لنفترض عزيزي القارئ أنه جاءك اتصال من الرئيس التنفيذي للشركة يطلب منك عمل مهمة خاصة استراتيجية للشركة ذات فرص واعدة و يرتبط فيها عملك بشخصه مباشرة ، وذلك بشرط أن تكون هذه المهمة مكملة لحجم عملك الحالي ولا تلغيه وأن تستهلك هذه المهمة منك قرابة اليوم أسبوعيا أو يزيد، هل لك أن تقبل هذه الفرصة أم ترفضها؟ إن مثل هذا السؤال تم طرحه في دراسة ميدانية قامت بها جامعة هارفرد العالمية على مئات من مدراء الأقسام المختلفين، فكانت إجابة 99% منهم أنه سيقبلون هذه المهمة، على الرغم من أن معظمهم كان يشتكي في السابق من ازدحام الأعمال وعدم وجود الوقت الكافي لإنجاز المشاريع!. مثل هذه الأوقات الضائعة يوميا يمكن معرفة مصادرها من خلال معدل الاجتماعات – الغير ضرورية- أسبوعيا إن مما نخلص إليه من مثالنا السابق هو أن لكل منا أوقاتا إضافية في اليوم يمكن الاستفادة منها، بيد أنه في كثير من الأحيان لايتم الكشف عن هذه الأوقات وانتهازها إلا في اوقات الحاجة وعند وجود المحفز المؤثر. إن مثل هذه الأوقات الضائعة يوميا يمكن معرفة مصادرها من خلال معدل الاجتماعات – الغير ضرورية- أسبوعيا، وفي الحوارات المستهلكة للوقت مع الزملاء و المرؤوسين، وغيرها من الإجراءات الروتينية التي يهدر بها كثير من الأوقات من غير حاجة ماسة أو ضرورة ملحة. حتى نحقق المأمول من ساعات عمل يومية مفعمة بالإنتاج والكفاءة، فإنه يقترح لذلك عمل أمرين متسلسلين أولهما إجراء مراجعة دورية لجدول الأعمال الشهري ، و التحديد بناء على ذلك ما هي الفعاليات التي قدمت قيمة مضافة للعمل من غيرها ، و من ثم استثناء الفعاليات الغير منتجة من جدول الأعمال بالفترة القادمة . أيضا يقترح أن يقوم المدير أو الموظف عموما بسؤال من حوله من الزملاء والمرؤوسين عن ماهية الأمور التي يمكنه الاستغناء عن عملها، و العمل بعد ذلك على تقليل الواجبات الدورية بناء على هذه المشورة. كذلك فإنه لتحقيق الكفاءة المنشودة في إدارة الوقت، فإنه يمكن تطبيق نظرية «بارينو « الشهيرة و القائلة أنه في جدول حياة الإنسان الطبيعي يتم إنجاز 80% من الأمور من خلال 20% من الجهد فقط، الحقيقة التي عبر فهمها و إدراك أبعادها يمكن تحقيق مستويات أعلى من النجاح من خلال التركيز على العوامل المؤدية إلى الناتج الأكبر، إضافة للفعالية و زيادة للإنتاجية.
