دشن معالي وزير التعليم العالي الدكتور خالد بن محمد العنقري " نظام مجالس " بجامعة الملك سعود الذي يعد أول اجتماع ألكترونى متكامل يعقده المجلس العلمي بالجامعة ، وذلك بعد أن انتهت وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي بالجامعة من إعداده حيث تم وضع النظام ليتم أدارة كافة اجتماعات المجلس العلمي بشكل كامل بدون أوراق أو مطبوعات تحقيقا لرؤية مدير جامعة الملك سعود الدكتور عبدالله العثمان في تطوير الأداء وتحقيق معايير الجودة. وبهذه المناسبة صرح مدير الجامعة قائلا // إن أتمتة اجتماعات المجالس المختلفة في الجامعة ومن بينها المجلس العلمي وسيلة مهمة نحو التطوير لأداء تلك المجالس والمجلس العلمي باعتبارها وسيلة مهمة نحو التطوير ولتحقيق مستويات عالية من الجودة في أداء الجامعة مؤكدا أن التجربة الأولى لنظام "مجالس" في المجلس العلمي ستمتد إلى المجالس الأخرى ومنها مجلس الجامعة والكليات والأقسام والعمادات المساندة حتى تصل إلى كافة اجتماعات اللجان في الجامعة بهدف تحسين الأداء وتقليل تكلفة الإعداد للاجتماعات وتوفير الخدمات المساندة التي تتطلبها في الطرق التقليدية والحفاظ على البيئة من مخلفات من الورق والملفات ونحوه . ومن جانبه أوضح وكيل جامعة الملك سعود للدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور على الغامدي أن المجلس العلمي تتطلب أعماله الأسبوعية الذي يعقد أسبوعيا الاطلاع على نحو 20 ألف ورقة في المتوسط يتم تصويرها من المستندات التي تتعلق بالترقيات والتعيينات والنشر وبقية مهام المجلس مما يشكل عبء على وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي بالإضافة إلى التكلفة التي كانت تتطلبها من عمليات التصوير والطباعة والصف والتجليد والجهد المبذول من الموظفين المخصصين لتلك المهمة مؤكدا على أن نظام" مجالس "يستهدف اجتماعات بدون أوراق (Paperless ) مما يؤدى إلى التخفيف من الأعباء والتكلفة الاقتصادية والمساعدة في استثمار أوقات العاملين في الوكالة في أعمال أخرى تخدم الجامعة مما سيسهم في تطوير الوكالة وتحسين مخرجاتها موضحا انه سيكون هناك تحديث مستمر لنظام " مجالس " بحيث يستوعب كافة الخدمات المطلوب انجازها في المجلس العلمي . وأشار إلى أن الخطوة المقبلة لتطوير "مجالس " سيكون في مجلس الجامعة خلال الفصل الدراسي الحالي لافتا إلى أن الدعم الذي تحظى به وكالة الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي من معالي مدير الجامعة الأستاذ الدكتور عبد الله العثمان وتوجهاته بتطوير الأداء وتحقيق أعلى معايير الجودة وخدمة أعضاء هيئة التدريس بسهولة ويسر تطلب أعداد نظام " مجالس "الذي سيحدث نقلة نوعية في أداء الاجتماعات بشكل عام على كافة المستويات داخل الجامعة ، وأعتبر أن هذه الخطوة لن تقتصر فائدتها للجامعة بل ستستفيد جامعات أخرى منه حيث أن النظام يمكن تطبيقه بسهولة وقد حفظت الجامعة حقوق الملكية لنظام مجالس . وأوضح الدكتور إبراهيم العريني أمين المجلس العلمي و المدير التنفيذي لمشروع مجالس أن النظام تم تصميمه ليحقق متطلبات المجالس الأكاديمية و ليعالج مشكلة التواصل بين الأعضاء و الحاجة إلى نسخ وتوزيع المستندات الورقية , كما أن النظام يعزز الممارسات الإيجابيات في إدارة الاجتماعات مثل تنظيم المداخلات وتحديد وقت لكل موضوع وفرصة النقاش والتحاور حول الموضوعات قبل الاجتماع من خلال خاصية التعليقات . وبين أن النظام يحتوي على خاصية التصويت الإلكتروني ومرتبط بنظام رسائل الجوال و البريد الإلكتروني للأعضاء أن العديد من الخصائص ستتم إضافتها في النسخة الثانية من البرنامج التي سيتم إطلاقها مع بداية الفصل الثاني بإذن الله تعالى . // انتهى //
