لنفترض عزيزي القارئ انه جاءك اتصال من الرئيس التنفيذي للشركة يطلب منك عمل مهمة خاصة إستراتيجية للشركة ذات فرص واعدة ويرتبط فيها عملك بشخصه مباشرة، وذلك بشرط أن تكون هذه المهمة مكملة لحجم عملك الحالي ولا تلغيه وان تستهلك هذه المهمة منك قرابة اليوم اسبوعيا او يزيد، هل لك أن تقبل هذه الفرصة ام ترفضها؟ إن مثل هذا السؤال تم طرحه في دراسة ميدانية قامت بها جامعة هارفرد العالمية على مئات من مدراء الاقسام المختلفين، فكانت اجابة 99% منهم أنه سيقبلون هذه المهمة، على الرغم من أن معظمهم كان يشتكي في السابق من ازدحام الأعمال وعدم وجود الوقت الكافي لإنجاز المشاريع!. لكل منا أوقات إضافية في اليوم يمكن الإستفادة منها، بيد انه في كثير من الأحيان لايتم الكشف عن هذه الأوقات وانتهازها إلا في اوقات الحاجة وعند وجود المحفز المؤثر، إن مثل هذه الأوقات الضائعة يوميا يمكن معرفة مصادرها من خلال معدل الإجتماعات الغير ضرورية اسبوعيا. إن مما نخلص اليه من مثالنا السابق هو ان لكل منا أوقات إضافية في اليوم يمكن الإستفادة منها، بيد انه في كثير من الأحيان لايتم الكشف عن هذه الأوقات وانتهازها إلا في اوقات الحاجة وعند وجود المحفز المؤثر. إن مثل هذه الأوقات الضائعة يوميا يمكن معرفة مصادرها من خلال معدل الإجتماعات – الغير ضرورية- اسبوعيا، وفي الحوارات المستهلكة للوقت مع الزملاء والمرؤوسين، وغيرها من الإجراءات الروتينية التي يهدر بها كثير من الأوقات من غير حاجة ماسة او ضرورة ملحة. حتى نحقق المأمول من ساعات عمل يومية مفعمة بالإنتاج والكفاءة، فإنه يقترح لذلك عمل أمرين متسلسلين أولهما إجراء مراجعة دورية لجدول الأعمال الشهري، والتحديد بناء على ذلك ماهي الفعاليات التي قدمت قيمة مضافة للعمل من غيرها، ومن ثم إستثناء الفعاليات الغير منتجة من جدول الأعمال بالفترة القادمة. ايضا يقترح ان يقوم المدير او الموظف عموما بسؤال من حوله من الزملاء والمرؤوسين عن ماهية الأمور التي يمكنه الاستغناء عن عملها، والعمل بعد ذلك على تقليل الواجبات الدورية بناء على هذه المشورة. كذلك فإنه لتحقيق الكفاءة المنشودة في ادارة الوقت، فإنه يمكن تطبيق نظرية «بارينو « الشهيرة والقائلة انه في جدول حياة الإنسان الطبيعي يتم إنجاز 80% من الأمور من خلال 20% من الجهد فقط، الحقيقة التي عبر فهمها وإدراك أبعادها يمكن تحقيق مستويات أعلى من النجاح من خلال التركيز على العوامل المؤدية إلى الناتج الأكبر، إضافة للفعالية وزيادة للإنتاجية.
