فالمؤسسة تهتم بهذا الامر كل عام ولدينا اسطول كامل من اسعافات او عربات (ركشات) كما صممت المؤسسة عربات لنقل المرضى والمتوفين من حجاجها كما تتعامل المؤسسة تعاملًا كاملًا مع التقنية حيث اصبحت جميع تعاملاتها وتعاملات مكاتب الخدمة الكترونيًا وتعمل المؤسسة على نقل الخبرات فيما بين مكاتب الخدمة من خلال ملتقى التجارب الناجحة.
عضو مجلس الإدارة رأفت زهير اسماعيل بدر: مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا تملك الروح الاخوية الصادقة واللحمة بين مكاتب الخدمة ومجلس الإدارة وهو اساس النجاح فهنيئًا لرؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بهذا النجاح.
وايضًا من الامور التي ميزت حج هذا العام دخول قطار المشاعر الخدمة حيث نقل هذا العام اكثر من 125 الف حاج وفي العام القادم سنقل اكثر من 500 الف حاج. واود أن اشير إلى التجانس والتناغم الرائع بين اعضاء مجلس الإدارة والجهد الجبار الذي يقدمه لتوفير المناخ الملائم لتقديم الخدمة المميزة وقد اعتاد اعضاء مجلس الإدارة القيام بزيارات لمكاتب الخدمة الميدانية قبل بداية الموسم للوقوف على استعداداتها وتجهيزاتها وتوفير ما تحتاج اليه. وهذه الزيارات انفردت بها مؤسسة جنوب آسيا دون سائر المؤسسات. وهنا أؤكد أن مكاتب الخدمة الميدانية في عام 1431ه اصبحت تتعامل بطريقة احترافية لتقديم الخدمات المميزة للحجاج. كما لا يفوتني أن اشير إلى برنامج خيري تقوم به مؤسسة جنوب آسيا في موسم الحج وهو اقامة استراحة المحسنين في عرفات حيث تجهز خيمة كبيرة تتسع ل 100 سرير منها 80 سريرًا للرجال و 20 سريرًا للنساء وهذه الاستراحة اعتادت المؤسسة اقامتها منذ عام 1424ه وهي خاصة بالحالات الخاصة من ذوي الاحتياجات الخاصة والمرضى وكبار السن.
أحمد عبداللطيف مير مدير العلاقات العامة بمؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا: في كل موسم يتلمس رئيس مجلس الإدارة عدنان بن محمد امين كاتب تصريحات ولاة الامر وتوجيهاتهم ويضع خطة في ذهنه ثم يجتمع برؤساء المكاتب الميدانية ويستمع لافكارهم وطرحهم ويدعم ما يطرحون من افكار ايجابية ويؤكد تنفيذ التوجيهات الصادرة عن ولاة الامر كافة وفي هذا العام اكد سمو امير منطقة مكة المكرمة على الاعداد المبكر فالتقط رئيس مجلس الإدارة هذه الجملة وبدأ الاعداد المبكر معتبرًا أن بداية الموسم لدى المؤسسة من مساء السبت 27-3-1431ه.
وتطرق سمو امير المنطقة إلى اكرام الحاج فقام رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بتنفيذ مقولة سموه وقدمت جميع المكاتب ال 93 لكل حاج فراشًا كاملًا مكونًا من مخدة وطراحة ولحاف وبطانية وهدية. اضافة إلى خدمات كثيرة قدمت للحجاج.
توعية الحجاج
(المدينة): في المحور الثاني نود تسليط الضوء على ابرز السلبيات والملاحظات وطرق معالجتها وتلافيها في الموسم القادم؟
المطوف خالد عبدالوهاب رمضاني: يجب التركيز على توعية الحجاج قبل سفرهم من بلادهم مؤكدًا أن تواصله مع حجاجه من خلال موقعه على شبكة الانترنت ساعده على إيصال خدماته لحجاج مكتبه بسهولة حققت استفادة كبيرة لوفود الرحمن، واضاف أن مشروع المتابعة الذاتية الذي طبقه في مكتبه هذا الموسم من خلال لجنة متخصصة تعمل على مدار الساعة قضى على كثير من السلبيات التي كانت تواجه حجاجه في مساكنهم، وكذلك ساعدهم في تحقيق رغباتهم سواء أثناء إقامتهم أو في تنقلاتهم أثناء رحلات المشاعر المقدسة.
المطوف سمير عبدالرحمن سقاط قال: التواصل والترابط بين رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية يحقق سرعة الإنجاز وجودته مما يرفع مستوى الراحة لوفود الرحمن، واقترح أن تكون هناك جهة تنفيذية تستطيع أن تجبر متعهد الخدمة في مساكن الحجاج - سواء كان مالكًا لعمارة أو مستثمرًا - على الحضور بسرعة إلى أي وحدة سكنية بها مخالفات ليقوم فورًا بمعالجتها، وأن تكون هناك دراسة لإنشاء شركات صيانة تتولى إزالة المخالفات كافة التي توجد في مساكن الحجاج بحيث لا يمنح مالك العمارة أو المستثمر تصريحًا لعمارته ما لم يرفق بأوراقه عقد صيانة موثق من شركة متخصصة لإزالة المخالفة أو القصور في عمائر الحجاج بأسرع وقت ممكن.
المطوف وليد ذاكر اسكندر: يجب توفير حافلات ذات موديلات حديثة مجهزة تجهيزات سمعية وبصرية يستفاد منها في التنقل بين مدن الحج، مقترحًا على شركات السيارات الناقلة للحجاج بأن يكون لديها سائقون يقومون أسبوعيًا بتشغيل محركات الحافلات المخزنة التي تستخدم في موسم الحج فقط، وذلك بشكل دوري وشدد على أن الشركات المسؤولة عن صيانة الخيام المطورة بالمشاعر المقدسة يجب أن تقوم بأعمال الصيانة في وقت مبكر.
وقال إن اجهزة التكييف في تلك الخيام انتهى عمرها الافتراضي ولا بد من تجديدها، بالإضافة إلى أن عدد المستخدمين لحمام واحد يفوق مائتي حاج في وقت واحد، ورأى أن تكون هناك حمامات تحت الأرض يتم التصريف فيها بنظام الطرد المركزي.
المطوف أيمن محمد دانش: يجب صيانة الخيام المطورة وشبكة المياه منوهًا بأن تجربة الشبكة قبل تسليم الأراضي للمؤسسة أمر مهم يمنع الضرر لتجهيزات المكاتب في حالة القيام بالصيانة بعد تسليم الأراضي، كما طالب بضرورة تشغيل الضواغط الخاصة بالمخلفات اعتبارًا من مساء يوم السابع من شهر ذي الحجة ويتم تفريغها ظهر يوم التاسع من شهر ذي الحجة استعدادًا لأيام التشريق.
مركز تنسيق مشترك
واقترح المطوف المهندس زهير عبدالرحمن سقاط أمين عام مجلس إدارة المؤسسة مسؤول المشاعر والطوارئ بأن يكون هناك مركز تنسيق يجمع المسؤولين والفرق الميدانية التابعة لجميع الشركات المسؤولة عن الإدارة والتشغيل والصيانة لمواقع المخيمات في مشعرى منى وعرفات والشوارع المؤدية إليهما والمحيطة بهما كافة وتتم إدارة المركز من قبل لجنة الحج المركزية، وذلك من أجل إزالة الملاحظات والأعطال والمعوقات التي تحدث كافة سواء داخل المخيمات أو في الطرق المؤدية إليها.
اما رأفت إسماعيل بدر عضو مجلس الإدارة منسق بعثة حج بنجلاديش وسيرلانكا والأقليات قال: من المهم جدًا التواصل المباشر مع كبار المسؤولين من منسوبي الجهات المشاركة في أعمال الحج كافة وبحضور جميع منسوبي المؤسسة من القائمين بالخدمات المباشرة لوفود الرحمن بهدف التعرف على الخطط التشغيلية لتلك الجهات، وذلك التواصل المباشر يقلص كثيرًا من حالات القصور والإخفاق.
المشاركون في الندوة:
المطوف زهير عبدالرحمن سقاط عضو مجلس إدارة مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا
المطوف سمير عبدالرحمن سقاط مدير مكتب الخدمة الميدانية (35)
المطوف خالد عبدالوهاب رمضاني رئيس مكتب الخدمة الميدانية (26)
المطوف أيمن محمد دانش رئيس مكتب الخدمة الميدانية (80)
المطوف وليد ذاكر إسكندر رئيس مكتب الخدمة الميدانية (25)
رأفت إسماعيل بدر عضو مجلس الإدارة
أحمد عبداللطيف مير مدير العلاقات العامة بمؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا.