الاجتماعات بين التفريط والتقريظ

للاجتماعات أهمية في حياة المدير الإداري في أي منظمة أو منشأة، فتمارس من قبلهم كوسيلة تواصل بين أعضائها، لكن البعض من المديرين يتغافل وينسى الغاية المرجوة منها، الأمر الذي يجعل تلك الاجتماعات بين معمعتي التفريط والتقريظ، فقد يكون اجتماع تفريط ينجم عنه ضياع للوقت، خصام، أو سوء العلاقات .. وأحياناً يتحول لاجتماع تقريظ لا تجد له مبرراً.
الاجتماعات سلاحُ ذو حدين، فتجدها تُشعر بعض الأعضاء أنه لا حاجة لانعقاده أو أنه لم يكن فيه شيء يخصه، أو أنه يُدرك بنهايته أن ما استغرق ثلاث ساعات كان من الممكن استغراقه في ساعة واحدة، كل تلك المشاعر التي تنتابني وتنتابك أخي القارئ/ أختي القارئة أثناء حضورنا لتلك الاجتماعات نعلم أن سببها ليس الاجتماعات، وإنما في كيفية إدارتها وسبل الاستفادة منها، فمن الأهمية بمكان أن يُحدد المدير المشكلة ومحاورها، ثم يتم التنظيم على ضوئه، فالتنظيم ضروري لتحقيق هدف الاجتماع وغايته.
وأذكّر هنا بفلسفة اجتماعات لدى بعض اليابانيين وهي عدم وجود كراسي في قاعة الاجتماعات تفادياً لإطالة الوقت والاستراحة. فيتكلمون بالمختصر المفيد ثم ينهون ذلك الاجتماع.
إن المشكلة ليست في إنفاق الوقت والجهد في الاجتماعات التي يديرها المدير، ولكن المشكلة الحقيقة تكمن في الفاعلية نفسها، ففي دراسة أجرتها شركة أمريكية تدعى (3M) عام 1988م، وجدت أن 52% فقط من الاجتماعات فعال ومثمر، بينما 22% منها كان الممكن الاستعاضة عنه بمذكرة أو حوار هاتفي، إن المدير الإداري لكي ينجح في إدارة اجتماعاته وحتى تخرج من معمعتي التفريط والتقريظ، عليه أن يعي أركاناً هامة منها: الإمكانات البشرية والمادية، الوقت وكذلك الأهداف .. يقول بوب نيلسون وهو أحد خبراء علم الإدارة في كتابه "الإدارة للمبتدئين": (إن الاجتماعات تعد المنتدى الرئيس حيث يتصل أعضاء الفريق ببعضهم البعض، وحيث إنهم يقومون بأعمالهم، ومع تزايد فرق العمل في شركات اليوم فقد أصبح من الواجب إتقان المهارات الأساسية لإدارة الاجتماع).
خلاصة القول: تعتبر الاجتماعات وسيلة لتحقيق غاية أو هدف، وعند انعدام الهدف أو رداءة الوسيلة تقل فائدة الاجتماعات؛ فلذلك فإني أجزم يقينا أن المدير الإداري الذي لا يعي أهمية الأركان الأساسية للاجتماعات فإنه مع معمعتي التفريط والتقريظ الذي تنتاب اجتماعاته، وستظل اجتماعاته إما نقمة عليه وعلى منظمته أو نعمة وأداة لتحقيق النجاح المأمول. هذا طرحي المتواضع أضعه بين أيديكم الكريمة في هذه الصحيفة المتميزة، ولك أخي القارئ/ أختي القارئة مشاركتي بتعليقاتكم وآرائكم التي أحسبُ أنها ستثري الطرح من الجانب الإداري تميزاً وإشراقاً.