رغم وجود آليات عمل وخطوات واضحة لتنظيم الفعاليات وإدارتها؛ إلا أن إطلاق "فنٍ" عليها قد يكون الأدق! وذلك لاختلاف ظروف الفعاليات والإمكانات المتوفرة وجمهورها المستهدف، مما يؤدي إلى تحديات جوهرية في آلية العمل والاحتياجات والمخرجات، مما يزيد من دور عنصري الخبرة والمعرفة في نجاح تنظيم الفعالية. تعرّف إدارة الفعاليات بأنها "توجيه وتخطيط وتنظيم الحدث الاتصالي"، وذلك بحسن استغلال الموارد البشرية والمالية، لتحقيق الأهداف الاتصالية بكل كفاءة وفعالية، حيث يتنوع الحدث الاتصالي إلى فعاليات مختلفة، ما بين اجتماعات مغلقة أو مفتوحة، مؤتمرات وندوات، حفلات ومناسبات، معارض وملتقيات، وغيرها. لا بد أولاً من تحديد نوع الفعالية، وهل هي الحدث الاتصالي الرئيس، أم أنها جزء من خطة اتصالية لمشروع يتكون من عدة فعاليات، ثم الاتفاق على أهداف الفعالية، والمخرجات المتوقعة، ومعايير تقييم نجاح الفعالية، ومنها ننتقل إلى تحديد الجمهور المستهدف، الذي يقود إلى اختيار القالب المناسب للفعالية، سواء كان حفلاً أو لقاءً أو غير ذلك، ودراسة التجارب المماثلة، ومن ذلك الموقع المقترح، وسقف توقعات الجهة المستفيدة من الفعالية. إدارة ميزانية الفعالية تبدأ من الميزانية التقديرية، ومصادر تمويلها وآلية الصرف، إذ لا بد أن تتناسب ميزانية الفعالية مع سقف التوقعات وجودة المخرجات، مع الحرص على الاستفادة من الموارد الداخلية للمنظمة. وضرورة البدء مبكراً، إذ لا أسوء من تأخر التعميدات المالية مما يؤدي إلى مضاعفة التكلفة النهائية. يشتمل تنظيم الفعالية: قائمة المدعوين، صياغة وتوزيع بطاقات الدعوة، مراجعة واعتماد تفاصيل برنامج الحفل، الهوية البصرية للموقع والعروض والمواد، موقع العرض من خشبة مسرح ومستلزماتها الفنية والفنية، الترتيبات البروتوكولية في الإجلاس، والممرات، واللوحات الإرشادية، وترتيبات الضيافة والمأدبة، والهدايا التذكارية، وخطط الطوارئ والإخلاء. ونظراً لأن أغلب الفعاليات الكبرى تتضمن غالباً مشاركة وحضور أعداد ضخمة، يستلزم وجود خطة مسبقة لإدارة الحشود، تبدأ من استقبال مركباتهم وحتى تفويج الحشود من الدخول وحتى المغادرة. من المهم تشكيل فرق العمل مبكراً، وأن تكون هناك آلية واضحة وسهلة لتداول المعلومات والتحديثات والتوثيق، وتوضيح مهام ومسؤوليات كل فريق، ويمكن إضافة فرق دعم ومساندة، مع وجود اجتماعات دورية، ومحاضر توثّق المهام والتقدم في التنفيذ، والدعم المطلوب. وحتى تنجح الفعالية يجب التركيز على جودة تجربة الزائر، من خلال رسم سيناريو خريطة الزائر، ومراحل التنقل ومراجعة البرنامج، والفعاليات المصاحبة، وتجربتها على أرض الواقع. لا يقتصر تقييم الفعالية على نتائج مؤشرات الأداء أو استبيان التقييم الكمي، بل على ضرورة تسجيل الدروس المستفادة من نقاط قوة أو ضعف، حتى تتمكن من تعزيز نقاط القوة، وتلافي فجوات الضعف مستقبلاً. للأسف تجاهل الاهتمام بتفاصيل تنظيم الفعالية لا يقود فقط إلى فشلها، بل إلى التأثير سلباً على صورة المنظمة، بينما إتقان التفاصيل الدقيقة يحقق أهدافاً مضاعفة، يجعل من الفعالية الناجحة استثماراً يعود بالنفع الوافر على المنظمة.
