البشري: قهوة وشاي وعصيرات لمراجعي "الأحوال" لحين الانتهاء من معاملاتهم

الموظف الشامل موجود في 70% من الإدارات على مستوى المملكة

قال مدير عام الأحوال المدنية بمنطقة مكة المكرمة غازي بن حميد البشري ل «المدينة» إن إدارته بصدد التعاقد مع إحدى المؤسسات ل «تضييف» المراجعين وتقديم القهوة والشاي والعصيرات لهم داخل إدارات الأحوال المدنية من منطلق ان من يراجعنا هو ضيف علينا ويجب أن نكرمه. واشار الى ان هناك سعيا جادا الآن لربط الاحوال المدنية اليكترونيا بعدد من الجهات الحكومية كوزارة الصحة والعدل، بحيث لا يتطلب من المراجع، ان كان الامر يتعلق بالمستشفيات، مراجعتها بحيث ينتهي الاجراء من الاحوال مباشرة كما سيتم نفس الاجراء مع وزارة العدل في امور الزواج والطلاق ونحوها. وقال انه بدأ العمل بهذا النظام حاليا بمنطقة الرياض وسيتم تطبيقه على مستوى المملكة. واضاف ان خدمة «الموظف الشامل» موجودة في اغلب الادارات بنسبة 70 % على مستوى المملكة اضافة الى 17 ادارة نموذجيه تعمل الان في جدة والمدينة المنورة والرياض وتبوك والمنطقة الشرقية ومدن اخرى في جنوب المملكة.
وفيما يلي نص الحوار :
* كيف حصلتم على جائزة مكة المكرمة للتميز ؟
** حصلنا عليها من خلال برامج عدة وهي: الموظف الشامل والمكاتب النموذجية في المراكز التجارية، والعربات المتنقلة للتصوير الخارجي والتي تمت في الإدارات الحكومية.
* كم عدد العربات المتنقلة ؟
** عددها 4 وحدات منها عربتان متنقلتان، ووحدتين عمت أغلب الادارات الحكومية والجهات الحكومية والتعليمية والمؤسسات الخاصة بل انها جالت في عدد من المحافظات او القرى التابعة لمنطقة مكة المكرمة مثل خليص والكامل والقنفذه ومحافظات اخرى جنوب مكة
والعربتان موجودتان الآن في جامعة الملك عبدالعزيز والاخرى في الخطوط السعوديه الا انها عمت وجالت عددا كبيرا من الجهات.
* كم عدد فروعكم في المراكز التجارية ؟
** لدينا فرع في مركز الاندلس مول وجاري العمل الآن على استحداث فرع آخر بأحد المراكز التجارية شمال جدة لخدمة المراجعين هناك ؟
الموظف الشامل
* من هو الموظف الشامل؟ هل لنا ان نعرف المزيد عن هذا البرنامج ؟
** الموظف الشامل يأتي من خلال التنظيم والتطوير لخدمات الاحوال المدنية وقد وجدنا ان 90 % من عملنا في الاحوال الشخصية والتي هي اضافة المواليد وتسجيل زواج او طلاق او البطاقة الشخصية سواء كان تجديدا او بدل فاقد يشكل نسبة كبيرة من عمل الاحوال المدنية وفي الماضي كان عند كل موظف اجراء يجريه المراجع بل قد يلزمه مراجعة جهات اخرى في بعض الاحيان ولذلك وحرصا منا على تسهيل الامور قمنا بتوحيد الاجراء فاصبح انهاء المعاملة لدى موظف واحد يقوم بكل الادوار وينهي الاجراء في حينه من خلال نظام اليكتروني موحد .
* هل يحصل الموظفون على دورات تدريبيه قبل التطبيق ؟
** نعم اعطيت دورات مكثفة للموظفين وتم تدريبهم على التطبيق وكيفية عمل الاجراءات ولم يطبق الا بعد ان حصل الموظفون على دراية كاملة بالنظام بعد ذلك ومن ثم تم تهيئة بيئة العمل بتحديث الصالة حيث وضعت بطريقة نموذجية لتكون مريحة للمراجع مع الاخذ في الاعتبار راحة الموظف ايضا وذلك على شكل محطات عمل وكل محطة عمل تعتبر شاملة لكل الخدمات اضافة الى الخصوصية التامة لكل مراجع بعيدا عن المراجعين أوأعين أو آذان الاخرين دون ان يضايقك احد من المراجعين الاخرين ويستطيع المراجع الحصول على كل المعلومات التي يريدها من الموظف وكذلك ما يريد الموظف منه من معلومات وفي نفس الوقت تنتهي اجراءاتك من نفس الموظف مباشرة ولا تحتاج الى مراجعة اي موظف اخر لان الموظف وفر له جميع الخدمات والادوات والاجهزة لانهاء المعاملة وهذا له اثر ايجابي كبير وملحوظ على المراجعين.
المواعيد الاليكترونية
* المواعيد الاليكترونيه هدفها التنظيم فكيف الالتزام بها من قبل المراجعين ؟ وهل الموعد يحدد اليا ام يحدده المراجع ؟
** المواعيد الاليكترونية خدمت الجميع فالمراجع يحدد عن طريقه الموعد والساعة واليوم الذي يرغب مراجعة الاحوال به كما تتم وفق جدول اسبوعي وهناك تجاوب كبير من المراجعين بل انسيابية ونجاح لهذا البرنامج واضيف هنا ان بمجرد تسجيل الخدمة المطلوبة من قبل المراجع يتم ايضاح الطلبات أو الأوراق المطلوبة كاملة بحيث نسهل له المهمة حتى لو يتطلب مراجعة جهة اخرى كالمستشفيات احيانا يوضح له ذلك آليا.
فالتميز الذي تميزت به الاحوال المدنية هو الموظف الشامل وهو يعمل في اغلب الادارات بنسبة 70 % على مستوى المملكة اضافة الى 17 ادارة نموذجيه تعمل الآن في جدة والمدينة المنورة والرياض وتبوك والمنطقة الشرقية ومدن اخرى في جنوب المملكة كما تم توزيع العربات المتنقلة في اغلب مناطق الممكلة ويعمل على متنها الموظف الشامل كما تم تزويدها ايضا بالحقائب.
* ماهي الحقائب المتنقلة وهل تنهي كافة الاجراءات دون الحاجة لمراجعة ادارة الاحوال المدنية أو أحد فروعها ؟
** الحقائب تنهي كافة الإجراءات وهي عبارة عن فريق عمل متنقل وقد استهدفنا بهذه الخدمة كل شخص لا يمكنه مراجعة الاحوال المدنية كالعجزة وكبار السن وذوي الاحتياجات الخاصة في منازلهم أو في المستشفيات أو في أي مكان يتواجدون فيه كما استهدفت أيضا الموظفين في مواقع عملهم والذين لا يسمح لهم وقتهم بمراجعة الأحوال بحيث يتطابق عملهم مع عمل الإدارة فنقوم وفق ترتيب وتنسيق مع إداراتهم بإنهاء معاملتهم بمقر أعمالهم فهي لكل من لا يسمح له وقته او لايستطيع مراجعتنا بصرف النظر عن الظروف.
* - هل هناك حد ادنى لزيارتهم في مقر أعمالهم ؟
** غالبا لا يوجد رقم محدد اي عدد كان واغلب الادارات والجهات الحكومية والقطاعات العسكرية والصحية تعاونوا معنا في هذا الشأن ولكن كل ماقمنا به اعداد كبيرة.
* كم تستقبل الاحوال وفروعها في اليوم ؟
** نستقبل في اليوم 700 مراجع ففي حي الصفا مثلا نستقبل في الساعة الواحدة 100 مراجع وفي مركز الاندلس مول نستقبل 80 مراجعا في الساعة هذا في القسم الرجالي فقط اما القسم النسائي والذي يستقبل اقل من هذه الاعداد. ولقد وجدنا ارتياحا ولله الحمد من المراجعين وفكرة المواعيد تحديدا لاقت رضا المراجعين وهذا ما نصبو اليه كما انهم وجدوا مصداقية من التزام الادارة بهذه المواعيد والجداول المحددة.
* هل هناك استثناءات للمراجعين لظروفهم مثلا او لاي طارئ قد يحدث ؟
** نقدر ظروف المراجع ونقوم بوضع ترتيب وتنظيم لمن له أي ظرف طارئ مع انني أؤكد مجددا أن من لا يستطيع الحضور لظروفه بالترتيب مع الادارات طبعا بشكل جماعي وليس فردي - فنحن من نحضر اليه ونخدمه. كما اننا نتعاون مع المحافظات التابعة وكذلك المدارس في هذه المحافظات والقرى لاصدار بطاقات الهوية الوطنية لهم بمدارسهم.
رضا المراجعين
* وهل لاحظتم رضا المراجعين عن هذه الاجراءات؟
** نحن هنا لخدمة المراجعين وهدفنا رضاهم وتوفير السبل الكفيلة لانهاء معاملتهم نتعامل مع المراجع كعميل تهمنا خدمته ورضاه وشعوره تجاهنا وقبل ذلك قطعا انهاء معاملته في اسرع وقت واقل جهد وهذا حق له. ونحن الآن بصدد التعاقد مع احدى المؤسسات لتضييف المراجعين وتقديم القهوة والشاي والعصيرات ونحو ذلك لهم من منطلق ان من يراجعنا هو ضيف علينا ويجب ان نكرمه .
كما ان هناك سعيا جادا الآن لربط الاحوال المدنية اليكترونيا بعدد من الجهات الحكومية كوزارة الصحة والعدل، بحيث لا يتطلب من المراجع ان كان الامر يتعلق بالمستشفيات مراجعتها بحيث ينتهي الاجراء من الاحوال مباشرة كما سيتم نفس الاجراء مع وزارة العدل في امور الزواج والطلاق ونحوها. وقد بدأ العمل بهذا النظام حاليا بمنطقة الرياض وسيتم تطبيقه على مستوى المملكة.
* كيف هو إقبال النساء على اصدار الهوية الوطنية ؟
** العدد كبير ولابأس به ونفس الخدمات التي تقدم للرجال تقدم ايضا للنساء بالسرعة والانجاز والاتقان والجودة وهناك اقبال كبير على الاقسام النسائية.