شددت وزارة الحج والعمرة على كافة شركات ومؤسسات العمرة التقيد بوثيقة ضوابط خدمات المعتمرين وزوار المسجد النبوي الشريف القادمين من خارج المملكة في موسم العمرة الجديد لعام 1445ه. وبينت الوزارة في الوثيقة ألا تقل الفئة العمرية للمعتمرين عن 18 عاماً دون مرافق وحجز الخدمات المتعاقد عليها ضمن البرنامج، مع أهمية اشتمالها على الخدمات الأساسية المطلوبة لإصدار تأشيرة العمرة (السكن، النقل داخل المملكة، التأمين، الخدمات الأرضية)، على أن تكون مدة البرنامج متوافقة مع مدة الإقامة الفعلية للمعتمر داخل المملكة بما لا يتجاوز مدة صلاحية الإقامة 90 يوماً من تاريخ الدخول للمملكة أو بحد أقصى 29/11/1445ه. وصنفت الوثيقة، الشركات والمؤسسات المرخصة حديثاً البالغ عددها 350، التي قد تصل إلى 550 مرخصاً مع نهاية الأسبوعين القادمين إلى ثلاث فئات (أ، ب، ج) وفقاً لمدخلاتهم العددية في العامين الماضيين، مع اعتبار الشركات والمؤسسات التي رخصت للمرة الأولى ضمن الفئة (ج) ويحق لها الانتقال إلى تصنيف أعلى وفقاً لمدخلاتها العددية خلال الفترة التشغيلية الأولى المحددة ب90 يوما. وتلزم الشركات المصنفة بإدخال الأعداد المحددة لها للانتقال إلى تصنيف أعلى باستثناء الشركات والمؤسسات المصنفة في فئة (أ)، وإذا لم تتمكن الشركات المصنفة في فئتي (ب)، و(ج) من تحقيق الأرقام العددية المطلوبة منها لن يسمح لها بالاستمرار بإدخال أعداد جديدة إلا وفقاً لمدخلاتها الحقيقية هذا الموسم وفق نظام (الدخول والخروج) المطبق أواخر الموسم الماضي، الذي يلزمها بمغادرة 75% من المعتمرين الموجودين لديها داخل المملكة للسماح لها بإدخال أعداد جديدة. ويسهم هذا التصنيف في تحسين مدخلات شركات ومؤسسات العمرة الناشئة وخفض قيمة تكلفة برامج العمرة نحو الوصول إلى أرقام عددية جديدة. بيانات الاستعداد المسبق وبحسب وثيقة ضوابط خدمات المعتمرين وزوار المسجد النبوي الشريف القادمين من خارج المملكة في موسم العمرة الجديد لعام 1445ه، يجب على شركة العمرة بعد صدور التأشيرات عمل حجوزات فعلية لمواعيد أداء العمرة أو الصلاة في الروضة المشرفة عبر منصة حلول الأعمال «نسك» بما يتسق مع برنامج المعتمر، مع الأخذ في الاعتبار أن تصاريح «نسك» هي تصاريح فعلية مؤكدة وفعالة ما لم يثبت دخول المعتمر لأرض المملكة قبل 6 ساعات من موعد بدء التصريح، وإلا سيتم إلغاؤها تلقائياً، وفي حال تم تعديل برنامج المعتمر يجب إلغاء تصاريح نسك السابقة وإعادة إصدارها وفق التواريخ المحدثة للبرنامج. وأكدت الوثيقة، ضرورة إدخال بيانات الاستعداد المسبق قبل قدوم المعتمرين ب24 ساعة بحد أقصى مع التزام الشركة بطلب الحافلات عبر أوامر التفويج من وإلى المنافذ الجوية والبحرية والبرية وما بين المدن، مع مراعاة ما يلي: أن تكون أوامر التفويج وفق آخر تحديث لبرنامج المعتمر، وفي حال قدوم المجموعة الواحدة من المعتمرين على دفعات متعددة وفي أوقات متفرقة، فيجب على الشركة مراعاة السياسات المعتمدة لدى النقابة العامة للسيارات بهذا الخصوص، وتكون مسؤولية الشركة عن تنقلات المعتمر وخدمته داخل المملكة بعد نهاية البرنامج المتعاقد عليه، وقبل نهاية صلاحية مدة الإقامة في التأشيرة ومتابعة ما يستجد لاشتراطات الناقل الجوي حسب شروط بلد المعتمر عند مغادرة المعتمرين المملكة وقبل صعودهم الطائرة تحسباً لعدم السماح للمعتمرين بالسفر وتحمل المرخص له مسؤولية استضافتهم، على أن يكون تفويج المعتمرين وإرشادهم على شكل مجموعات من مساكنهم إلى الحرمين الشريفين لأداء مناسك العمرة أو الزيارة مع قائد لكل مجموعة حسب الوقت والبرنامج المعتمد، وتحمل مسؤولية أي إخلال بالتنظيم وما قد ينتج عنه من تبعات، وتلتزم الشركات والمؤسسات بإدخال بيانات المعتمرين الراغبين في المغادرة عبر المنصة في أمر التفويج المدخل مسبقاً وطباعة كشف بأسماء الركاب في كل حافلة وتسليمه للسائق، مع توجيه الحافلات إلى مركز التفويج لإكمال إجراءات المغادرة والتأكيد على الوكلاء الخارجيين إشعار المعتمرين بضرورة اتباع الأنظمة والإرشادات المتعلقة بعدم حمل أي مواد ممنوعة عند القدوم والحرص على عدم إدخال أي مواد محظورة، وتوعيتهم بالالتزام بتعليمات الإفصاح الجمركي في المنافذ عند القدوم أو المغادرة. وأوضحت الوثيقة، أهمية تقديم الخدمات اللازمة للمعتمر خلال فترة وجوده داخل المملكة ومرافقة مندوب للمعتمرين خلال زيارتهم للأماكن التاريخية، وإعداد خطة لتفويج المعتمرين في الحالات المطرية لضمان سلامتهم، على أن تلتزم الشركات والمؤسسات بتوفير الكوادر الإدارية والميدانية اللازمة للخدمة وتعريفهم بالمسار الإلكتروني بما في ذلك بيانات الاتصال والمناوبين، وتوظيف مندوبين بأعداد تتناسب مع أعداد المعتمرين الموجودين وبحسب ما تقرره الوزارة بهذا الخصوص.
