تعليم الشرقية يطلق العمل في مشروع نظام إدارة المحتوى إلكترونياً (بردي)

تسعى لتحقيق مكتب من دون ورق

أكد مدير عام التربية والتعليم بالمنطقة الشرقية الدكتور عبدالرحمن بن ابراهيم المديرس بأن إدارته تسعى للوصول إلى هدف يتمثل في مكتب بدون ورق مشيراً إلى أن مشروع نظام لإدارة المحتوى إلكترونياً (بردي) الذي انطلق العمل به منذ فترة بسيطة بدأ يحقق ذلك، ويضيف أن المشروع نابع من الصعوبات الحالية التي تواجه الحفظ والأرشفة ومنها تلف بعض الأوراق نتيجة التقادم وإمكانية ضياع بعض المستندات نتيجة كثرة التداول بالإضافة إلى صعوبة الحصول على بعض المعلومات من هذه الأوراق وتوفير اماكن تخزين كبيرة للسجلات وقريبه من الموظفين وكذلك صعوبة تتبع انتقال المعاملة وضمان رجوعها للمكان الصحيح في السجلات كما أن التكاليف المرتفعة لصيانة المستندات أو استحداث مستندات بدل تالفة تعد من الصعوبات الحالية . ويضيف الدكتور المديرس أن أهداف مشروع نظام لإدارة المحتوى إلكترونياً (بردي) تتضمن تحويل الوثائق داخل الإدارة إلى الشكل الالكتروني وتخزينها مركزيا في وحدة تخزين وتقليل الأعمال الورقية واعطاء صلاحيات الوصول للوثائق لموظفي الإدارة كل حسب اختصاصه بالإضافة إلى تقليل مخاطر فقد الوثائق وتقليل تكلفة الحفظ نهائياً وكذلك مسح الوثائق الجديدة وتخزينها مباشرة إلى النظام.
من جهته أوضح الاستاذ سعد محمد صالح السميحي المشرف على المشروع أن الأدوات المستخدمة هي نظام البوابة الإلكترونية Microsoft Office SharePoint Server 2007، ونظام متخصص في إدارة الوثائق بالإضافة إلى قاعدة بيانات SQL SERVER 2005 وكذلك وسائل تخزين ذات سعات عالية وأجهزة للمسح الضوئي بمواصفات عالية ويشير إلى أن مراحل العمل في المشروع فقد اشتملت على تجهيز وفرز الأوراق ومرحلة المسح الضوئي والفهرسة واستخدام أنظمة المشروع. وأضاف السميحي أن المشروع في المرحلة الأولي استهدف 9 من إدارات و2 مليون ورقة وشارك 20 متدربا على المسح الكمي بينما يصل عدد المتدربين المستهدفين على الاستخدام النهائي للمشروع 100 متدرب .
أما إنجازات المشروع فقد تم مسح جميع ملفات الموظفين لإدارة تعليم الشرقية وتم مسح معاملات سابقة لغاية عام 1411 ه بينما يتم حالياً مسح نتائج المدارس منذ بداية نشأة إدارة التعليم ، حيث بلغ عدد الوثائق الاجمالي 144,478 بواقع 980,071 ورقة حتى الآن . ويؤكد السميحي أننا في مشروع بردي نقوم بالنظر في مدى الحاجة إلى مسح اي وثيقة وكذلك المدة اللازمة لحفظ هذه الوثائق حيث هناك عدد كبير من الوثائق والنماذج التي يمكن برمجتها آلياً دون الحاجة إلى مسحها وحفظها كوثائق النماذج الداخلية مثل الاجازات ،طلبات الانتداب....الخ ، كما يتم دراسة شاملة للوثائق المطلوب حفظها، الحجم ، السماكة الالوان والاستفادة منها في تحديد نوعية الاجهزة المستخدمة والتخلص من الوثائق للتقليل من استخدام الوثائق والمستندات اليدوية التي تعد أفضل طريقة لتطوير نظم إدارة الوثائق مشيراً أنه بإمكان الإدارة عن طريق النماذج الإلكترونية على الإنترانت (الشبكة الداخلية) أو الانترنت إيقاف استخدام النماذج اليدوية المتبادلة بين الإدارة والجهات المستفيدة من هذه النماذج.