اعتمد وزير الشؤون البلدية والقروية الأمير الدكتور منصور بن متعب بن عبدالعزيز اخيراً إجراءات مزايدات تأجير العقارات البلدية، وتم تعميم الإجراءات على جميع أمانات وبلديات المملكة. واشترطت الوزارة أن تكون كراسة المزايدة متكاملة الإعداد ومتضمنة لجميع الاشتراطات والمواصفات والضوابط والمتطلبات العامة أو الخاصة بالنشاط موضوع المزايدة، وأن يحدد في الكراسة النشاط أو الأنشطة المتاح مزاولتها وعناصر المشروع ومكوناته ومواصفاته الفنية والإنشائية، وأن يكون النشاط المحدد في الإعلان مطابقاً لما هو محدد بكراسة المزايدة. كما اشترطت تضمين الكراسة مساحة الأرض المراد تأجيرها وموقعها وحدودها وأطوالها، ونصاً يؤكد أن لائحة التصرف بالعقارات البلدية وما تضمنته من أحكام وتعليمات تُعد المرجع للطرفين في حال تضمن العقد أو الشروط والمواصفات ما يخالفها، والحرص على متابعة نشر الإعلان عن المزايدة في الحد الأدنى من الصحف وفقاً لما نصت عليه لائحة التصرف بالعقارات البلدية، وأن يكون الإعلان في صحيفة أم القرى مكملاً للمدة النظامية. واشترطت ايضاً أن تكون المزايدات المعلن عنها في يوم واحد في حدود الممكن إنجازه بالمهنية اللازمة من لجنة فتح المظاريف، وأن ينص في كراسة المزايدة على متطلبات التقديم ومرفقات العروض ومنها خطاب من المستثمر بالأجرة السنوية وأصل خطاب الضمان البنكي وكراسة الشروط والمنافسات مختومة وموقعاً عليها من المستثمر ونسخ من الوثائق والمستندات المطلوب إرفاقها. وتنظيم محضر بقفل تقديم العطاءات في الموعد المحدد بالإعلان، وأن تفتح المظاريف من لجنة فتح المظاريف في الموعد المحدد بالإعلان، وعلى اللجنة التقيد بالقواعد العامة لفتح المظاريف كالتحقق من سلامة المظاريف وترقيمها وحصرها واثبات محتوياتها وما اشتملت عليه العروض من تعديل أو تصحيح أو طمس والتوقيع على كل عرض، وأن تثبت في محضرها الصحف المعلن عنها وتاريخ الإعلان في كل صحيفة، وعدد العروض المقدمة، وعليها بعد تنظيم محضرها إحالته مع كل مستندات المزايدة للجنة الاستثمار. وكذلك التأكيد على لجنة الاستثمار بالانتهاء من تحليل العروض وتنظيم محضر بتوصيتها خلال مدة لا تتجاوز 30 يوماً من تاريخ ورود المستندات إليها، وأن يتضمن محضرها أسماء الصحف وتاريخ النشر بها والضمانات وقيمة ورقم وتاريخ كل ضمان، وعليها عند التحليل مراعاة الأسباب الموجبة لعدم الترسية كأن يكون الإعلان في الصحيفة الرسمية غير مكمل للمدة النظامية للإعلان أو يكون الإعلان في أقل من ثلاث صحف وفي الحالات التي تتطلب مفاوضة صاحب العطاء لرفع قيمة عرضه على لجنة الاستثمار أن تُضمن نتيجة المفاوضة في محضرها. وإرفاق مستندات المزايدة عند الرفع للوزارة للاعتماد مشفوعاً بها الصحف المعلن فيها عن المزايدة وإذا لم تتوافر ترفق نسخ منها مصادق عليها من الجهة، ويوضح على كل نسخة رقم العدد وتاريخه والتقيد التام بالضمان البنكي وشروطه في المزايدات وعدم الاعتداد بالشيكات المصدقة أو غيرها من الضمانات واعتبار ذلك قاعدة عامة مستقاة من النظام يعمل بها في جميع المزايدات.
